Moffatt & Nichol er et ingeniør- og designkonsulentselskap med fokus på infrastruktur for havner, transport, vannressurser og miljømessig motstandsdyktighet. Med mer enn 75 års erfaring støtter selskapet prosjekter innen godstransport, kystforvaltning, kommersiell due diligence samt bærekraftig arkitektur og landskapsdesign. Arbeidet kombinerer planlegging, teknisk utforming og teknologi for å bidra til infrastruktur som tar hensyn til naturforhold og lokalsamfunnenes behov.
Administrativ assistent, kontordrift innen AEC
Støtt kontordriften, prosjektdokumentasjonen, reisebestillingene og fakturabehandlingen hos Moffatt & Nichol. Selskapet utformer infrastruktur ved vannet og transportanlegg.
Beskrivelse
- Håndter resepsjon, post og forespørsler om kontorrekvisita, og bidra til kontorets daglige behov.
- Samarbeid med IT om feilsøking og vedlikehold av kontor- og datautstyr.
- Koordiner møtetider, praktiske detaljer, servering og klargjøring av møterom.
- Koordiner med regnskapsavdelingen og HR.
- Administrer kontor- og kjøkkenutstyr og rekvisita, inkludert bestilling og vedlikehold.
- Støtt prosjekt- og dokumentstyring ved å samle inn informasjon, fylle ut digitale registre og organisere teknisk materiale og tilbudsmateriale.
- Klargjør postutsendelser og oversendelsespakker, opprett prosjektmapper, og skann, skriv ut og kopier dokumenter.
- Følg opp prosjekt- og oppgavefrister, og opprett påminnelsessystemer.
- Bestill og vedlikehold konferanserom for møter med ansatte og kunder.
- Ordne reiser, inkludert overnatting, måltider og reiseplaner.
- Registrer leverandørfakturaer, og tildel kontor- eller prosjektkoder.
- Last opp fakturaer i regnskapssystemet, og følg med på innsendingene.
- Koordiner med IT og HR om klargjøring av kontorplasser, onboardingpapirer og introduksjonsopplegg for nyansatte.
- Henvis unntak og saker som avviker fra standardrutiner, til en leder.
Krav
- Videregående opplæring eller tilsvarende.
- Vanligvis 3–5 års erfaring med administrasjon eller kontorstøtte; erfaring fra arkitekt- eller ingeniørmiljø er en fordel.
- Utmerket telefonstil.
- Gode organisatoriske ferdigheter og evne til å håndtere flere oppgaver, arbeide effektivt og overholde frister til tross for hyppige avbrytelser.
- Gode ferdigheter i sentrale administrative systemer og vanlig kontorprogramvare, inkludert Microsoft Word og Excel.
- Grunnleggende kjennskap til praksis for prosjektdokumentasjon og systemer for leverandørreskontro eller fakturaregistrering.
- Formidler oppdateringer tydelig og tilpasser kommunikasjonsstilen etter teamets behov.
- Arbeider under generell veiledning, utfører tildelte oppgaver selvstendig innenfor etablerte rutiner og henviser unntak på riktig måte.
- Må bestå en bakgrunnssjekk etter jobbtilbud og før ansettelse, i samsvar med NIST 800-171.
- Må ha lovlig rett til å arbeide i USA og kunne fremlegge påkrevd ansettelsesdokumentasjon ved oppstart.
- Kan utføre stillesittende arbeid over lengre perioder, samhandle med kunder og reise av og til.
Fordeler
- Omfattende og svært konkurransedyktige personalgoder med lave egenandeler.
- Familiedekning.
- En tilgjengelig plan med lav egenandel.
- Sjenerøst arbeidsgivertilskudd til HSA-konto.
- Velværeprogram med økonomiske insentiver.
- Månedlige individuelle konsultasjoner med ernæringsfysiologer.
- Tilgang til en Healthwise-apoteker.
- Mindfulness-apper, inkludert Calm og BetterHelp.
- Gratis og konfidensielle støtteprogrammer for ansatte.
- 15–25 dagers betalt fri, avhengig av erfaringsnivå.
- Sju betalte helligdager.
- Én valgfri betalt fridag.
- Matching av innskudd til 401(k).
- Livsforsikring betalt av selskapet.
- Program for refusjon av studieavgifter.
- Muligheter for opplæring.
- Program for lederutvikling.
- Formelt mentorprogram.
- Aktiv gruppe for unge fagfolk.
- Dyreforsikring.