Moffatt & Nichol je inženjersko-dizajnerska konzultantska tvrtka usmjerena na infrastrukturu za luke, promet, vodne resurse i otpornost na okolišne izazove. Oslanjajući se na više od 75 godina iskustva, tvrtka podržava projekte povezane s kretanjem tereta, upravljanjem obalnim područjima, komercijalnom dubinskom analizom te održivim projektiranjem arhitekture i krajobraza. Njezin rad objedinjuje planiranje, tehničko projektiranje i tehnologiju kako bi pomogao oblikovati infrastrukturu koja odgovara prirodnim uvjetima i potrebama zajednice.
Administrativni asistent – uredsko poslovanje AEC-a
Podrška uredskom poslovanju, projektnoj dokumentaciji, organizaciji putovanja i obradi računa u tvrtki Moffatt & Nichol. Tvrtka projektira obalnu infrastrukturu i prometne objekte.
Opis
- Obavljati poslove recepcije, pošte i nabave uredskog materijala te pružati podršku svakodnevnim uredskim potrebama.
- Surađivati s IT-jem na otklanjanju poteškoća i održavanju uredske i računalne opreme.
- Koordinirati rasporede i logistiku sastanaka, catering i pripremu prostorija.
- Surađivati s računovodstvom i ljudskim potencijalima.
- Upravljati uredskom i kuhinjskom opremom i zalihama, uključujući naručivanje i održavanje.
- Podržavati upravljanje projektima i dokumentacijom prikupljanjem informacija, ispunjavanjem digitalnih zapisa te organiziranjem tehničkih materijala i dokumentacije za ponude.
- Pripremati pošiljke i popratne pakete, otvarati radne mape te skenirati, ispisivati i kopirati dokumente.
- Pratiti rokove projekata i zadataka te uspostavljati sustave podsjetnika.
- Planirati korištenje konferencijskih dvorana i održavati ih spremnima za sastanke zaposlenika i klijenata.
- Organizirati poslovna putovanja, uključujući smještaj, obroke i itinerare.
- Unositi ulazne račune i dodjeljivati im oznake ureda ili projekata.
- Učitavati račune u računovodstveni sustav i pratiti status njihove obrade.
- Koordinirati s IT-jem i ljudskim potencijalima uređenje ureda, dokumentaciju za zapošljavanje i organizaciju orijentacije za nove zaposlenike.
- Iznimke i nestandardne slučajeve proslijediti nadređenoj osobi.
Zahtjevi
- Završena srednja škola ili istovjetno obrazovanje.
- U pravilu 3 do 5 godina iskustva u administrativnoj podršci ili uredskom poslovanju; iskustvo u području arhitekture ili inženjerstva prednost je.
- Izvrsne telefonske komunikacijske vještine.
- Izražene organizacijske vještine i sposobnost istodobnog obavljanja više zadataka, učinkovitog rada i poštovanja rokova uz česte prekide.
- Poznavanje osnovnih administrativnih sustava i uobičajenog uredskog softvera, uključujući Microsoft Word i Excel.
- Osnovno poznavanje praksi projektne dokumentacije i sustava za obveze prema dobavljačima ili unos računa.
- Jasno prenosi novosti i prilagođava način komunikacije potrebama tima.
- Radi uz opći nadzor, samostalno izvršava dodijeljene zadatke prema utvrđenim postupcima i prema potrebi prosljeđuje iznimke.
- Mora uspješno proći provjeru prošlosti nakon ponude za posao, a prije zaposlenja, u skladu s normom NIST 800-171.
- Mora imati zakonsko pravo na rad u Sjedinjenim Američkim Državama i pri zapošljavanju dostaviti potrebnu dokumentaciju o zaposlenju.
- Sposobnost dugotrajnog obavljanja sjedećeg posla, komunikacije s klijentima i povremenog putovanja.
Pogodnosti
- Sveobuhvatni, vrlo konkurentni benefiti uz niske doprinose zaposlenika.
- Pokriće za članove obitelji.
- Dostupan je plan s niskom franšizom.
- Velikodušan doprinos poslodavca na zdravstveni štedni račun (HSA).
- Program dobrobiti s financijskim poticajima.
- Mjesečne individualne konzultacije s nutricionistima.
- Pristup ljekarniku Healthwise.
- Aplikacije za svjesnu prisutnost, uključujući Calm i BetterHelp.
- Besplatni i povjerljivi programi pomoći zaposlenicima.
- 15 do 25 dana plaćenog godišnjeg odmora, ovisno o razini iskustva.
- Sedam plaćenih blagdana.
- Jedan pomični blagdan.
- Usklađeni doprinosi za plan 401(k).
- Životno osiguranje koje plaća tvrtka.
- Program povrata troškova školarine.
- Mogućnosti osposobljavanja.
- Program razvoja vodstva.
- Formalni mentorski program.
- Aktivna grupa mladih stručnjaka.
- Osiguranje kućnih ljubimaca.