Moffatt & Nichol е инженерна и проектантска консултантска компания, насочена към инфраструктурата за пристанища, транспорт, водни ресурси и устойчивост на околната среда. Опирайки се на повече от 75 години опит, компанията подкрепя проекти, свързани с превоза на товари, управлението на крайбрежните зони, търговската комплексна проверка и устойчивото проектиране на архитектура и ландшафт. Работата ѝ съчетава планиране, техническо проектиране и технологии, за да помогне за създаването на инфраструктура, съобразена с природните условия и нуждите на общностите.
Административен асистент – офис операции в AEC
Подкрепа за офисните операции, проектната документация, организацията на пътувания и обработката на фактури в Moffatt & Nichol. Компанията проектира крайбрежна инфраструктура и транспортни съоръжения.
Описание
- Обслужва рецепцията, пощата и заявките за офис консумативи и подпомага ежедневните нужди на офиса.
- Работи с ИТ отдела за отстраняване на проблеми и поддръжка на офисното и компютърното оборудване.
- Координира графиците и логистиката на срещите, кетъринга и подготовката на помещенията.
- Координира работата със счетоводството и отдел „Човешки ресурси“.
- Управлява офисното и кухненското оборудване и консумативи, включително поръчването и поддръжката им.
- Подпомага управлението на проекти и документация чрез събиране на информация, попълване на електронни записи и организиране на технически материали и материали за предложения.
- Подготвя пощенски пратки и пакети с придружаващи документи, създава работни папки и сканира, отпечатва и копира документи.
- Следи крайните срокове по проекти и задачи и създава системи за напомняния.
- Планира използването на конферентните зали и се грижи те да са готови за срещи със служители и клиенти.
- Организира служебни пътувания, включително настаняване, хранене и маршрути.
- Въвежда фактури за плащане и им присвоява кодове за офис или проект.
- Качва фактури в счетоводната система и следи статуса на обработката им.
- Координира с ИТ отдела и отдел „Човешки ресурси“ подготовката на офиса, документите за постъпване на работа и организацията на въвеждането на нови служители.
- Препраща изключенията и нестандартните случаи към ръководител.
Изисквания
- Завършено средно образование или еквивалент.
- Обикновено 3–5 години опит в административна или офис поддръжка; опит в архитектурна или инженерна среда е предимство.
- Отлични умения за комуникация по телефона.
- Добри организационни умения и способност за работа по няколко задачи, ефективна работа и спазване на срокове при чести прекъсвания.
- Познаване на основни административни системи и стандартен офис софтуер, включително Microsoft Word и Excel.
- Начални познания за практиките при проектна документация и системите за задължения към доставчици или въвеждане на фактури.
- Предава ясно актуална информация и адаптира стила си на общуване според нуждите на екипа.
- Работи под общ надзор, самостоятелно изпълнява възложените задачи по установени процедури и насочва изключенията към подходящото лице.
- Трябва успешно да премине проверка на миналото след получаване на оферта и преди постъпване на работа, съобразена със стандарта NIST 800-171.
- Трябва да има законно право на работа в Съединените щати и при постъпване на работа да предостави необходимите документи за заетост.
- Може да извършва продължителна седяща работа, да общува с клиенти и да пътува от време на време.
Придобивки
- Пълни и силно конкурентни придобивки с ниски вноски от служителите.
- Покритие за семейството.
- Предлага се план с ниско самоучастие.
- Щедър принос от работодателя към здравна спестовна сметка (HSA).
- Програма за благосъстояние с финансови стимули.
- Ежемесячни индивидуални срещи с диетолози.
- Достъп до фармацевт на Healthwise.
- Приложения за осъзнатост, включително Calm и BetterHelp.
- Безплатни и поверителни програми за подпомагане на служителите.
- 15–25 дни платен отпуск според нивото на опит.
- Седем платени празнични дни.
- Един плаващ празничен ден.
- Съфинансиране на план 401(k).
- Животозастраховане, платено от компанията.
- Програма за възстановяване на разходи за обучение.
- Възможности за обучение.
- Програма за развитие на лидерски умения.
- Официална менторска програма.
- Активна група на младите професионалисти.
- Застраховка за домашни любимци.