遠端活動經理——亞利桑那州
為 Mindful Therapy Group 的心理健康臨床服務網絡統籌服務提供者、主管及招募活動。 負責預算、供應商、後勤、流程與報告。
說明
- 從規劃到執行，統籌多種類型的服務提供者活動、教育活動、招募活動、交流活動、辦公室活動及領導力活動。
- 管理場地、供應商、合約、餐飲、視聽需求、報名、標示、差旅安排、與參加者溝通、物資及現場後勤。
- 前往主要活動現場，主導籌備、現場執行及活動後工作。
- 及早辨識潛在風險與缺口，並提出明確的建議和解決方案。
- 管理既有活動組合及行事曆。
- 建立並維護活動程序、範本、時程、檢查清單、核准流程、溝通指引及活動後工作流程。
- 依據經驗、利害關係人意見及不斷變化的業務需求，改善活動流程。
- 使用經核准的 AI 與效率工具進行規劃、溝通、文件處理、分析及後續追蹤。
- 推動組織各級主管與團隊作出決策、完成核准、提供內容與交付成果，並落實後續追蹤。
- 準備主管簡報、議程、時程、談話要點、參加者資料、差旅資訊及其他支援資料。
- 為主管退修會、外地會議及其他優先活動安排主管行程、差旅、旅程規劃與後勤事宜。
- 將活動會議與檢討整理為書面決策、負責人、期限及後續步驟，並追蹤完成情況。
- 編列活動預算、追蹤已核准支出、協調發票、標示成本風險，並提交費用報告及財務摘要。
- 管理供應商關係與協議，確保符合品質、時程及活動標準。
- 即時更新 CRM 紀錄與活動追蹤表，包括利害關係人資料、出席情況、活動紀錄、承諾事項及後續行動。
- 追蹤報名、出席、參與度、支出、後續追蹤及相關業務成果。
- 提交活動後報告，彙整經驗與建議。
職位要求
- 至少四年活動管理、體驗式活動、專案管理或類似職務經驗，並曾負責端到端工作。
- 能獨立統籌多場複雜活動、時程、供應商、預算及利害關係人群體。
- 具備與高階主管合作籌辦活動、退修會、外地會議或組織計畫的經驗。
- 具備建立及改進活動程序、範本與可重複工作流程的經驗。
- 具備出色的預算管理與供應商監督能力，包括合約管理、費用追蹤及成本核對。
- 優秀的寫作能力，能為主管製作精良資料。
- 熟悉 Microsoft 365。
- 樂於學習 CRM、活動、專案管理、差旅及 AI 效率工具。
- 能接受最高 50% 的差旅，偶爾須於晚間及週末參加活動。
- 極佳的細節掌握能力。
- 責任感強，能主動承擔並完成工作。
- 具備良好的組織與優先順序管理能力。
- 溝通及影響他人的能力強。
- 適應力佳，具備務實的問題解決能力。
- 能妥善判斷並謹慎處理機密資訊。
- 善用科技工具。
- 具備行為健康、醫療照護或服務提供者相關經驗者佳。
- 熟悉 Eventbrite、Monday.com、HubSpot 或差旅預訂平台者佳。
- 具備活動宣傳與互動方面的優秀寫作或創意能力者佳。
- 具備遠端工作經驗者佳。
福利待遇
- 雇主支付醫療、牙科及視力保險計畫費用的 75%。
- 提供 401(k) 儲蓄計畫，並依資格由雇主提供相對提撥。
- 八個有薪假日。
- 每年累積 15 天有薪休假。
- 提供專業及職涯發展機會。
- 提供薪酬檢視及晉升機會。
- 此職務不採佣金制。
- 全職，週一至週五上班，必要時須於週末工作。
- 遠端職務。
- 須前往主要活動、主管會議、主管外地活動、辦公室開幕及其他優先活動現場。
