Moffatt & Nichol to firma konsultingowa w dziedzinie inżynierii i projektowania, specjalizująca się w infrastrukturze portowej, transportowej, zasobach wodnych oraz odporności środowiskowej. Korzystając z ponad 75 lat doświadczenia, firma wspiera projekty obejmujące transport ładunków, zarządzanie obszarami przybrzeżnymi, badania due diligence na potrzeby transakcji komercyjnych, a także zrównoważoną architekturę i projektowanie krajobrazu. Jej działalność łączy planowanie, projektowanie techniczne i technologie, pomagając kształtować infrastrukturę odpowiadającą warunkom naturalnym i potrzebom społeczności.
Asystent administracyjny ds. obsługi biura AEC
Wspieraj obsługę biura, dokumentację projektową, organizację podróży i przetwarzanie faktur w Moffatt & Nichol. Firma projektuje infrastrukturę nabrzeżną i obiekty transportowe.
Opis
- Obsługuj recepcję, korespondencję i zamówienia materiałów biurowych, wspierając codzienne funkcjonowanie biura.
- Współpracuj z działem IT przy rozwiązywaniu problemów i konserwacji sprzętu biurowego oraz komputerowego.
- Koordynuj harmonogramy spotkań, logistykę, catering i przygotowanie sal.
- Współpracuj z działem księgowości i działem kadr.
- Zarządzaj sprzętem i zapasami biurowymi oraz kuchennymi, w tym zamówieniami i konserwacją.
- Wspieraj kontrolę projektów i dokumentów, zbierając informacje, uzupełniając dokumentację cyfrową oraz porządkując materiały techniczne i ofertowe.
- Przygotowuj przesyłki pocztowe i pakiety dokumentów, twórz foldery projektowe oraz skanuj, drukuj i kopiuj dokumenty.
- Monitoruj terminy projektów i zadań oraz twórz systemy przypomnień.
- Rezerwuj sale konferencyjne i dbaj o nie z myślą o spotkaniach pracowników i klientów.
- Organizuj podróże, w tym noclegi, posiłki i plany podróży.
- Wprowadzaj faktury do zobowiązań i przypisuj im kody biurowe lub projektowe.
- Przesyłaj faktury do systemu księgowego i monitoruj status ich przetwarzania.
- Współpracuj z działami IT i kadr w sprawach przygotowania biura, dokumentów wdrożeniowych oraz organizacji wprowadzenia nowych pracowników.
- Przekazuj przełożonemu wyjątki i niestandardowe kwestie.
Wymagania
- Dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważne kwalifikacje.
- Zazwyczaj 3–5 lat doświadczenia w administracji lub obsłudze biura; mile widziane doświadczenie w firmie architektonicznej lub inżynieryjnej.
- Doskonałe umiejętności prowadzenia rozmów telefonicznych.
- Dobra organizacja pracy oraz umiejętność wykonywania wielu zadań, skutecznej pracy i dotrzymywania terminów mimo częstych przerw.
- Biegła obsługa podstawowych systemów administracyjnych i standardowych programów biurowych, w tym Microsoft Word i Excel.
- Podstawowa znajomość zasad dokumentacji projektowej oraz systemów zobowiązań lub wprowadzania faktur.
- Jasno przekazuje informacje i dostosowuje styl komunikacji do potrzeb zespołu.
- Pracuje pod ogólnym nadzorem, samodzielnie realizuje przydzielone zadania zgodnie z ustalonymi procedurami i odpowiednio przekazuje wyjątki.
- Wymagane jest pomyślne przejście weryfikacji przeszłości po otrzymaniu oferty, przed zatrudnieniem, zgodnej z NIST 800-171.
- Konieczne jest posiadanie prawa do pracy w Stanach Zjednoczonych i przedstawienie wymaganych dokumentów zatrudnienia przy przyjęciu do pracy.
- Zdolność do długotrwałej pracy siedzącej, kontaktu z klientami i okazjonalnych podróży służbowych.
Benefity
- Kompleksowy i bardzo konkurencyjny pakiet świadczeń z niskimi składkami pracowników.
- Ubezpieczenie obejmujące rodzinę.
- Dostępny plan z niskim udziałem własnym.
- Wysoki wkład pracodawcy do HSA.
- Program wellness z zachętami finansowymi.
- Comiesięczne indywidualne konsultacje z dietetykami.
- Dostęp do farmaceuty Healthwise.
- Aplikacje wspierające uważność, w tym Calm i BetterHelp.
- Bezpłatne, poufne programy pomocy pracownikom.
- 15–25 dni płatnego urlopu, zależnie od poziomu doświadczenia.
- Siedem płatnych dni świątecznych.
- Jeden dodatkowy dzień wolny do wykorzystania w wybranym terminie.
- Dopłata do składek w planie 401(k).
- Ubezpieczenie na życie opłacane przez firmę.
- Program zwrotu kosztów nauki.
- Możliwości szkoleniowe.
- Program rozwoju przywództwa.
- Formalny program mentoringowy.
- Aktywna grupa młodych profesjonalistów.
- Ubezpieczenie zwierząt domowych.