行政助理，AEC办公室运营
在莫法特与尼科尔公司支持办公室运营、项目文档、差旅安排和发票处理。 该公司设计滨水基础设施和交通设施。
描述
- 支持日常办公室事务，包括接待来访、处理邮件和响应物资需求。
- 与IT部门协作，排查并维护办公设备和计算机设备问题。
- 协调会议日程、后勤安排、餐饮服务和会议室布置。
- 与会计部和人力资源部协调工作。
- 管理办公室和茶水间的设备与用品，包括订购和维护。
- 通过收集信息、填写电子记录以及整理技术资料和提案材料，支持项目和文档管理。
- 准备邮寄材料和传递文件包，创建项目文件夹，并扫描、打印和复印文件。
- 跟踪项目和任务截止日期，并建立提醒机制。
- 安排并维护员工及客户会议所需的会议室。
- 安排差旅，包括住宿、餐饮和行程。
- 录入应付账款发票，并分配办公室或项目代码。
- 将发票上传至会计系统，并跟踪其提交状态。
- 与IT和人力资源部门协调办公室设置、新员工入职文件及入职培训安排。
- 遇到例外情况和非标准问题时，提交主管处理。
任职要求
- 高中毕业或同等学历。
- 通常需要3至5年行政或办公室支持经验；有建筑或工程领域工作经验者优先。
- 具备出色的电话沟通礼仪。
- 组织能力强，能够在频繁受到打扰的情况下处理多项事务、高效工作并按时完成任务。
- 熟练使用常见行政系统和标准办公软件，包括Microsoft Word和Excel。
- 具备项目文档管理规范以及应付账款或发票录入系统方面的基础知识。
- 能够清晰传达进展，并根据团队需要调整沟通方式。
- 在一般监督下，能够依照既定流程独立完成分配的任务，并适时上报例外情况。
- 必须通过录用通知发出后、入职前进行且符合NIST 800-171要求的背景调查。
- 必须依法具备在美国工作的资格，并在入职时提供所需的就业文件。
- 能够长时间从事久坐工作、与客户交流，并可偶尔出差。
福利待遇
- 全面且极具竞争力的福利，员工缴费比例低。
- 家庭保障。
- 可选低免赔额计划。
- 丰厚的健康储蓄账户（HSA）配比缴款。
- 提供财务奖励的健康计划。
- 每月可与营养师进行一对一个人咨询。
- 可使用Healthwise药剂师服务。
- 提供包括Calm和BetterHelp在内的正念应用程序。
- 免费的保密员工援助计划。
- 带薪休假15至25天，具体天数视经验水平而定。
- 七个带薪假日。
- 一个浮动假日。
- 401(k)配比缴款。
- 公司支付的人寿保险。
- 学费报销计划。
- 培训机会。
- 领导力发展计划。
- 正式导师计划。
- 活跃的青年专业人士团体。
- 宠物保险。