管理アシスタント、AECオフィス運営
Moffatt & Nicholで、オフィス運営、プロジェクト文書、出張手配、請求書処理をサポートします。 同社は、ウォーターフロントのインフラや交通施設を設計しています。
仕事内容
- 来客対応、郵便物処理、備品依頼への対応を通じて、日々のオフィス業務を支援します。
- IT部門と連携し、オフィス機器やコンピューター機器のトラブル対応と保守を行います。
- 会議の日程、運営、ケータリング、会議室の設営を調整します。
- 経理部門および人事部門と連携します。
- オフィスやキッチンの機器・備品を管理し、発注や保守も行います。
- 情報収集、デジタル記録の作成、技術資料や提案資料の整理を通じて、プロジェクトおよび文書管理を支援します。
- 郵送物や送付書類一式を準備し、案件フォルダーを作成するとともに、書類のスキャン、印刷、コピーを行います。
- プロジェクトやタスクの期限を確認し、リマインダーの仕組みを整えます。
- 社員や顧客との会議に使う会議室を予約し、利用できる状態に保ちます。
- 宿泊、食事、旅程を含む出張を手配します。
- 買掛金請求書を入力し、オフィスまたはプロジェクトのコードを割り当てます。
- 請求書を会計システムにアップロードし、提出状況を確認します。
- オフィスの準備、入社書類、新入社員のオリエンテーション手配について、IT部門および人事部門と調整します。
- 例外的な案件や標準外の問題は上司に報告します。
応募要件
- 高校卒業または同等の学歴。
- 通常、管理業務またはオフィスサポートの経験が3～5年必要です。建築またはエンジニアリング分野での経験があれば尚可です。
- 電話応対に優れていること。
- 整理能力が高く、頻繁に中断が入る環境でも複数の業務をこなし、効果的に働き、期限を守れること。
- Microsoft WordやExcelを含む、一般的な管理システムおよび標準的なオフィスソフトウェアを使いこなせること。
- プロジェクト文書の管理方法、および買掛金または請求書入力システムに関する基礎知識。
- 進捗を明確に伝え、チームのニーズに合わせてコミュニケーション方法を調整できること。
- 一般的な監督のもと、定められた手順に従って割り当てられた業務を自立して完了し、例外事項を適切に報告できること。
- 採用内定後かつ入社前に実施される、NIST 800-171に準拠した身元調査に合格すること。
- 米国で就労する法的資格があり、採用時に必要な雇用関連書類を提出できること。
- 長時間の座位作業、顧客との応対、時折の出張が可能であること。
福利厚生
- 従業員負担が少ない、充実した競争力の高い福利厚生。
- 家族向けの保障。
- 免責額の低いプランあり。
- 手厚いHSA拠出マッチング。
- 金銭的なインセンティブのあるウェルネスプログラム。
- 栄養士との月1回の個別セッション。
- Healthwise薬剤師サービスの利用。
- CalmやBetterHelpなどのマインドフルネスアプリ。
- 無料・秘密厳守の従業員支援プログラム。
- 経験レベルに応じて15～25日の有給休暇。
- 有給の祝日7日。
- フローティングホリデー1日。
- 401(k)のマッチング拠出。
- 会社負担の生命保険。
- 授業料補助制度。
- 研修機会。
- リーダーシップ開発プログラム。
- 正式なメンタリングプログラム。
- 活発な若手プロフェッショナルグループ。
- ペット保険。