Moffatt & Nichol — інженерно-проєктна консалтингова компанія, що спеціалізується на інфраструктурі портів, транспорту, водних ресурсів та екологічній стійкості. Спираючись на більш ніж 75 років досвіду, компанія підтримує проєкти, пов’язані з переміщенням вантажів, управлінням прибережними територіями, комерційною комплексною перевіркою, а також сталою архітектурою та ландшафтним дизайном. Її робота поєднує планування, технічне проєктування й технології, допомагаючи формувати інфраструктуру, що враховує природні умови та потреби громад.
Адміністративний асистент з офісних операцій у сфері AEC
Підтримуйте роботу офісу, проєктну документацію, організацію поїздок і обробку рахунків у Moffatt & Nichol. Компанія проєктує прибережну інфраструктуру та транспортні об’єкти.
Опис
- Зустрічайте відвідувачів, опрацьовуйте пошту й запити на канцелярське приладдя, підтримуючи щоденну роботу офісу.
- Співпрацюйте з ІТ-відділом, щоб усувати несправності та обслуговувати офісне й комп’ютерне обладнання.
- Координуйте розклад зустрічей, логістику, кейтеринг і підготовку приміщень.
- Співпрацюйте з бухгалтерією та відділом кадрів.
- Стежте за офісним і кухонним обладнанням та запасами, зокрема замовляйте й обслуговуйте їх.
- Підтримуйте контроль проєктів і документів: збирайте інформацію, заповнюйте цифрові записи та впорядковуйте технічні матеріали й матеріали пропозицій.
- Готуйте поштові відправлення та супровідні пакети, створюйте папки проєктів, скануйте, друкуйте й копіюйте документи.
- Відстежуйте строки проєктів і завдань та налаштовуйте систему нагадувань.
- Бронюйте конференц-зали й стежте за їхнім станом для зустрічей працівників і клієнтів.
- Організовуйте поїздки, зокрема проживання, харчування та маршрути.
- Вносьте рахунки до оплати й призначайте їм офісні або проєктні коди.
- Завантажуйте рахунки до бухгалтерської системи та відстежуйте статус їх обробки.
- Співпрацюйте з ІТ-відділом і відділом кадрів щодо облаштування офісу, документів для оформлення на роботу та організації вступного інструктажу для нових працівників.
- Передавайте керівнику виняткові та нестандартні питання.
Вимоги
- Диплом про закінчення середньої школи або еквівалент.
- Зазвичай потрібно 3–5 років досвіду адміністративної роботи чи офісної підтримки; перевагою буде досвід в архітектурній або інженерній організації.
- Відмінні навички телефонного спілкування.
- Високий рівень організованості, здатність виконувати кілька завдань, ефективно працювати й дотримуватися строків за частих переривань.
- Впевнене володіння основними адміністративними системами та стандартними офісними програмами, зокрема Microsoft Word і Excel.
- Початкові знання практик ведення проєктної документації та систем обліку кредиторської заборгованості або введення рахунків.
- Чітко повідомляє про оновлення й адаптує стиль спілкування до потреб команди.
- Працює під загальним наглядом, самостійно виконує доручені завдання за встановленими процедурами та належно передає нестандартні випадки.
- Необхідно успішно пройти перевірку біографічних даних після пропозиції роботи й до працевлаштування відповідно до вимог NIST 800-171.
- Необхідно мати законне право працювати у США та надати потрібні для працевлаштування документи під час прийому на роботу.
- Здатність тривалий час виконувати сидячу роботу, взаємодіяти з клієнтами та час від часу їздити у відрядження.
Переваги
- Повний пакет пільг із високою конкурентоспроможністю та низькими внесками працівника.
- Страхове покриття для родини.
- Доступний план із низькою франшизою.
- Щедрий внесок роботодавця до HSA.
- Програма здорового способу життя з фінансовими стимулами.
- Щомісячні індивідуальні консультації з дієтологами.
- Доступ до послуг фармацевта Healthwise.
- Застосунки для усвідомленості, зокрема Calm і BetterHelp.
- Безкоштовні конфіденційні програми допомоги працівникам.
- 15–25 днів оплачуваної відпустки залежно від рівня досвіду.
- Сім оплачуваних святкових днів.
- Один додатковий плаваючий вихідний.
- Співфінансування внесків до плану 401(k).
- Страхування життя коштом компанії.
- Програма відшкодування витрат на навчання.
- Можливості для професійного навчання.
- Програма розвитку лідерських навичок.
- Формальна програма наставництва.
- Активна спільнота молодих фахівців.
- Страхування домашніх тварин.