Moffatt & Nichol è una società di consulenza di ingegneria e design specializzata in infrastrutture portuali, trasporti, risorse idriche e resilienza ambientale. Con oltre 75 anni di esperienza, l’azienda supporta progetti riguardanti la movimentazione delle merci, la gestione delle aree costiere, la due diligence commerciale e la progettazione sostenibile di architettura e paesaggio. Il suo lavoro integra pianificazione, progettazione tecnica e tecnologia per contribuire alla realizzazione di infrastrutture capaci di rispondere alle condizioni naturali e alle esigenze delle comunità.
Assistente amministrativo, operazioni d’ufficio AEC
Supporta le operazioni d’ufficio, la documentazione dei progetti, l’organizzazione dei viaggi e l’elaborazione delle fatture presso Moffatt & Nichol. L’azienda progetta infrastrutture costiere e strutture per i trasporti.
Descrizione
- Gestisce la reception, la posta e le richieste di forniture, supportando le esigenze quotidiane dell’ufficio.
- Collabora con il reparto IT per risolvere problemi e mantenere le apparecchiature dell’ufficio e informatiche.
- Coordina gli orari delle riunioni, la logistica, il catering e l’allestimento delle sale.
- Coordina le attività con la Contabilità e le Risorse Umane.
- Gestisce le attrezzature e le forniture per l’ufficio e la cucina, compresi gli ordini e la manutenzione.
- Supporta il controllo di progetti e documenti raccogliendo informazioni, completando registrazioni digitali e organizzando materiali tecnici e proposte.
- Prepara invii e pacchetti di trasmissione, crea cartelle di lavoro e scansiona, stampa e fotocopia documenti.
- Monitora le scadenze di progetti e attività e imposta sistemi di promemoria.
- Prenota e mantiene le sale conferenze per le riunioni con il personale e i clienti.
- Organizza i viaggi, compresi alloggio, pasti e itinerari.
- Registra le fatture dei debiti verso fornitori e assegna codici dell’ufficio o del progetto.
- Carica le fatture nel sistema contabile e ne monitora lo stato di invio.
- Coordina con IT e Risorse Umane l’allestimento dell’ufficio, la documentazione di inserimento e l’organizzazione dell’orientamento per i nuovi dipendenti.
- Sottopone le eccezioni e i casi non standard a un supervisore.
Requisiti
- Diploma di scuola secondaria superiore o equivalente.
- In genere, da 3 a 5 anni di esperienza in ruoli amministrativi o di supporto d’ufficio; è preferibile un’esperienza in ambito architettonico o ingegneristico.
- Ottime capacità di gestione delle conversazioni telefoniche.
- Spiccate capacità organizzative e attitudine a gestire più attività, lavorare con efficacia e rispettare le scadenze nonostante le frequenti interruzioni.
- Padronanza dei principali sistemi amministrativi e dei comuni programmi per ufficio, tra cui Microsoft Word ed Excel.
- Conoscenza in fase di sviluppo delle pratiche di documentazione dei progetti e dei sistemi per la gestione dei debiti verso fornitori o la registrazione delle fatture.
- Comunica gli aggiornamenti con chiarezza e adatta il proprio stile comunicativo alle esigenze del team.
- Lavora sotto supervisione generale e completa autonomamente le attività assegnate nel rispetto delle procedure stabilite, sottoponendo le eccezioni quando opportuno.
- Deve superare un controllo dei precedenti successivo all’offerta e precedente all’assunzione, conforme alla norma NIST 800-171.
- Deve essere legalmente autorizzato a lavorare negli Stati Uniti e fornire la documentazione lavorativa richiesta al momento dell’assunzione.
- Capacità di svolgere attività sedentarie per periodi prolungati, interagire con i clienti e viaggiare occasionalmente.
Benefit
- Pacchetto di benefit completo e molto competitivo, con contributi a carico dei dipendenti ridotti.
- Copertura familiare.
- Piano disponibile con franchigia bassa.
- Generoso contributo di pari importo al conto HSA.
- Programma per il benessere con incentivi finanziari.
- Sessioni individuali mensili con nutrizionisti.
- Accesso a un farmacista Healthwise.
- App per la consapevolezza, tra cui Calm e BetterHelp.
- Programmi di assistenza ai dipendenti gratuiti e riservati.
- Da 15 a 25 giorni di ferie retribuite, in base al livello di esperienza.
- Sette giorni festivi retribuiti.
- Un giorno festivo flessibile.
- Contributo di pari importo al piano 401(k).
- Assicurazione sulla vita a carico dell’azienda.
- Programma di rimborso delle tasse universitarie.
- Opportunità di formazione.
- Programma di sviluppo della leadership.
- Programma formale di mentoring.
- Gruppo attivo di Giovani Professionisti.
- Assicurazione per animali domestici.