Moffatt & Nichol är ett ingenjörs- och designkonsultföretag med fokus på infrastruktur för hamnar, transporter, vattenresurser och miljömässig motståndskraft. Med mer än 75 års erfarenhet stödjer företaget projekt som rör godstransporter, kustförvaltning, kommersiell due diligence samt hållbar arkitektur och landskapsdesign. Genom att förena planering, teknisk utformning och teknik bidrar företaget till att forma infrastruktur som tar hänsyn till naturliga förutsättningar och lokalsamhällens behov.
Administrativ assistent, kontorsdrift inom AEC
Stöd kontorsdriften, projektdokumentationen, researrangemangen och fakturahanteringen hos Moffatt & Nichol. Företaget utformar infrastruktur vid vatten och transportanläggningar.
Beskrivning
- Hantera reception, post och beställningar av förbrukningsmaterial samt stödja kontorets dagliga behov.
- Samarbeta med IT för att felsöka och underhålla kontors- och datorutrustning.
- Samordna mötestider, praktiska arrangemang, catering och iordningställande av mötesrum.
- Samordna arbetet med ekonomiavdelningen och HR.
- Ansvara för kontors- och köksutrustning samt förbrukningsmaterial, inklusive beställningar och underhåll.
- Stödja projekt- och dokumentstyrning genom att samla in information, fylla i digitala register och organisera tekniskt material och anbudsmaterial.
- Förbereda utskick och försändelser, skapa projektmappar samt skanna, skriva ut och kopiera dokument.
- Följa upp projekt- och uppgiftsdeadlines och skapa påminnelsesystem.
- Boka och sköta konferensrum för personal- och kundmöten.
- Ordna resor, inklusive boende, måltider och resplaner.
- Registrera leverantörsfakturor och tilldela kontors- eller projektkoder.
- Ladda upp fakturor i ekonomisystemet och följa upp deras inskickningsstatus.
- Samordna med IT och HR kring iordningställande av arbetsplatser, introduktionsdokumentation och introduktionsarrangemang för nyanställda.
- Hänvisa avvikelser och frågor som inte följer standardrutinerna till en chef.
Krav
- Gymnasieexamen eller motsvarande.
- Vanligtvis 3–5 års erfarenhet av administration eller kontorsstöd; erfarenhet från arkitekt- eller ingenjörsverksamhet är meriterande.
- Utmärkt telefonbemötande.
- God organisationsförmåga och förmåga att hantera flera uppgifter, arbeta effektivt och hålla deadlines trots återkommande avbrott.
- Goda kunskaper i grundläggande administrativa system och vanliga kontorsprogram, inklusive Microsoft Word och Excel.
- Grundläggande kunskaper om projektdokumentation och system för leverantörsreskontra eller fakturaregistrering.
- Kommunicerar uppdateringar tydligt och anpassar kommunikationsstilen efter teamets behov.
- Arbetar under allmän handledning, slutför självständigt tilldelade uppgifter enligt fastställda rutiner och hänvisar avvikelser på lämpligt sätt.
- Måste med godkänt resultat genomgå en bakgrundskontroll efter erbjudande och före anställning, i enlighet med NIST 800-171.
- Måste ha laglig rätt att arbeta i USA och kunna lämna in nödvändiga anställningshandlingar vid anställningens början.
- Kan utföra stillasittande arbete under längre perioder, ha kontakt med kunder och resa ibland.
Förmåner
- Omfattande och mycket konkurrenskraftiga förmåner med låga egenavgifter för medarbetaren.
- Familjeskydd.
- En tillgänglig plan med låg självrisk.
- Generöst matchningsbidrag till HSA-konto.
- Hälsoprogram med ekonomiska incitament.
- Månatliga individuella samtal med nutritionister.
- Tillgång till en Healthwise-apotekare.
- Appar för mindfulness, inklusive Calm och BetterHelp.
- Kostnadsfria och konfidentiella personalstödsprogram.
- 15–25 dagars betald ledighet beroende på erfarenhetsnivå.
- Sju betalda helgdagar.
- En valfri betald helgdag.
- Matchning av inbetalningar till 401(k).
- Livförsäkring som betalas av företaget.
- Program för ersättning av studieavgifter.
- Möjligheter till utbildning.
- Program för ledarskapsutveckling.
- Formellt mentorprogram.
- Aktiv grupp för unga yrkesverksamma.
- Djurförsäkring.