行政助理，AEC辦公室營運
在莫法特與尼科爾公司支援辦公室營運、專案文件、差旅安排及發票處理。 該公司設計濱水基礎設施與交通設施。
說明
- 支援日常辦公室事務，包括接待訪客、處理郵件及回應用品需求。
- 與IT部門合作，排除並維護辦公室及電腦設備問題。
- 協調會議時程、後勤安排、餐飲服務及會議室布置。
- 與會計部門及人力資源部門協調。
- 管理辦公室及茶水間的設備與用品，包括訂購及維護。
- 透過蒐集資訊、完成數位紀錄，以及整理技術資料和提案材料，支援專案及文件管理。
- 準備郵寄資料和傳遞文件包、建立工作資料夾，並掃描、列印及影印文件。
- 追蹤專案和任務期限，並建立提醒機制。
- 安排並維護供員工及客戶會議使用的會議室。
- 安排差旅，包括住宿、餐飲及行程。
- 輸入應付帳款發票，並指派辦公室或專案代碼。
- 將發票上傳至會計系統，並追蹤提交狀態。
- 與IT及人力資源部門協調辦公室設置、新進員工到職文件及新人訓練安排。
- 遇到例外情況及非標準問題時，交由主管處理。
職位要求
- 高中畢業或同等學歷。
- 通常需具備3至5年行政或辦公室支援經驗；具建築或工程領域經驗者優先。
- 具備優良的電話應對禮儀。
- 組織能力佳，能在頻繁受打擾的情況下處理多項工作、有效工作並如期完成任務。
- 熟悉常用行政系統及標準辦公室軟體，包括Microsoft Word和Excel。
- 具備專案文件管理實務及應付帳款或發票輸入系統的基礎知識。
- 能清楚傳達進度，並依團隊需求調整溝通方式。
- 在一般督導下，能依既定程序獨立完成指派工作，並適時回報例外情況。
- 必須通過錄用通知發出後、到職前進行且符合NIST 800-171規範的背景查核。
- 必須依法具備在美國工作的資格，並於到職時提供所需的就業文件。
- 能長時間從事久坐工作、與客戶互動，並可偶爾出差。
福利待遇
- 全面且極具競爭力的福利，員工自付比例低。
- 家庭保障。
- 提供低自負額方案。
- 豐厚的健康儲蓄帳戶（HSA）配比提撥。
- 提供財務獎勵的健康計畫。
- 每月可與營養師進行一對一個人諮詢。
- 可使用Healthwise藥師服務。
- 提供包括Calm及BetterHelp在內的正念應用程式。
- 免費且保密的員工協助計畫。
- 帶薪休假15至25天，依經驗程度而定。
- 七個帶薪假日。
- 一個彈性假日。
- 401(k)配比提撥。
- 公司支付的人壽保險。
- 學費補助計畫。
- 培訓機會。
- 領導力發展計畫。
- 正式導師計畫。
- 活躍的青年專業人士團體。
- 寵物保險。