Moffatt & Nichol je konzultační společnost zaměřená na inženýrství a projektování infrastruktury pro přístavy, dopravu, vodní zdroje a environmentální odolnost. Díky více než 75 letům zkušeností podporuje projekty týkající se pohybu nákladu, správy pobřežních oblastí, komerční due diligence a udržitelné architektury a krajinářského designu. Její práce propojuje plánování, technické projektování a technologie s cílem vytvářet infrastrukturu, která reaguje na přírodní podmínky a potřeby komunit.
Administrativní asistent pro provoz kanceláře AEC
Podporujte provoz kanceláře, projektovou dokumentaci, organizaci cest a zpracování faktur ve společnosti Moffatt & Nichol. Společnost navrhuje pobřežní infrastrukturu a dopravní zařízení.
Popis
- Zajišťujte recepci, poštu a požadavky na kancelářské potřeby a podporujte každodenní chod kanceláře.
- Spolupracujte s IT při řešení problémů a údržbě kancelářského a počítačového vybavení.
- Koordinujte rozvrhy schůzek, logistiku, catering a přípravu místností.
- Spolupracujte s účetním oddělením a oddělením lidských zdrojů.
- Spravujte kancelářské a kuchyňské vybavení a zásoby, včetně objednávání a údržby.
- Podporujte kontrolu projektů a dokumentů: shromažďujte informace, vyplňujte digitální záznamy a organizujte technické podklady a materiály k nabídkám.
- Připravujte poštovní zásilky a průvodní balíčky, zakládejte složky projektů a skenujte, tiskněte a kopírujte dokumenty.
- Sledujte termíny projektů a úkolů a nastavujte systém připomínek.
- Rezervujte konferenční místnosti a pečujte o ně pro schůzky zaměstnanců a klientů.
- Zajišťujte pracovní cesty včetně ubytování, stravování a itinerářů.
- Zadávejte faktury k úhradě a přiřazujte jim kancelářské nebo projektové kódy.
- Nahrávejte faktury do účetního systému a sledujte stav jejich zpracování.
- Spolupracujte s IT a HR při přípravě kanceláře, dokumentů k nástupu a organizaci zaškolení nových zaměstnanců.
- Nestandardní případy a výjimky předávejte nadřízenému.
Požadavky
- Maturitní vysvědčení nebo rovnocenné vzdělání.
- Obvykle 3–5 let zkušeností v administrativě nebo kancelářské podpoře; zkušenosti z architektonického či inženýrského prostředí jsou výhodou.
- Výborné telefonické vystupování.
- Dobré organizační schopnosti, schopnost zvládat více úkolů, pracovat efektivně a dodržovat termíny i při častém přerušování.
- Znalost základních administrativních systémů a běžného kancelářského softwaru včetně Microsoft Word a Excel.
- Základní znalost postupů pro projektovou dokumentaci a systémů závazků nebo zadávání faktur.
- Jasně sděluje novinky a přizpůsobuje styl komunikace potřebám týmu.
- Pracuje pod obecným dohledem, samostatně plní zadané úkoly podle stanovených postupů a náležitě předává výjimky.
- Je nutné úspěšně absolvovat prověrku minulosti po nabídce práce a před nástupem, která splňuje požadavky NIST 800-171.
- Je nutné mít zákonné oprávnění pracovat ve Spojených státech a při nástupu předložit požadované pracovní doklady.
- Schopnost dlouhodobě vykonávat sedavou práci, jednat s klienty a příležitostně cestovat.
Benefity
- Komplexní a vysoce konkurenceschopné benefity s nízkými příspěvky zaměstnanců.
- Rodinné pojistné krytí.
- K dispozici je plán s nízkou spoluúčastí.
- Štědrý příspěvek zaměstnavatele do HSA.
- Program podpory zdraví s finančními pobídkami.
- Měsíční individuální konzultace s výživovými poradci.
- Přístup ke službám lékárníka Healthwise.
- Aplikace pro všímavost včetně Calm a BetterHelp.
- Bezplatné důvěrné programy pomoci zaměstnancům.
- 15–25 dní placeného volna podle úrovně zkušeností.
- Sedm placených svátků.
- Jeden pohyblivý den volna navíc.
- Příspěvky zaměstnavatele do plánu 401(k).
- Životní pojištění hrazené společností.
- Program úhrady školného.
- Možnosti školení.
- Program rozvoje vedoucích schopností.
- Formální program mentoringu.
- Aktivní skupina mladých profesionálů.
- Pojištění domácích mazlíčků.