Η Moffatt & Nichol είναι εταιρεία συμβούλων μηχανικής και σχεδιασμού με έμφαση στις υποδομές για λιμάνια, μεταφορές, υδάτινους πόρους και περιβαλλοντική ανθεκτικότητα. Αξιοποιώντας περισσότερα από 75 χρόνια εμπειρίας, η εταιρεία υποστηρίζει έργα που αφορούν τη διακίνηση φορτίων, τη διαχείριση παράκτιων περιοχών, τον εμπορικό έλεγχο δέουσας επιμέλειας, καθώς και τον βιώσιμο σχεδιασμό αρχιτεκτονικής και τοπίου. Το έργο της συνδυάζει τον σχεδιασμό, την τεχνική μελέτη και την τεχνολογία, συμβάλλοντας στη διαμόρφωση υποδομών που ανταποκρίνονται στις φυσικές συνθήκες και στις ανάγκες των κοινοτήτων.
Διοικητικός βοηθός, λειτουργίες γραφείου σε εταιρεία αρχιτεκτονικής και μηχανικής
Υποστήριξη λειτουργιών γραφείου, τεκμηρίωσης έργων, ταξιδιωτικών διευθετήσεων και επεξεργασίας τιμολογίων στη Moffatt & Nichol. Η εταιρεία σχεδιάζει υποδομές παραλιακών ζωνών και εγκαταστάσεις μεταφορών.
Περιγραφή
- Διαχείριση υποδοχής, αλληλογραφίας και αιτημάτων για αναλώσιμα, με υποστήριξη των καθημερινών αναγκών του γραφείου.
- Συνεργασία με το τμήμα Πληροφορικής για την αντιμετώπιση προβλημάτων και τη συντήρηση του γραφειακού και ηλεκτρονικού εξοπλισμού.
- Συντονισμός προγραμμάτων συναντήσεων, υλικοτεχνικής υποστήριξης, εστίασης και διαρρύθμισης αιθουσών.
- Συντονισμός με τα τμήματα Λογιστηρίου και Ανθρώπινου Δυναμικού.
- Διαχείριση εξοπλισμού και προμηθειών γραφείου και κουζίνας, συμπεριλαμβανομένων των παραγγελιών και της συντήρησης.
- Υποστήριξη του ελέγχου έργων και εγγράφων με συλλογή πληροφοριών, συμπλήρωση ψηφιακών αρχείων και οργάνωση τεχνικού υλικού και υλικού προτάσεων.
- Προετοιμασία ταχυδρομικών αποστολών και πακέτων διαβίβασης, δημιουργία φακέλων εργασίας και σάρωση, εκτύπωση και αντιγραφή εγγράφων.
- Παρακολούθηση προθεσμιών έργων και εργασιών και δημιουργία συστημάτων υπενθύμισης.
- Προγραμματισμός και συντήρηση αιθουσών συσκέψεων για συναντήσεις προσωπικού και πελατών.
- Διευθέτηση ταξιδιών, συμπεριλαμβανομένων διαμονής, γευμάτων και δρομολογίων.
- Καταχώριση τιμολογίων πληρωτέων λογαριασμών και απόδοση κωδικών γραφείου ή έργου.
- Μεταφόρτωση τιμολογίων στο λογιστικό σύστημα και παρακολούθηση της κατάστασης υποβολής τους.
- Συντονισμός με τα τμήματα Πληροφορικής και Ανθρώπινου Δυναμικού για τη διαμόρφωση του γραφείου, τα έγγραφα ένταξης και την οργάνωση προσανατολισμού νέων εργαζομένων.
- Παραπομπή εξαιρέσεων και μη τυπικών ζητημάτων σε προϊστάμενο.
Απαιτήσεις
- Απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμος τίτλος.
- Συνήθως 3–5 χρόνια εμπειρίας σε διοικητική υποστήριξη ή υποστήριξη γραφείου· προτιμάται εμπειρία σε περιβάλλον αρχιτεκτονικής ή μηχανικής.
- Άριστη τηλεφωνική συμπεριφορά.
- Ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες, με ικανότητα διαχείρισης πολλών εργασιών, αποτελεσματικής εργασίας και τήρησης προθεσμιών παρά τις συχνές διακοπές.
- Εξοικείωση με βασικά διοικητικά συστήματα και τυπικό λογισμικό γραφείου, όπως το Microsoft Word και το Excel.
- Αναπτυσσόμενη γνώση των πρακτικών τεκμηρίωσης έργων και των συστημάτων πληρωτέων λογαριασμών ή καταχώρισης τιμολογίων.
- Σαφής κοινοποίηση ενημερώσεων και προσαρμογή του τρόπου επικοινωνίας στις ανάγκες της ομάδας.
- Εργασία υπό γενική εποπτεία, ανεξάρτητη ολοκλήρωση των ανατεθειμένων καθηκόντων βάσει καθιερωμένων διαδικασιών και κατάλληλη παραπομπή εξαιρέσεων.
- Επιτυχής ολοκλήρωση ελέγχου ιστορικού μετά την προσφορά και πριν από την πρόσληψη, σύμφωνα με το NIST 800-171.
- Νόμιμο δικαίωμα εργασίας στις Ηνωμένες Πολιτείες και προσκόμιση των απαιτούμενων εγγράφων απασχόλησης κατά την πρόσληψη.
- Ικανότητα εκτέλεσης καθιστικής εργασίας για παρατεταμένα διαστήματα, επικοινωνίας με πελάτες και περιστασιακών ταξιδιών.
Παροχές
- Ολοκληρωμένες και εξαιρετικά ανταγωνιστικές παροχές με χαμηλή συμμετοχή των εργαζομένων στο κόστος.
- Οικογενειακή κάλυψη.
- Διαθέσιμο πρόγραμμα με χαμηλή απαλλαγή.
- Γενναιόδωρη εργοδοτική αντιστοίχιση εισφορών σε λογαριασμό αποταμίευσης υγείας (HSA).
- Πρόγραμμα ευεξίας με οικονομικά κίνητρα.
- Μηνιαίες ατομικές συνεδρίες με διατροφολόγους.
- Πρόσβαση σε φαρμακοποιό του Healthwise.
- Εφαρμογές ενσυνειδητότητας, συμπεριλαμβανομένων των Calm και BetterHelp.
- Δωρεάν και εμπιστευτικά προγράμματα υποστήριξης εργαζομένων.
- 15–25 ημέρες άδειας μετ' αποδοχών, ανάλογα με το επίπεδο εμπειρίας.
- Επτά αργίες μετ' αποδοχών.
- Μία ευέλικτη ημέρα αργίας.
- Εργοδοτική αντιστοίχιση εισφορών στο πρόγραμμα 401(k).
- Ασφάλιση ζωής με πληρωμή από την εταιρεία.
- Πρόγραμμα αποζημίωσης διδάκτρων.
- Ευκαιρίες κατάρτισης.
- Πρόγραμμα ανάπτυξης ηγετικών δεξιοτήτων.
- Επίσημο πρόγραμμα καθοδήγησης.
- Ενεργή ομάδα νέων επαγγελματιών.
- Ασφάλιση κατοικίδιων.