Moffatt & Nichol היא חברת ייעוץ להנדסה ולעיצוב המתמקדת בתשתיות לנמלים, לתחבורה, למשאבי מים ולחוסן סביבתי. החברה נשענת על יותר מ-75 שנות ניסיון ותומכת בפרויקטים העוסקים בשינוע מטענים, בניהול חופים, בבדיקת נאותות מסחרית ובעיצוב בר-קיימא של אדריכלות ונוף. עבודתה משלבת תכנון, עיצוב טכני וטכנולוגיה כדי לסייע בעיצוב תשתיות המגיבות לתנאים טבעיים ולצורכי הקהילה.
עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת, תפעול משרד בתחום התכנון וההנדסה
תמיכה בתפעול המשרד, בתיעוד פרויקטים, בסידורי נסיעות ובעיבוד חשבוניות ב-Moffatt & Nichol. החברה מתכננת תשתיות חוף ומתקני תחבורה.
ארצות הברית
וירג׳יניה25 $ – 33 $ / שעה
באתרמשרה מלאהרמת בינייםסניורשפה נדרשת: אנגליתעוזר אדמיניסטרטיביתיאור
- טיפול בקבלת פנים, בדואר ובבקשות לציוד, תוך תמיכה בצורכי המשרד השוטפים.
- עבודה עם צוות ה-IT לפתרון תקלות ולתחזוקת ציוד משרדי ומחשבים.
- תיאום לוחות זמנים לפגישות, לוגיסטיקה, כיבוד וסידור חדרים.
- תיאום עם מחלקות הנהלת החשבונות ומשאבי האנוש.
- ניהול ציוד ואספקה למשרד ולמטבח, לרבות הזמנות ותחזוקה.
- תמיכה בבקרת פרויקטים ומסמכים באמצעות איסוף מידע, השלמת רשומות דיגיטליות וארגון חומר טכני וחומר להצעות.
- הכנת דברי דואר וחבילות להעברה, יצירת תיקיות עבודה וסריקה, הדפסה והעתקה של מסמכים.
- מעקב אחר מועדי יעד של פרויקטים ומשימות והקמת מערכות תזכורות.
- תיאום השימוש בחדרי הישיבות ותחזוקתם עבור פגישות עובדים ולקוחות.
- ארגון נסיעות, לרבות לינה, ארוחות ולוחות זמנים.
- הזנת חשבוניות ספקים והקצאת קודי משרד או פרויקט.
- העלאת חשבוניות למערכת הנהלת החשבונות ומעקב אחר סטטוס ההגשה שלהן.
- תיאום עם צוותי ה-IT ומשאבי האנוש בנוגע להכנת המשרד, מסמכי קליטה וסידורי התמצאות לעובדים חדשים.
- העברת חריגים ונושאים שאינם שגרתיים לממונה.
דרישות
- תעודת סיום תיכון או שוות ערך.
- בדרך כלל 3–5 שנות ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי או בתמיכה משרדית; ניסיון בתחום האדריכלות או ההנדסה הוא יתרון.
- נימוסי טלפון מצוינים.
- כישורי ארגון חזקים, לצד יכולת לבצע כמה משימות, לעבוד ביעילות ולעמוד בלוחות זמנים גם לנוכח הפרעות תכופות.
- שליטה במערכות אדמיניסטרטיביות מרכזיות ובתוכנות משרדיות סטנדרטיות, כולל Microsoft Word ו-Excel.
- היכרות מתפתחת עם נוהלי תיעוד פרויקטים ועם מערכות חשבונות ספקים או הזנת חשבוניות.
- העברת עדכונים באופן ברור והתאמת סגנון התקשורת לצורכי הצוות.
- עבודה תחת פיקוח כללי, השלמה עצמאית של משימות שהוקצו במסגרת הנהלים והעברת חריגים לגורם המתאים.
- מעבר מוצלח של בדיקת רקע לאחר הצעת העבודה ולפני תחילת ההעסקה, בהתאם ל-NIST 800-171.
- זכאות חוקית לעבוד בארצות הברית והצגת מסמכי ההעסקה הנדרשים בעת הקבלה לעבודה.
- יכולת לבצע עבודה בישיבה לפרקי זמן ממושכים, לקיים אינטראקציה עם לקוחות ולנסוע מדי פעם.
הטבות
- חבילת הטבות מקיפה ותחרותית מאוד עם השתתפות נמוכה של העובדים בעלויות.
- כיסוי לבני המשפחה.
- תוכנית זמינה עם השתתפות עצמית נמוכה.
- הפקדה תואמת נדיבה לחשבון חיסכון בריאות (HSA).
- תוכנית בריאות ואיכות חיים הכוללת תמריצים כספיים.
- פגישות אישיות חודשיות עם תזונאים.
- גישה לרוקח Healthwise.
- אפליקציות לתרגול קשיבות, כולל Calm ו-BetterHelp.
- תוכניות סיוע לעובדים ללא עלות ובסודיות.
- 15–25 ימי חופשה בתשלום, בהתאם לרמת הניסיון.
- שבעה ימי חג בתשלום.
- יום חופשה צף אחד.
- הפקדות תואמות לתוכנית 401(k).
- ביטוח חיים במימון החברה.
- תוכנית להחזר שכר לימוד.
- הזדמנויות הכשרה.
- תוכנית לפיתוח מנהיגות.
- תוכנית חונכות רשמית.
- קבוצת אנשי מקצוע צעירים פעילה.
- ביטוח לחיות מחמד.