Moffatt & Nichol — инженерно-проектная консалтинговая компания, специализирующаяся на инфраструктуре портов, транспорта, водных ресурсов и экологической устойчивости. Опираясь более чем на 75-летний опыт, компания поддерживает проекты, связанные с перемещением грузов, управлением прибрежными территориями, коммерческой комплексной проверкой, а также устойчивой архитектурой и ландшафтным дизайном. Ее работа объединяет планирование, техническое проектирование и технологии, помогая создавать инфраструктуру, учитывающую природные условия и потребности местных сообществ.
Административный ассистент по офисным операциям в AEC
Поддерживайте работу офиса, проектную документацию, организацию поездок и обработку счетов в Moffatt & Nichol. Компания проектирует прибрежную инфраструктуру и транспортные объекты.
Описание
- Встречайте посетителей, обрабатывайте почту и запросы на канцтовары, поддерживая повседневную работу офиса.
- Взаимодействуйте с ИТ-отделом для устранения неполадок и обслуживания офисного и компьютерного оборудования.
- Координируйте расписание встреч, логистику, кейтеринг и подготовку помещений.
- Взаимодействуйте с бухгалтерией и отделом кадров.
- Следите за офисным и кухонным оборудованием и запасами, включая заказ и обслуживание.
- Поддерживайте контроль проектов и документов: собирайте информацию, заполняйте цифровые записи и систематизируйте технические материалы и материалы предложений.
- Готовьте почтовые отправления и сопроводительные пакеты, создавайте папки проектов, сканируйте, печатайте и копируйте документы.
- Отслеживайте сроки проектов и задач и настраивайте систему напоминаний.
- Бронируйте и поддерживайте в порядке конференц-залы для встреч сотрудников и клиентов.
- Организуйте поездки, включая проживание, питание и маршруты.
- Вносите счета к оплате и присваивайте им офисные или проектные коды.
- Загружайте счета в бухгалтерскую систему и отслеживайте статус их обработки.
- Взаимодействуйте с ИТ-отделом и отделом кадров по вопросам подготовки рабочих мест, документов для приема на работу и организации инструктажа новых сотрудников.
- Передавайте исключения и нестандартные вопросы руководителю.
Требования
- Диплом об окончании средней школы или эквивалент.
- Обычно требуется 3–5 лет опыта административной работы или офисной поддержки; предпочтителен опыт в архитектурной или инженерной организации.
- Отличные навыки телефонного общения.
- Высокий уровень организованности, способность выполнять несколько задач, эффективно работать и соблюдать сроки при частых отвлечениях.
- Уверенное владение основными административными системами и стандартными офисными программами, включая Microsoft Word и Excel.
- Начальное знание принципов ведения проектной документации и систем учета кредиторской задолженности или ввода счетов.
- Четко сообщает обновления и адаптирует стиль общения к потребностям команды.
- Работает под общим руководством, самостоятельно выполняет порученные задачи в рамках установленных процедур и при необходимости передает исключения соответствующим сотрудникам.
- Необходимо успешно пройти проверку биографических данных после предложения о работе и до трудоустройства, соответствующую требованиям NIST 800-171.
- Необходимо иметь законное право работать в США и предоставить требуемые для трудоустройства документы при приеме.
- Способность подолгу выполнять сидячую работу, взаимодействовать с клиентами и время от времени ездить в командировки.
Преимущества
- Полный пакет льгот с высокой конкурентоспособностью и низкими взносами сотрудника.
- Страховое покрытие для семьи.
- Доступен план с низкой франшизой.
- Щедрые взносы работодателя в HSA.
- Программа оздоровления с финансовыми стимулами.
- Ежемесячные индивидуальные консультации с диетологами.
- Доступ к услугам фармацевта Healthwise.
- Приложения для осознанности, включая Calm и BetterHelp.
- Бесплатные конфиденциальные программы помощи сотрудникам.
- 15–25 дней оплачиваемого отпуска в зависимости от уровня опыта.
- Семь оплачиваемых праздничных дней.
- Один дополнительный плавающий выходной.
- Софинансирование взносов в план 401(k).
- Страхование жизни за счет компании.
- Программа возмещения расходов на обучение.
- Возможности для профессионального обучения.
- Программа развития лидерских навыков.
- Формальная программа наставничества.
- Активное сообщество молодых специалистов.
- Страхование домашних животных.