Jhpiego je globálna nezisková organizácia zameraná na zlepšovanie zdravotnej starostlivosti o ženy a ich rodiny. Organizácia spolupracuje s vládami a partnerskými organizáciami na rozširovaní prístupu k nevyhnutným zdravotníckym službám, posilňovaní zdravotníckych systémov a vytváraní praktických riešení v oblasti zdravia matiek a novorodencov, plánovaného rodičovstva a prevencie infekčných ochorení. Jej práca podporuje zdravšie tehotenstvá a bezpečnejšie pôrody a zároveň rieši širšie výzvy v oblasti zdravotnej starostlivosti v komunitách po celom svete.
Administratívny špecialista v Jhpiego – Baltimore, MD (práca na pracovisku)
Podpora oddelenia globálnych programov a technickej excelentnosti organizácie Jhpiego prostredníctvom pokročilej správy kalendára, koordinácie stretnutí, projektovej podpory, refundácií a každodennej administratívy.
Popis
- Poskytovať administratívnu podporu od bežných po komplexné úlohy pre oddelenie globálnych programov a technickej excelentnosti
- Samostatne spravovať komplexné kalendáre a harmonogramy stretnutí podľa meniacich sa priorít
- Zhromažďovať potrebné informácie na prípravu stretnutí, prezentácií a diskusií
- Podporovať riadenie zamestnancov a tímové stretnutia a sledovať následné úlohy
- Stanovovať priority prichádzajúcich požiadaviek, monitorovať termíny a pripomienky a predvídať potreby oddelenia
- Viesť opakujúce sa a ad hoc projekty alebo k nim významne prispievať
- Poskytovať kolegom usmernenie a administratívnu podporu
- Pomáhať pri plánovaní a realizácii podujatí oddelenia
- Riadiť prevádzku kancelárie vrátane otázok týkajúcich sa pracovných priestorov, rezervácie miestností a technologických požiadaviek
- Spracúvať refundácie cestovných výdavkov, online platby, objednávky a výdavky osôb mimo organizácie
- Zhromažďovať informácie a pripravovať správy, grafy, tabuľky, záznamy a súvisiace materiály
- Odpovedať na otázky, poskytovať usmernenia a distribuovať informácie
- Vysvetľovať a komunikovať prevádzkové zásady
- Identifikovať administratívne problémy a pomáhať pri ich riešení
- Udržiavať si prehľad o cieľoch, štandardoch, zásadách, postupoch oddelenia a súvisiacich tímoch
- Plniť ďalšie pridelené úlohy
Požiadavky
- Vysokoškolské vzdelanie
- Minimálne štyri roky postupne zodpovednejšej administratívnej praxe
- Skúsenosti s riešením špeciálnych projektov a úloh
- Dodatočné vzdelanie môže nahradiť požadovanú prax a súvisiaca prax môže nahradiť vzdelanie nad rámec stredoškolského diplomu alebo jeho ekvivalentu podľa vzorca organizácie na posudzovanie rovnocennosti
- Pokročilá znalosť aplikácií Microsoft Outlook, Word, Excel a PowerPoint
- Pokročilé schopnosti správy kalendára
- Pokročilé schopnosti finančnej administratívy
- Pokročilé interpersonálne zručnosti
- Pokročilé schopnosti koordinácie stretnutí
- Pokročilá znalosť kancelárskych postupov
- Pokročilé písomné a ústne komunikačné schopnosti
- Pokročilé organizačné schopnosti
- Stredne pokročilé zručnosti písania správ
- Úspešní uchádzači musia absolvovať previerku pred nástupom do zamestnania
Benefity
- Komplexný balík odmeňovania zahŕňajúci zdravotné poistenie zamestnancov, životné poistenie, rozvoj kariéry a dôchodkové zabezpečenie
- Previerka pred nástupom do zamestnania
- Iniciatívy v oblasti rozmanitosti, rovnosti a inklúzie
- Rovnosť príležitostí v zamestnaní
- Prispôsobenie pracoviska a podpora prístupnosti