A Moffatt & Nichol é uma consultoria de engenharia e design voltada para infraestrutura portuária, transporte, recursos hídricos e resiliência ambiental. Com mais de 75 anos de experiência, a empresa atua em projetos relacionados à movimentação de cargas, gestão costeira, due diligence comercial e design sustentável de arquitetura e paisagismo. Seu trabalho reúne planejamento, projeto técnico e tecnologia para ajudar a desenvolver infraestruturas que respondam às condições naturais e às necessidades das comunidades.
Assistente administrativo, operações de escritório AEC
Dá suporte às operações do escritório, à documentação de projetos, aos preparativos de viagem e ao processamento de faturas na Moffatt & Nichol. A empresa projeta infraestrutura costeira e instalações de transporte.
Descrição
- Atende a recepção, o correio e as solicitações de materiais, dando suporte às necessidades diárias do escritório.
- Trabalha com a equipe de TI para solucionar problemas e manter os equipamentos do escritório e de informática.
- Coordena agendas de reuniões, logística, serviço de bufê e preparação das salas.
- Coordena atividades com as equipes de Contabilidade e Recursos Humanos.
- Administra os equipamentos e materiais do escritório e da copa, incluindo pedidos e manutenção.
- Dá suporte ao controle de projetos e documentos, coletando informações, preenchendo registros digitais e organizando materiais técnicos e de propostas.
- Prepara correspondências e pacotes de encaminhamento, cria pastas de trabalho e digitaliza, imprime e tira cópias de documentos.
- Acompanha prazos de projetos e tarefas e estabelece sistemas de lembretes.
- Agenda e mantém salas de conferência para reuniões com funcionários e clientes.
- Organiza viagens, incluindo hospedagem, refeições e itinerários.
- Registra faturas de contas a pagar e atribui códigos do escritório ou do projeto.
- Envia faturas ao sistema contábil e acompanha o status de envio.
- Coordena com as equipes de TI e RH a preparação do escritório, a documentação de integração e a logística de orientação para novos funcionários.
- Encaminha exceções e questões fora do padrão a um supervisor.
Requisitos
- Ensino médio completo ou equivalente.
- Geralmente, de 3 a 5 anos de experiência em funções administrativas ou de suporte a escritório; experiência em ambiente de arquitetura ou engenharia é preferencial.
- Excelente atendimento telefônico.
- Boa capacidade de organização, com habilidade para lidar com várias tarefas, trabalhar com eficiência e cumprir prazos em meio a interrupções frequentes.
- Domínio dos principais sistemas administrativos e dos programas de escritório padrão, incluindo Microsoft Word e Excel.
- Conhecimento em desenvolvimento de práticas de documentação de projetos e de sistemas de contas a pagar ou lançamento de faturas.
- Comunica atualizações com clareza e ajusta o estilo de comunicação às necessidades da equipe.
- Trabalha sob supervisão geral, concluindo tarefas atribuídas de forma independente e conforme os procedimentos estabelecidos, e encaminhando exceções quando apropriado.
- Deve ser aprovado(a) em uma verificação de antecedentes realizada após a oferta e antes da contratação, em conformidade com a NIST 800-171.
- Deve ter autorização legal para trabalhar nos Estados Unidos e apresentar a documentação de emprego exigida no momento da contratação.
- Capacidade de realizar trabalho sedentário por períodos prolongados, interagir com clientes e viajar ocasionalmente.
Benefícios
- Pacote abrangente de benefícios altamente competitivo, com baixas contribuições dos funcionários.
- Cobertura familiar.
- Plano disponível com franquia baixa.
- Generosa contribuição equivalente para HSA.
- Programa de bem-estar com incentivos financeiros.
- Sessões individuais mensais com nutricionistas.
- Acesso a um farmacêutico da Healthwise.
- Aplicativos de atenção plena, incluindo Calm e BetterHelp.
- Programas de Assistência ao Funcionário gratuitos e confidenciais.
- De 15 a 25 dias de folga remunerada, conforme o nível de experiência.
- Sete feriados remunerados.
- Um feriado flexível.
- Contribuição equivalente para o plano 401(k).
- Seguro de vida pago pela empresa.
- Programa de reembolso de mensalidades.
- Oportunidades de treinamento.
- Programa de desenvolvimento de liderança.
- Programa formal de mentoria.
- Grupo ativo de Jovens Profissionais.
- Seguro para animais de estimação.