Moffatt & Nichol on suunnittelu- ja insinöörikonsultointiyritys, joka keskittyy satamien, liikenteen, vesivarojen ja ympäristön resilienssin infrastruktuuriin. Yli 75 vuoden kokemuksensa ansiosta yritys tukee hankkeita, jotka liittyvät rahdin kuljetukseen, rannikkoalueiden hallintaan, kaupalliseen due diligence -selvitykseen sekä kestävään arkkitehtuuriin ja maisemasuunnitteluun. Sen työ yhdistää suunnittelun, teknisen toteutuksen ja teknologian infrastruktuurin kehittämiseksi tavalla, joka ottaa huomioon luonnonolosuhteet ja yhteisöjen tarpeet.
Hallintoassistentti, AEC-toimiston operatiiviset tehtävät
Tue toimiston arkea, projektidokumentointia, matkajärjestelyjä ja laskujen käsittelyä Moffatt & Nicholilla. Yritys suunnittelee rantainfrastruktuuria ja liikennejärjestelmiä.
Kuvaus
- Hoida vastaanottoa, postia ja tarvikepyyntöjä sekä tue toimiston päivittäisiä tarpeita.
- Tee yhteistyötä IT-tuen kanssa toimisto- ja tietokonelaitteiden vianmäärityksessä ja ylläpidossa.
- Koordinoi kokousaikatauluja, käytännön järjestelyjä, tarjoiluja ja tilojen valmistelua.
- Tee yhteistyötä taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon kanssa.
- Huolehdi toimiston ja keittiön laitteista ja tarvikkeista, niiden tilaamisesta ja kunnossapidosta.
- Tue projektien ja asiakirjojen hallintaa keräämällä tietoja, täydentämällä digitaalisia tietueita sekä järjestämällä teknisiä aineistoja ja tarjousmateriaaleja.
- Valmistele postituksia ja lähetyspaketteja, luo projektikansioita sekä skannaa, tulosta ja kopioi asiakirjoja.
- Seuraa projektien ja tehtävien määräaikoja ja luo muistutusjärjestelmiä.
- Varaa ja ylläpidä kokoustiloja henkilöstön ja asiakkaiden tapaamisia varten.
- Järjestä matkoja, mukaan lukien majoitus, ateriat ja matkasuunnitelmat.
- Kirjaa ostolaskuja ja merkitse niihin toimisto- tai projektikoodeja.
- Lataa laskut taloushallinnon järjestelmään ja seuraa niiden käsittelytilannetta.
- Koordinoi IT-tuen ja henkilöstöhallinnon kanssa toimiston järjestelyjä, perehdytyspaperitöitä ja uusien työntekijöiden perehdytyksen käytännön toteutusta.
- Siirrä poikkeukset ja tavanomaisesta poikkeavat asiat esihenkilön käsiteltäviksi.
Vaatimukset
- Toisen asteen tutkinto tai vastaava koulutus.
- Yleensä 3–5 vuoden kokemus hallinnollisista tehtävistä tai toimistotuesta; kokemus arkkitehti- tai insinööritoimistosta katsotaan eduksi.
- Erinomaiset puhelinpalvelutaidot.
- Hyvät organisointitaidot sekä kyky hoitaa useita tehtäviä, työskennellä tehokkaasti ja noudattaa määräaikoja usein keskeytyvässä työssä.
- Hallinnollisten perusjärjestelmien ja tavallisten toimisto-ohjelmistojen, kuten Microsoft Wordin ja Excelin, käyttötaito.
- Perustiedot projektidokumentoinnin käytännöistä sekä ostolaskujen tai laskujen kirjausjärjestelmistä.
- Viestii päivityksistä selkeästi ja mukauttaa viestintätapaansa tiimin tarpeisiin.
- Työskentelee yleisen ohjauksen alaisena, hoitaa itsenäisesti annetut tehtävät vakiintuneiden menettelytapojen mukaisesti ja vie poikkeukset asianmukaisesti eteenpäin.
- On läpäistävä tarjouksen jälkeinen ja ennen työsuhteen alkua tehtävä NIST 800-171 -vaatimusten mukainen taustatarkastus.
- On oltava laillinen oikeus työskennellä Yhdysvalloissa ja pystyttävä toimittamaan työhönottovaiheessa vaaditut työllistymisasiakirjat.
- Pystyy tekemään istumatyötä pitkiä aikoja, asioimaan asiakkaiden kanssa ja matkustamaan satunnaisesti.
Edut
- Kattavat ja erittäin kilpailukykyiset edut, joiden työntekijän maksuosuus on pieni.
- Perhevakuutusturva.
- Saatavilla oleva omavastuultaan edullinen vakuutussuunnitelma.
- Antelias työnantajan lisäys HSA-terveystilille.
- Taloudellisia kannustimia sisältävä hyvinvointiohjelma.
- Kuukausittaiset henkilökohtaiset tapaamiset ravitsemusasiantuntijoiden kanssa.
- Healthwise-farmaseutin palvelut.
- Mielen hyvinvointiin tarkoitettuja sovelluksia, kuten Calm ja BetterHelp.
- Maksuttomat ja luottamukselliset työntekijöiden tukiohjelmat.
- 15–25 päivää palkallista vapaata kokemustason mukaan.
- Seitsemän palkallista pyhäpäivää.
- Yksi vapaasti valittava juhlapäivä.
- 401(k)-eläkesäästösuunnitelman työnantajan vastaava maksuosuus.
- Työnantajan maksama henkivakuutus.
- Lukukausimaksujen korvausohjelma.
- Koulutusmahdollisuuksia.
- Johtajuuden kehittämisohjelma.
- Virallinen mentorointiohjelma.
- Aktiivinen nuorten ammattilaisten ryhmä.
- Lemmikkivakuutus.