Moffatt & Nichol est un cabinet de conseil en ingénierie et en design spécialisé dans les infrastructures portuaires, les transports, les ressources en eau et la résilience environnementale. Fort de plus de 75 ans d’expérience, le cabinet accompagne des projets liés au transport de marchandises, à la gestion du littoral, à la due diligence commerciale ainsi qu’à la conception durable en architecture et en paysage. Son travail associe planification, conception technique et technologie afin de contribuer à la création d’infrastructures adaptées aux conditions naturelles et aux besoins des collectivités.
Assistant administratif, opérations de bureau AEC
Contribuez aux opérations de bureau, à la documentation des projets, à l’organisation des déplacements et au traitement des factures chez Moffatt & Nichol. L’entreprise conçoit des infrastructures riveraines et des installations de transport.
Description
- Assurer l’accueil, gérer le courrier et les demandes de fournitures, et répondre aux besoins quotidiens du bureau.
- Collaborer avec l’équipe informatique pour résoudre les problèmes et assurer la maintenance du matériel de bureau et informatique.
- Coordonner les horaires, la logistique, la restauration et l’installation des salles de réunion.
- Coordonner les activités avec la comptabilité et les ressources humaines.
- Gérer le matériel et les fournitures de bureau et de cuisine, y compris les commandes et l’entretien.
- Contribuer au contrôle des projets et des documents en recueillant des informations, en complétant les dossiers numériques et en organisant les documents techniques et les propositions.
- Préparer les envois et les bordereaux de transmission, créer des dossiers de travail, numériser, imprimer et photocopier des documents.
- Suivre les échéances des projets et des tâches, et mettre en place des systèmes de rappel.
- Planifier et entretenir les salles de conférence pour les réunions du personnel et des clients.
- Organiser les déplacements, notamment l’hébergement, les repas et les itinéraires.
- Saisir les factures fournisseurs et leur attribuer des codes de bureau ou de projet.
- Téléverser les factures dans le système comptable et suivre leur état de soumission.
- Coordonner avec les équipes informatique et RH l’installation du bureau, les documents d’intégration et l’organisation de l’accueil des nouveaux employés.
- Transmettre les exceptions et les situations inhabituelles à un superviseur.
Exigences
- Diplôme d’études secondaires ou équivalent.
- En général, de 3 à 5 ans d’expérience dans l’administration ou le soutien de bureau ; une expérience dans un environnement d’architecture ou d’ingénierie est souhaitée.
- Excellente aisance au téléphone.
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches, à travailler efficacement et à respecter les délais malgré de fréquentes interruptions.
- Maîtrise des principaux systèmes administratifs et des logiciels de bureau courants, notamment Microsoft Word et Excel.
- Connaissances en cours d’acquisition des pratiques de documentation de projets et des systèmes de comptes fournisseurs ou de saisie de factures.
- Communique clairement les mises à jour et adapte son style de communication aux besoins de l’équipe.
- Travaille sous supervision générale et réalise de manière autonome les tâches confiées dans le respect des procédures établies, en transmettant les exceptions de façon appropriée.
- Doit réussir une vérification des antécédents après l’offre et avant l’embauche, conformément à la norme NIST 800-171.
- Doit être légalement autorisé à travailler aux États-Unis et fournir les documents d’emploi requis au moment de l’embauche.
- Capacité à effectuer un travail sédentaire pendant de longues périodes, à interagir avec des clients et à voyager occasionnellement.
Avantages
- Avantages sociaux complets et très compétitifs, avec de faibles cotisations salariales.
- Couverture familiale.
- Un régime disponible avec une franchise faible.
- Contribution de contrepartie généreuse au HSA.
- Programme de bien-être avec des incitations financières.
- Séances individuelles mensuelles avec des nutritionnistes.
- Accès à un pharmacien Healthwise.
- Applications de pleine conscience, notamment Calm et BetterHelp.
- Programmes d’aide aux employés gratuits et confidentiels.
- De 15 à 25 jours de congés payés, selon le niveau d’expérience.
- Sept jours fériés payés.
- Un jour férié flottant.
- Contribution de contrepartie au 401(k).
- Assurance vie payée par l’entreprise.
- Programme de remboursement des frais de scolarité.
- Possibilités de formation.
- Programme de développement du leadership.
- Programme officiel de mentorat.
- Groupe actif de jeunes professionnels.
- Assurance pour animaux de compagnie.