Jhpiego je globální nezisková organizace zaměřená na zlepšování zdravotní péče o ženy a jejich rodiny. Organizace spolupracuje s vládami a partnerskými organizacemi na rozšiřování přístupu k základním zdravotním službám, posilování zdravotnických systémů a vytváření praktických řešení v oblasti zdraví matek a novorozenců, plánování rodičovství a prevence infekčních onemocnění. Její činnost podporuje zdravější průběh těhotenství a bezpečnější porody a zároveň pomáhá řešit širší výzvy v oblasti zdravotní péče v komunitách po celém světě.
Administrativní specialista ve společnosti Jhpiego — Baltimore, Maryland (práce na pracovišti)
Podpora oddělení globálních programů a technické excelence organizace Jhpiego prostřednictvím pokročilé správy kalendářů, koordinace schůzek, projektové podpory, vyúčtování náhrad a každodenní administrativy.
Popis
- Poskytování administrativní podpory od běžné po komplexní pro oddělení globálních programů a technické excelence
- Samostatná správa složitých kalendářů a harmonogramů schůzek podle měnících se priorit
- Shromažďování potřebných informací pro přípravu schůzek, prezentací a diskusí
- Podpora řízení zaměstnanců a týmových schůzek při sledování následných kroků
- Stanovování priorit příchozích požadavků, sledování termínů a připomínek a předvídání potřeb oddělení
- Vedení pravidelných a ad hoc projektů nebo významný podíl na jejich realizaci
- Poskytování pokynů a administrativní podpory kolegům
- Pomoc s plánováním a realizací akcí oddělení
- Správa kancelářského provozu včetně otázek pracovního prostoru, rezervací místností a technologických požadavků
- Zpracování náhrad cestovních výdajů, online plateb, objednávek a výdajů osob, které nejsou zaměstnanci
- Shromažďování informací a příprava zpráv, grafů, tabulek, záznamů a souvisejících materiálů
- Odpovídání na dotazy, poskytování pokynů a distribuce informací
- Vysvětlování a sdělování provozních zásad
- Rozpoznávání administrativních problémů a pomoc s jejich řešením
- Udržování aktuálních znalostí o cílech a standardech oddělení, zásadách, postupech a souvisejících týmech
- Plnění dalších přidělených úkolů
Požadavky
- Bakalářský titul
- Nejméně čtyři roky administrativní praxe s postupně rostoucí odpovědností
- Zkušenosti s řešením speciálních projektů a úkolů
- Dodatečné vzdělání může nahradit požadovanou praxi a relevantní praxe může nahradit vzdělání nad rámec středoškolského diplomu nebo jeho ekvivalentu podle vzorce rovnocennosti organizace
- Pokročilá znalost programů Microsoft Outlook, Word, Excel a PowerPoint
- Pokročilé schopnosti správy kalendáře
- Pokročilé schopnosti finanční administrativy
- Pokročilé interpersonální dovednosti
- Pokročilé schopnosti koordinace schůzek
- Pokročilá znalost kancelářských postupů
- Pokročilé písemné a ústní komunikační dovednosti
- Pokročilé organizační dovednosti
- Středně pokročilé dovednosti psaní zpráv
- Úspěšní uchazeči musí před nástupem absolvovat prověrku osobních údajů
Benefity
- Komplexní balíček odměn zahrnující zdravotní pojištění, životní pojištění, kariérní rozvoj a důchodové zabezpečení
- Prověrka osobních údajů před nástupem
- Iniciativy v oblasti rozmanitosti, rovnosti a inkluze
- Rovné pracovní příležitosti
- Přizpůsobení pracoviště a podpora přístupnosti