Moffatt & Nichol ist eine Ingenieur- und Designberatung, die sich auf Infrastruktur für Häfen, Verkehr, Wasserressourcen und ökologische Resilienz konzentriert. Auf Grundlage von mehr als 75 Jahren Erfahrung unterstützt das Unternehmen Projekte in den Bereichen Güterverkehr, Küstenmanagement, kommerzielle Due-Diligence-Prüfungen sowie nachhaltige Architektur- und Landschaftsgestaltung. Dabei verbindet es Planung, technische Konzeption und Technologie, um Infrastrukturen zu gestalten, die auf natürliche Gegebenheiten und die Bedürfnisse von Gemeinschaften reagieren.
Verwaltungsassistenz für den Bürobetrieb im AEC-Bereich
Unterstützen Sie den Bürobetrieb, die Projektdokumentation, Reiseplanung und Rechnungsbearbeitung bei Moffatt & Nichol. Das Unternehmen plant Infrastruktur an Ufergebieten und Verkehrsanlagen.
Beschreibung
- Empfang, Post und Materialanfragen bearbeiten und den täglichen Bürobedarf unterstützen.
- Mit der IT zusammenarbeiten, um Büro- und Computergeräte zu warten und technische Probleme zu beheben.
- Besprechungstermine, Abläufe, Catering und Raumvorbereitung koordinieren.
- Mit der Buchhaltung und der Personalabteilung zusammenarbeiten.
- Büro- und Küchengeräte sowie Verbrauchsmaterial verwalten, einschließlich Bestellung und Instandhaltung.
- Die Projekt- und Dokumentenkontrolle unterstützen, indem Informationen gesammelt, digitale Unterlagen ausgefüllt sowie technische Materialien und Angebotsunterlagen organisiert werden.
- Mailings und Versandpakete vorbereiten, Projektordner anlegen sowie Dokumente scannen, drucken und kopieren.
- Projekt- und Aufgabenfristen überwachen und Erinnerungssysteme einrichten.
- Besprechungsräume für Mitarbeitende und Kundentermine planen und betreuen.
- Reisen einschließlich Unterkunft, Verpflegung und Reiseplänen organisieren.
- Kreditorenrechnungen erfassen und Büro- oder Projektcodes zuweisen.
- Rechnungen in das Buchhaltungssystem hochladen und ihren Bearbeitungsstatus überwachen.
- Mit IT und Personalabteilung die Büroeinrichtung, Einstellungsunterlagen und organisatorischen Abläufe zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender koordinieren.
- Ausnahmen und nicht standardmäßige Anliegen an eine vorgesetzte Person weiterleiten.
Anforderungen
- Abschluss der Sekundarstufe oder gleichwertiger Abschluss.
- In der Regel 3–5 Jahre Erfahrung in der Verwaltung oder Büroassistenz; Erfahrung in einem Architektur- oder Ingenieurbüro ist von Vorteil.
- Ausgezeichnete Umgangsformen am Telefon.
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu koordinieren, effektiv zu arbeiten und trotz häufiger Unterbrechungen Fristen einzuhalten.
- Sicherer Umgang mit gängigen Verwaltungssystemen und Standard-Bürosoftware, einschließlich Microsoft Word und Excel.
- Grundkenntnisse in der Projektdokumentation und in Kreditoren- oder Rechnungserfassungssystemen.
- Kommuniziert Aktualisierungen klar und passt den Kommunikationsstil an die Bedürfnisse des Teams an.
- Arbeitet unter allgemeiner Aufsicht, erledigt zugewiesene Aufgaben innerhalb etablierter Abläufe selbstständig und leitet Ausnahmen angemessen weiter.
- Muss eine Hintergrundüberprüfung nach dem Stellenangebot und vor der Einstellung bestehen, die NIST 800-171 entspricht.
- Muss rechtlich berechtigt sein, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten, und bei der Einstellung die erforderlichen Beschäftigungsnachweise vorlegen.
- Kann längere Zeit sitzend arbeiten, mit Kundinnen und Kunden interagieren und gelegentlich reisen.
Zusatzleistungen
- Umfassende, äußerst wettbewerbsfähige Zusatzleistungen mit geringen Eigenbeiträgen der Mitarbeitenden.
- Familienversicherung.
- Ein verfügbarer Tarif mit niedriger Selbstbeteiligung.
- Großzügiger Arbeitgeberzuschuss zum HSA-Konto.
- Wellnessprogramm mit finanziellen Anreizen.
- Monatliche Einzelgespräche mit Ernährungsfachkräften.
- Zugang zu einer Healthwise-Apothekerin oder einem Healthwise-Apotheker.
- Achtsamkeits-Apps, darunter Calm und BetterHelp.
- Kostenlose, vertrauliche Mitarbeiterberatungsprogramme.
- 15–25 bezahlte Urlaubstage, abhängig von der Erfahrungsstufe.
- Sieben bezahlte Feiertage.
- Ein zusätzlicher frei wählbarer Feiertag.
- Zuschuss zum 401(k)-Vorsorgeplan.
- Vom Unternehmen bezahlte Lebensversicherung.
- Programm zur Erstattung von Studiengebühren.
- Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Führungskräfteentwicklungsprogramm.
- Formelles Mentoringprogramm.
- Aktive Gruppe für junge Berufstätige.
- Haustierversicherung.