Moffatt & Nichol là công ty tư vấn kỹ thuật và thiết kế tập trung vào cơ sở hạ tầng cho cảng biển, giao thông, tài nguyên nước và khả năng chống chịu trước các thách thức môi trường. Với hơn 75 năm kinh nghiệm, công ty hỗ trợ các dự án liên quan đến vận chuyển hàng hóa, quản lý vùng ven biển, thẩm định thương mại, cũng như thiết kế kiến trúc và cảnh quan bền vững. Công việc của công ty kết hợp quy hoạch, thiết kế kỹ thuật và công nghệ để góp phần định hình cơ sở hạ tầng phù hợp với điều kiện tự nhiên và nhu cầu của cộng đồng.
Trợ lý Hành chính, Vận hành Văn phòng AEC
Hỗ trợ vận hành văn phòng, hồ sơ dự án, sắp xếp chuyến đi và xử lý hóa đơn tại Moffatt & Nichol. Công ty thiết kế hạ tầng ven sông, ven biển và các công trình giao thông.
Mô tả
- Tiếp đón khách, xử lý thư từ và yêu cầu vật tư, đồng thời hỗ trợ các nhu cầu văn phòng hằng ngày.
- Phối hợp với bộ phận CNTT để khắc phục sự cố và bảo trì thiết bị văn phòng, máy tính.
- Điều phối lịch họp, công tác hậu cần, dịch vụ ăn uống và việc chuẩn bị phòng họp.
- Phối hợp với bộ phận Kế toán và Nhân sự.
- Quản lý thiết bị và vật tư văn phòng, nhà bếp, bao gồm đặt mua và bảo trì.
- Hỗ trợ quản lý dự án và tài liệu bằng cách thu thập thông tin, hoàn thiện hồ sơ số và sắp xếp tài liệu kỹ thuật, hồ sơ đề xuất.
- Chuẩn bị thư gửi và bộ hồ sơ chuyển giao, tạo thư mục công việc, quét, in và sao chép tài liệu.
- Theo dõi thời hạn dự án và nhiệm vụ, đồng thời thiết lập hệ thống nhắc việc.
- Lên lịch và duy trì phòng hội nghị phục vụ các cuộc họp của nhân viên và khách hàng.
- Sắp xếp chuyến đi, bao gồm chỗ ở, bữa ăn và lịch trình.
- Nhập hóa đơn phải trả và gán mã văn phòng hoặc mã dự án.
- Tải hóa đơn lên hệ thống kế toán và theo dõi tình trạng gửi hóa đơn.
- Phối hợp với bộ phận CNTT và Nhân sự về việc bố trí văn phòng, giấy tờ tiếp nhận nhân viên và công tác định hướng cho nhân viên mới.
- Chuyển các trường hợp ngoại lệ và vấn đề không theo quy trình thông thường cho giám sát viên xử lý.
Yêu cầu
- Tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc có bằng cấp tương đương.
- Thường có từ 3–5 năm kinh nghiệm hỗ trợ hành chính hoặc văn phòng; ưu tiên kinh nghiệm trong lĩnh vực kiến trúc hoặc kỹ thuật.
- Có tác phong giao tiếp qua điện thoại chuyên nghiệp.
- Có kỹ năng tổ chức tốt, có khả năng xử lý nhiều việc, làm việc hiệu quả và đáp ứng thời hạn trong môi trường thường xuyên bị gián đoạn.
- Thành thạo các hệ thống hành chính cơ bản và phần mềm văn phòng thông dụng, bao gồm Microsoft Word và Excel.
- Có kiến thức nền tảng về quy trình lập hồ sơ dự án và hệ thống nhập hóa đơn hoặc công nợ phải trả.
- Truyền đạt thông tin cập nhật rõ ràng và điều chỉnh cách giao tiếp phù hợp với nhu cầu của nhóm.
- Làm việc dưới sự giám sát chung, tự hoàn thành nhiệm vụ được giao theo quy trình đã thiết lập và chuyển các trường hợp ngoại lệ đến cấp phù hợp.
- Phải vượt qua kiểm tra lý lịch sau khi nhận đề nghị tuyển dụng và trước khi bắt đầu làm việc, đáp ứng tiêu chuẩn NIST 800-171.
- Được phép làm việc hợp pháp tại Hoa Kỳ và cung cấp giấy tờ việc làm bắt buộc khi được tuyển dụng.
- Có khả năng làm công việc ít vận động trong thời gian dài, giao tiếp với khách hàng và thỉnh thoảng đi công tác.
Phúc lợi
- Chế độ phúc lợi toàn diện, có tính cạnh tranh cao với mức đóng góp của nhân viên thấp.
- Bảo hiểm gia đình.
- Có chương trình với mức khấu trừ thấp.
- Mức đóng góp đối ứng HSA hào phóng.
- Chương trình chăm sóc sức khỏe có thưởng khuyến khích tài chính.
- Các buổi tư vấn cá nhân hằng tháng với chuyên gia dinh dưỡng.
- Được tiếp cận Dược sĩ Healthwise.
- Ứng dụng chánh niệm, bao gồm Calm và BetterHelp.
- Chương trình hỗ trợ nhân viên miễn phí và bảo mật.
- 15–25 ngày nghỉ có lương, tùy theo mức độ kinh nghiệm.
- Bảy ngày nghỉ lễ có lương.
- Một ngày nghỉ lễ linh hoạt.
- Đóng góp đối ứng vào quỹ 401(k).
- Bảo hiểm nhân thọ do công ty chi trả.
- Chương trình hoàn trả học phí.
- Cơ hội đào tạo.
- Chương trình phát triển năng lực lãnh đạo.
- Chương trình cố vấn chính thức.
- Nhóm Chuyên gia trẻ hoạt động tích cực.
- Bảo hiểm thú cưng.