Moffatt & Nichol is een adviesbureau voor engineering en ontwerp dat zich richt op infrastructuur voor havens, vervoer, waterbeheer en ecologische veerkracht. Met meer dan 75 jaar ervaring ondersteunt het bureau projecten op het gebied van goederenvervoer, kustbeheer, commerciële due diligence en duurzame architectuur en landschapsarchitectuur. Het combineert planning, technisch ontwerp en technologie om infrastructuur te ontwikkelen die inspeelt op natuurlijke omstandigheden en de behoeften van gemeenschappen.
Administratief medewerker kantooroperaties AEC
Ondersteun de kantooractiviteiten, projectdocumentatie, reisplanning en factuurverwerking bij Moffatt & Nichol. Het bedrijf ontwerpt infrastructuur aan het water en vervoersvoorzieningen.
Beschrijving
- Beheer de receptie, post en aanvragen voor kantoorbenodigdheden en ondersteun de dagelijkse kantoorbehoeften.
- Werk samen met IT om kantoor- en computerapparatuur te onderhouden en problemen op te lossen.
- Coördineer vergaderagenda's, logistiek, catering en de inrichting van ruimtes.
- Werk samen met de afdeling Boekhouding en Human Resources.
- Beheer kantoor- en keukenapparatuur en benodigdheden, waaronder bestellingen en onderhoud.
- Ondersteun project- en documentbeheer door informatie te verzamelen, digitale registraties in te vullen en technisch materiaal en offertebestanden te ordenen.
- Bereid mailings en verzendpakketten voor, maak projectmappen aan en scan, print en kopieer documenten.
- Bewaak project- en taakdeadlines en stel herinneringssystemen in.
- Plan en beheer vergaderruimtes voor medewerkers en klantafspraken.
- Regel reizen, waaronder accommodatie, maaltijden en reisschema's.
- Voer crediteurenfacturen in en wijs kantoor- of projectcodes toe.
- Upload facturen naar het boekhoudsysteem en bewaak de indieningsstatus.
- Coördineer met IT en HR de kantoorinrichting, onboardingdocumenten en praktische introductie voor nieuwe medewerkers.
- Leg uitzonderingen en niet-standaardkwesties voor aan een leidinggevende.
Vereisten
- Diploma middelbaar onderwijs of gelijkwaardig.
- Doorgaans 3–5 jaar ervaring in administratieve ondersteuning of kantoorondersteuning; ervaring in een architectuur- of ingenieursomgeving is een pré.
- Uitstekende telefoonvaardigheden.
- Sterke organisatorische vaardigheden, met het vermogen om meerdere taken te beheren, effectief te werken en deadlines te halen ondanks regelmatige onderbrekingen.
- Vaardigheid met gangbare administratieve systemen en standaardkantoorsoftware, waaronder Microsoft Word en Excel.
- Basiskennis van projectdocumentatie en systemen voor crediteuren- of factuurinvoer.
- Communiceert updates duidelijk en past de communicatiestijl aan de behoeften van het team aan.
- Werkt onder algemeen toezicht, voert toegewezen taken zelfstandig uit volgens vastgestelde procedures en legt uitzonderingen op passende wijze voor.
- Moet met succes een achtergrondcontrole na het aanbod en vóór indiensttreding doorstaan die voldoet aan NIST 800-171.
- Moet wettelijk in de Verenigde Staten mogen werken en bij indiensttreding de vereiste arbeidsdocumenten kunnen overleggen.
- Kan langdurig zittend werk verrichten, met klanten omgaan en af en toe reizen.
Voordelen
- Uitgebreid en zeer concurrerend pakket arbeidsvoorwaarden met lage bijdragen van medewerkers.
- Gezinsdekking.
- Een beschikbaar plan met een laag eigen risico.
- Ruime werkgeversbijdrage aan de HSA.
- Wellnessprogramma met financiële stimulansen.
- Maandelijkse individuele gesprekken met voedingsdeskundigen.
- Toegang tot een Healthwise-apotheker.
- Mindfulness-apps, waaronder Calm en BetterHelp.
- Gratis, vertrouwelijke ondersteuningsprogramma's voor medewerkers.
- 15–25 betaalde verlofdagen, afhankelijk van het ervaringsniveau.
- Zeven betaalde feestdagen.
- Eén vrij opneembare feestdag.
- Werkgeversbijdrage aan de 401(k).
- Door het bedrijf betaalde levensverzekering.
- Programma voor vergoeding van studiekosten.
- Mogelijkheden voor training.
- Leiderschapsontwikkelingsprogramma.
- Formeel mentorprogramma.
- Actieve groep voor jonge professionals.
- Huisdierenverzekering.