Moffatt & Nichol er en ingeniør- og designrådgivningsvirksomhed med fokus på infrastruktur til havne, transport, vandressourcer og miljømæssig modstandsdygtighed. Med mere end 75 års erfaring understøtter virksomheden projekter inden for godstransport, kystforvaltning, kommerciel due diligence samt bæredygtig arkitektur og landskabsdesign. Virksomhedens arbejde forener planlægning, teknisk design og teknologi for at forme infrastruktur, der imødekommer naturlige forhold og lokalsamfundenes behov.
Administrativ assistent, kontordrift inden for AEC
Understøt kontordriften, projektdokumentationen, rejsearrangementerne og fakturabehandlingen hos Moffatt & Nichol. Virksomheden designer infrastruktur ved vandet og transportanlæg.
Beskrivelse
- Håndter reception, post og anmodninger om kontorartikler, og hjælp med kontorets daglige behov.
- Samarbejd med IT om fejlfinding og vedligeholdelse af kontor- og computerudstyr.
- Koordiner mødetider, praktiske forhold, catering og klargøring af mødelokaler.
- Koordiner med regnskabsafdelingen og HR.
- Administrer kontor- og køkkenudstyr samt forsyninger, herunder bestilling og vedligeholdelse.
- Understøt projekt- og dokumentstyring ved at indsamle oplysninger, udfylde digitale registre og organisere teknisk materiale og tilbudsmateriale.
- Forbered postforsendelser og følgedokumenter, opret projektmapper, og scan, udskriv og kopiér dokumenter.
- Følg projekt- og opgavefrister, og opret påmindelsessystemer.
- Book og vedligehold konferencelokaler til medarbejder- og kundemøder.
- Arranger rejser, herunder overnatning, måltider og rejseplaner.
- Registrer leverandørfakturaer, og tildel kontor- eller projektkoder.
- Upload fakturaer til regnskabssystemet, og følg deres indsendelsesstatus.
- Koordiner med IT og HR om klargøring af kontorpladser, onboardingpapirer og introduktionsplanlægning for nye medarbejdere.
- Henvis undtagelser og sager uden for standardprocedurerne til en leder.
Krav
- Gymnasial eksamen eller tilsvarende.
- Typisk 3–5 års erfaring med administration eller kontorstøtte; erfaring fra en arkitekt- eller ingeniørvirksomhed foretrækkes.
- Fremragende telefonbetjening.
- Gode organisatoriske evner samt evne til at håndtere flere opgaver, arbejde effektivt og overholde frister trods hyppige afbrydelser.
- Rutineret brug af centrale administrative systemer og almindelig kontorsoftware, herunder Microsoft Word og Excel.
- Grundlæggende kendskab til praksis for projektdokumentation og systemer til kreditorbogholderi eller fakturaregistrering.
- Kommunikerer opdateringer tydeligt og tilpasser kommunikationsstilen efter teamets behov.
- Arbejder under generel supervision, løser selvstændigt tildelte opgaver inden for fastlagte procedurer og henviser undtagelser korrekt.
- Skal bestå et baggrundstjek efter jobtilbud og før ansættelse, som overholder NIST 800-171.
- Skal have lovlig ret til at arbejde i USA og kunne fremvise de krævede ansættelsesdokumenter ved tiltrædelsen.
- Kan udføre stillesiddende arbejde i længere perioder, interagere med kunder og rejse lejlighedsvis.
Fordele
- Omfattende og særdeles konkurrencedygtige personalegoder med lave medarbejderbidrag.
- Dækning af familie.
- En tilgængelig plan med lav selvrisiko.
- Generøst arbejdsgivermatch til HSA-opsparing.
- Trivselsprogram med økonomiske incitamenter.
- Månedlige individuelle sessioner med ernæringseksperter.
- Adgang til en Healthwise-apoteker.
- Mindfulnessapps, herunder Calm og BetterHelp.
- Gratis og fortrolige medarbejderstøtteprogrammer.
- 15–25 dages betalt frihed afhængigt af erfaringsniveau.
- Syv betalte helligdage.
- En valgfri betalt fridag.
- Match af indbetalinger til 401(k).
- Livsforsikring betalt af virksomheden.
- Program til refusion af studieafgifter.
- Muligheder for træning.
- Program for lederudvikling.
- Formelt mentorprogram.
- Aktiv gruppe for unge fagfolk.
- Kæledyrsforsikring.