Moffatt & Nichol; limanlar, ulaşım, su kaynakları ve çevresel dayanıklılık altyapısına odaklanan bir mühendislik ve tasarım danışmanlığı şirketidir. 75 yılı aşkın deneyiminden yararlanan firma; yük taşımacılığı, kıyı yönetimi, ticari durum tespiti ve sürdürülebilir mimari ile peyzaj tasarımını kapsayan projeleri destekler. Çalışmaları; doğal koşullara ve toplumların ihtiyaçlarına yanıt veren altyapının şekillendirilmesine yardımcı olmak için planlama, teknik tasarım ve teknolojiyi bir araya getirir.
İdari Asistan, AEC Ofis Operasyonları
Moffatt & Nichol’da ofis operasyonlarına, proje belgelerine, seyahat düzenlemelerine ve fatura işlemlerine destek olun. Şirket, kıyı altyapısı ve ulaşım tesisleri tasarlar.
Açıklama
- Günlük ofis ihtiyaçlarını desteklerken resepsiyon, posta ve malzeme taleplerini yönetin.
- Ofis ve bilgisayar ekipmanlarındaki sorunları gidermek ve bakımlarını yapmak için BT ekibiyle çalışın.
- Toplantı takvimlerini, lojistiği, ikramları ve oda düzenini koordine edin.
- Muhasebe ve İnsan Kaynakları ekipleriyle koordinasyon sağlayın.
- Sipariş ve bakım süreçleri dahil ofis ve mutfak ekipmanlarıyla malzemelerini yönetin.
- Bilgi toplayarak, dijital kayıtları tamamlayarak ve teknik dokümanlarla teklif materyallerini düzenleyerek proje ve belge kontrolüne destek olun.
- Posta gönderilerini ve sevk paketlerini hazırlayın, iş klasörleri oluşturun; belgeleri tarayın, yazdırın ve çoğaltın.
- Proje ve görev teslim tarihlerini takip edin ve hatırlatma sistemleri oluşturun.
- Çalışanlar ve müşterilerle yapılacak toplantılar için konferans odalarını planlayın ve kullanıma hazır tutun.
- Konaklama, yemek ve seyahat programı dahil seyahat düzenlemelerini yapın.
- Ödenecek hesap faturalarını sisteme girin ve ofis ya da proje kodlarını atayın.
- Faturaları muhasebe sistemine yükleyin ve gönderim durumlarını takip edin.
- Yeni çalışanların ofis hazırlıkları, işe giriş evrakları ve oryantasyon lojistiği için BT ve İnsan Kaynakları ekipleriyle koordinasyon sağlayın.
- İstisnai ve standart dışı konuları amire iletin.
Gereksinimler
- Lise diploması veya dengi.
- Genellikle idari işler ya da ofis desteğinde 3–5 yıl deneyim; mimarlık veya mühendislik ortamındaki deneyim tercih edilir.
- Telefonda etkili ve profesyonel iletişim kurabilme.
- Sık kesintilerin olduğu bir ortamda birden fazla işi yürütebilen, verimli çalışıp son teslim tarihlerini karşılayabilen güçlü organizasyon becerileri.
- Microsoft Word ve Excel dahil temel idari sistemleri ve standart ofis yazılımlarını kullanabilme.
- Proje belgelendirme uygulamaları ile ödenecek hesaplar veya fatura giriş sistemleri hakkında gelişmekte olan bilgi.
- Güncellemeleri açıkça iletir ve iletişim biçimini ekibin ihtiyaçlarına göre uyarlar.
- Genel gözetim altında, belirlenmiş prosedürlere uyarak verilen işleri bağımsız biçimde tamamlar; istisnai durumları uygun şekilde bildirir.
- İş teklifi sonrasında ve işe başlamadan önce NIST 800-171 ile uyumlu özgeçmiş ve geçmiş kontrolünü başarıyla geçebilmelidir.
- ABD’de yasal olarak çalışma hakkına sahip olmalı ve işe alım sırasında gerekli istihdam belgelerini sunabilmelidir.
- Uzun süre oturarak çalışabilmeli, müşterilerle iletişim kurabilmeli ve ara sıra seyahat edebilmelidir.
Yan Haklar
- Çalışan katkı payları düşük, kapsamlı ve son derece rekabetçi yan haklar.
- Aile kapsamı.
- Düşük muafiyet tutarlı bir plan seçeneği.
- Cömert HSA eşleştirme katkısı.
- Maddi teşvikler sunan sağlıklı yaşam programı.
- Beslenme uzmanlarıyla aylık bireysel görüşmeler.
- Healthwise Eczacısı hizmetine erişim.
- Calm ve BetterHelp dahil farkındalık uygulamaları.
- Ücretsiz ve gizli Çalışan Destek Programları.
- Deneyim düzeyine bağlı olarak 15–25 gün ücretli izin.
- Yedi ücretli tatil günü.
- Bir esnek tatil günü.
- 401(k) eşleştirme katkısı.
- Şirket tarafından ödenen hayat sigortası.
- Öğrenim ücreti geri ödeme programı.
- Eğitim fırsatları.
- Liderlik geliştirme programı.
- Resmî mentorluk programı.
- Aktif Genç Profesyoneller grubu.
- Evcil hayvan sigortası.