远程活动经理——亚利桑那州
为 Mindful Therapy Group 的心理健康临床服务网络统筹服务提供者、管理层及招聘活动。 负责预算、供应商、后勤、流程与报告。
描述
- 从规划到执行，统筹多种类型的服务提供者活动、教育活动、招聘活动、交流活动、办公室活动及领导力活动。
- 管理场地、供应商、合同、餐饮、视听需求、注册、标识、差旅安排、参会者沟通、物资及现场后勤。
- 前往主要活动现场，主导筹备、现场执行及活动后工作。
- 及早识别潜在风险和缺口，并提出明确的建议与解决方案。
- 管理现有活动组合及日程安排。
- 制定并维护活动流程、模板、时间表、检查清单、审批流程、沟通指南及活动后工作流程。
- 结合经验教训、利益相关方意见及不断变化的业务需求，改进活动流程。
- 使用经批准的 AI 和效率工具开展规划、沟通、文档处理、分析及后续跟进。
- 推动组织各级领导和团队作出决策、完成审批、提供内容与交付成果，并落实后续跟进。
- 准备管理层简报、议程、日程、发言要点、参会者信息、差旅信息及其他支持材料。
- 为务虚会、异地会议及其他优先事项安排管理层日程、差旅、行程和后勤事宜。
- 将活动会议和复盘整理为书面决策、责任人、截止日期及后续步骤，并跟踪完成情况。
- 编制活动预算，跟踪已批准的支出，协调发票，提示成本风险，并提交费用报告及财务摘要。
- 管理供应商关系和协议，确保符合质量、进度及活动标准。
- 及时更新 CRM 记录和活动跟踪表，包括利益相关方信息、出席情况、活动历史、承诺事项及后续行动。
- 跟踪注册、出席、参与度、支出、后续跟进及相关业务成果。
- 提交活动后报告，总结经验教训并提出建议。
任职要求
- 至少四年活动管理、体验式活动、项目管理或类似岗位经验，并具备端到端负责经验。
- 能够独立统筹多场复杂活动、日程、供应商、预算及利益相关方群体。
- 具备与高级领导或管理层合作筹办活动、务虚会、异地会议或组织项目的经验。
- 具备制定和优化活动流程、模板及可重复工作流程的经验。
- 具备出色的预算管理和供应商监督能力，包括合同管理、费用跟踪及成本核对。
- 出色的写作能力，能够为管理层制作精良材料。
- 熟练使用 Microsoft 365。
- 乐于学习 CRM、活动、项目管理、差旅及 AI 效率工具。
- 能够接受最高 50% 的差旅，偶尔需在晚间或周末参加活动。
- 极强的细节关注能力。
- 责任心强，能够主动承担并落实职责。
- 具备出色的组织与优先级管理能力。
- 沟通和影响他人的能力强。
- 适应能力强，善于务实解决问题。
- 能够妥善判断并谨慎处理机密信息。
- 熟练使用技术工具。
- 具备行为健康、医疗保健或面向服务提供者的工作经验者优先。
- 熟悉 Eventbrite、Monday.com、HubSpot 或差旅预订平台者优先。
- 具备活动推广与互动方面的优秀写作或创意能力者优先。
- 具备远程工作经验者优先。
福利待遇
- 雇主承担医疗、牙科和视力保险计划费用的 75%。
- 提供 401(k) 储蓄计划，并由雇主按条件提供配比缴款。
- 八个带薪节假日。
- 每年累积 15 天带薪休假。
- 提供专业发展和职业发展机会。
- 提供薪酬评估及晋升机会。
- 该职位不设佣金。
- 全职，周一至周五工作，必要时需在周末工作。
- 远程办公。
- 需前往主要活动、领导会议、管理层异地活动、办公室开业活动及其他优先事项现场。
