Moffatt & Nichol adalah konsultan teknik dan desain yang berfokus pada infrastruktur pelabuhan, transportasi, sumber daya air, dan ketahanan lingkungan. Dengan pengalaman lebih dari 75 tahun, perusahaan ini mendukung proyek yang mencakup pergerakan kargo, pengelolaan pesisir, uji tuntas komersial, serta desain arsitektur dan lanskap berkelanjutan. Pekerjaannya memadukan perencanaan, desain teknis, dan teknologi untuk membantu membentuk infrastruktur yang merespons kondisi alam dan kebutuhan masyarakat.
Asisten Administrasi, Operasional Kantor AEC
Mendukung operasional kantor, dokumentasi proyek, pengaturan perjalanan, dan pemrosesan faktur di Moffatt & Nichol. Perusahaan ini merancang infrastruktur tepi perairan dan fasilitas transportasi.
Deskripsi
- Menangani penerimaan tamu, surat-menyurat, dan permintaan perlengkapan untuk mendukung kebutuhan kantor sehari-hari.
- Bekerja sama dengan tim TI untuk memecahkan masalah dan merawat peralatan kantor serta komputer.
- Mengoordinasikan jadwal rapat, logistik, katering, dan penataan ruangan.
- Berkoordinasi dengan bagian Akuntansi dan Sumber Daya Manusia.
- Mengelola peralatan dan perlengkapan kantor serta dapur, termasuk pemesanan dan pemeliharaannya.
- Mendukung pengendalian proyek dan dokumen dengan mengumpulkan informasi, melengkapi catatan digital, serta menata materi teknis dan proposal.
- Menyiapkan kiriman surat dan paket pengantar, membuat folder pekerjaan, serta memindai, mencetak, dan menyalin dokumen.
- Memantau tenggat proyek dan tugas serta membuat sistem pengingat.
- Menjadwalkan dan menyiapkan ruang konferensi untuk rapat staf dan klien.
- Mengatur perjalanan, termasuk penginapan, makan, dan rencana perjalanan.
- Memasukkan faktur utang usaha dan menetapkan kode kantor atau proyek.
- Mengunggah faktur ke sistem akuntansi dan memantau status pengajuannya.
- Berkoordinasi dengan tim TI dan SDM mengenai penyiapan kantor, dokumen orientasi karyawan baru, dan logistik orientasi.
- Meneruskan pengecualian dan masalah di luar prosedur standar kepada atasan.
Persyaratan
- Ijazah sekolah menengah atas atau kualifikasi setara.
- Umumnya memiliki pengalaman 3–5 tahun dalam administrasi atau dukungan kantor; pengalaman di lingkungan arsitektur atau teknik lebih diutamakan.
- Memiliki etika dan keterampilan berbicara di telepon yang sangat baik.
- Memiliki keterampilan organisasi yang kuat, mampu menangani beberapa tugas, bekerja secara efektif, dan memenuhi tenggat di tengah gangguan yang sering terjadi.
- Mahir menggunakan sistem administrasi inti dan perangkat lunak perkantoran standar, termasuk Microsoft Word dan Excel.
- Memiliki pengetahuan dasar yang terus berkembang tentang praktik dokumentasi proyek serta sistem utang usaha atau pencatatan faktur.
- Menyampaikan informasi terbaru dengan jelas dan menyesuaikan cara berkomunikasi dengan kebutuhan tim.
- Bekerja di bawah pengawasan umum, menyelesaikan tugas yang diberikan secara mandiri sesuai prosedur, dan meneruskan pengecualian kepada pihak yang tepat.
- Harus berhasil melewati pemeriksaan latar belakang setelah penawaran kerja dan sebelum mulai bekerja yang sesuai dengan NIST 800-171.
- Harus memiliki izin kerja yang sah di Amerika Serikat dan menyerahkan dokumen ketenagakerjaan yang diwajibkan saat mulai bekerja.
- Mampu melakukan pekerjaan sambil duduk dalam waktu lama, berinteraksi dengan klien, dan sesekali bepergian.
Tunjangan
- Paket tunjangan lengkap dan sangat kompetitif dengan kontribusi karyawan yang rendah.
- Cakupan untuk keluarga.
- Tersedia paket dengan pengurangan biaya awal yang rendah.
- Kontribusi pendampingan HSA yang besar.
- Program kesehatan dengan insentif finansial.
- Sesi bulanan individual dengan ahli gizi.
- Akses ke apoteker Healthwise.
- Aplikasi kesadaran penuh, termasuk Calm dan BetterHelp.
- Program Bantuan Karyawan gratis dan rahasia.
- Cuti berbayar 15–25 hari, bergantung pada tingkat pengalaman.
- Tujuh hari libur berbayar.
- Satu hari libur fleksibel.
- Kontribusi pendampingan 401(k).
- Asuransi jiwa yang dibayar perusahaan.
- Program penggantian biaya pendidikan.
- Kesempatan pelatihan.
- Program pengembangan kepemimpinan.
- Program pendampingan formal.
- Kelompok Profesional Muda yang aktif.
- Asuransi hewan peliharaan.