Moffatt & Nichol je inžinierska a dizajnérska poradenská spoločnosť zameraná na infraštruktúru pre prístavy, dopravu, vodné zdroje a environmentálnu odolnosť. Na základe viac než 75 rokov skúseností podporuje projekty súvisiace s prepravou nákladu, riadením pobrežných oblastí, komerčnou hĺbkovou analýzou a udržateľným návrhom architektúry a krajiny. Jej práca spája plánovanie, technický dizajn a technológie s cieľom formovať infraštruktúru, ktorá reaguje na prírodné podmienky a potreby komunít.
Administratívny asistent – prevádzka kancelárie AEC
Podpora prevádzky kancelárie, projektovej dokumentácie, cestovných plánov a spracovania faktúr v spoločnosti Moffatt & Nichol. Spoločnosť navrhuje pobrežnú infraštruktúru a dopravné zariadenia.
Popis
- Zabezpečovať recepciu, poštu a požiadavky na kancelárske potreby a podporovať každodenný chod kancelárie.
- Spolupracovať s IT pri riešení problémov a údržbe kancelárskeho vybavenia a počítačov.
- Koordinovať harmonogramy a logistiku stretnutí, catering a prípravu miestností.
- Spolupracovať s účtovným oddelením a oddelením ľudských zdrojov.
- Spravovať kancelárske a kuchynské vybavenie a zásoby vrátane objednávania a údržby.
- Podporovať riadenie projektov a dokumentácie zhromažďovaním informácií, vypĺňaním digitálnych záznamov a organizovaním technických materiálov a podkladov k ponukám.
- Pripravovať poštové zásielky a sprievodné balíky, zakladať pracovné zložky a skenovať, tlačiť a kopírovať dokumenty.
- Sledovať termíny projektov a úloh a zavádzať systémy pripomienok.
- Plánovať využitie konferenčných miestností a zabezpečovať ich pripravenosť na stretnutia zamestnancov a klientov.
- Zabezpečovať pracovné cesty vrátane ubytovania, stravovania a itinerárov.
- Zadávať dodávateľské faktúry a priraďovať im kódy kancelárií alebo projektov.
- Nahrávať faktúry do účtovného systému a sledovať stav ich spracovania.
- Koordinovať s IT a HR prípravu kancelárie, nástupnú dokumentáciu a organizačné zabezpečenie zaškolenia nových zamestnancov.
- Výnimky a neštandardné záležitosti postúpiť nadriadenému.
Požiadavky
- Ukončené stredoškolské vzdelanie alebo rovnocenné vzdelanie.
- Zvyčajne 3 až 5 rokov skúseností s administratívnou podporou alebo podporou kancelárie; skúsenosti z oblasti architektúry alebo inžinierstva sú výhodou.
- Vynikajúce vystupovanie pri telefonickej komunikácii.
- Výborné organizačné schopnosti a schopnosť zvládať viac úloh, efektívne pracovať a dodržiavať termíny aj pri častom prerušovaní práce.
- Znalosť základných administratívnych systémov a bežného kancelárskeho softvéru vrátane programov Microsoft Word a Excel.
- Základná znalosť postupov projektovej dokumentácie a systémov na spracovanie záväzkov alebo zadávanie faktúr.
- Jasne komunikuje aktuálne informácie a prispôsobuje spôsob komunikácie potrebám tímu.
- Pracuje pod všeobecným dohľadom, samostatne plní pridelené úlohy podľa stanovených postupov a výnimky primerane postupuje ďalej.
- Musí úspešne absolvovať previerku minulosti po predložení pracovnej ponuky a pred nástupom do zamestnania, v súlade s normou NIST 800-171.
- Musí mať zákonné oprávnenie pracovať v Spojených štátoch a pri nástupe predložiť požadované pracovné doklady.
- Schopnosť dlhodobo vykonávať sedavú prácu, komunikovať s klientmi a príležitostne cestovať.
Benefity
- Komplexné a veľmi konkurencieschopné benefity s nízkymi príspevkami zamestnancov.
- Rodinné zdravotné poistenie.
- K dispozícii je plán s nízkou spoluúčasťou.
- Štedrý príspevok zamestnávateľa na zdravotný sporiaci účet (HSA).
- Program podpory zdravia s finančnými odmenami.
- Mesačné individuálne konzultácie s odborníkmi na výživu.
- Prístup k lekárnikovi Healthwise.
- Aplikácie na podporu všímavosti vrátane Calm a BetterHelp.
- Bezplatné a dôverné programy pomoci zamestnancom.
- 15 až 25 dní platenej dovolenky v závislosti od úrovne skúseností.
- Sedem platených sviatkov.
- Jeden pohyblivý sviatok.
- Príspevok zamestnávateľa do plánu 401(k).
- Životné poistenie hradené spoločnosťou.
- Program úhrady školného.
- Možnosti školení.
- Program rozvoja vedúcich pracovníkov.
- Formálny mentorský program.
- Aktívna skupina mladých profesionálov.
- Poistenie domácich zvierat.