A Jhpiego globális nonprofit szervezet, amely a nők és családjaik egészségügyi ellátásának javítására összpontosít. A szervezet kormányokkal és partnerintézményekkel együttműködve bővíti az alapvető egészségügyi szolgáltatásokhoz való hozzáférést, erősíti az egészségügyi rendszereket, valamint gyakorlati megoldásokat dolgoz ki az anyai és újszülött-egészségügy, a családtervezés és a fertőző betegségek megelőzése terén. Munkája világszerte támogatja az egészségesebb várandósságot és a biztonságosabb szülést, miközben szélesebb körű egészségügyi kihívások kezeléséhez is hozzájárul a közösségekben.
Adminisztratív specialista a Jhpiego-nál – Baltimore, MD (Helyszíni munkavégzés)
Támogassa a Jhpiego Globális Programok és Technikai Kiválóság Osztályát fejlett naptárkezeléssel, megbeszélések koordinálásával, projektmunkával, költségtérítésekkel és napi adminisztrációval.
Leírás
- A Globális Programok és Technikai Kiválóság Osztálya számára rutinszerű és összetett adminisztratív támogatást nyújtson
- Az önállóan kezelendő összetett naptárakat és megbeszéléseket a változó prioritásoknak megfelelően szervezze
- Gyűjtse össze a megbeszélések, prezentációk és egyeztetések előkészítéséhez szükséges információkat
- Támogassa a munkatársak irányítását és a csapatmegbeszéléseket, miközben kövesse nyomon a további teendőket
- Állítsa fel a beérkező kérések prioritását, kövesse a határidőket és emlékeztetőket, valamint jelezze előre az osztály szükségleteit
- Vezessen rendszeres vagy eseti projekteket, illetve járuljon hozzá jelentős mértékben ezekhez
- Nyújtson útmutatást és adminisztratív támogatást kollégáinak
- Segítse az osztály rendezvényeinek megtervezését és lebonyolítását
- Kezelje az irodai működést, beleértve a munkaterületekkel kapcsolatos ügyeket, a tárgyalófoglalásokat és a technológiai igényeket
- Dolgozza fel az utazási költségtérítéseket, az online kifizetéseket, a beszerzési rendeléseket és a nem munkavállalói költségeket
- Gyűjtsön információkat, és készítsen jelentéseket, grafikonokat, táblázatokat, nyilvántartásokat és kapcsolódó anyagokat
- Válaszoljon a kérdésekre, adjon útmutatást, és ossza meg az információkat
- Magyarázza el és kommunikálja a működési szabályzatokat
- Ismerje fel az adminisztratív problémákat, és segítsen azok megoldásában
- Legyen naprakész az osztály céljaival, szabványaival, szabályzataival, eljárásaival és a kapcsolódó csapatokkal kapcsolatban
- Végezze el a kijelölt egyéb feladatokat
Követelmények
- Felsőfokú végzettség
- Legalább négy év, fokozatosan növekvő felelősséggel járó adminisztratív tapasztalat
- Speciális projektek és feladatok kezelésében szerzett tapasztalat
- A szükséges tapasztalat további képzettséggel helyettesíthető, a középiskolai végzettségen vagy azzal egyenértékű képesítésen felüli oktatási követelmény pedig a szervezet egyenértékűségi képlete alapján releváns tapasztalattal váltható ki
- Haladó szintű jártasság a Microsoft Outlook, Word, Excel és PowerPoint használatában
- Haladó szintű naptárkezelési készség
- Haladó szintű pénzügyi adminisztrációs készség
- Haladó szintű interperszonális készségek
- Haladó szintű megbeszélés-koordinációs készség
- Az irodai eljárások haladó szintű ismerete
- Haladó szintű írásbeli és szóbeli kommunikációs készségek
- Haladó szintű szervezési készségek
- Középszintű jelentésírási készség
- A sikeres pályázóknak a munkába állás előtti háttérellenőrzést el kell végezniük
Juttatások
- A munkavállalói egészséget, életbiztosítást, szakmai fejlődést és nyugdíjat magában foglaló teljes juttatási csomag
- Munkába állás előtti háttérellenőrzés
- Sokszínűségi, méltányossági és befogadási kezdeményezések
- Esélyegyenlőséget biztosító foglalkoztatás
- Munkahelyi alkalmazkodás és akadálymentesítési támogatás