행정 보조원, AEC 사무실 운영
Moffatt & Nichol에서 사무실 운영, 프로젝트 문서, 출장 예약 및 송장 처리를 지원합니다. 회사는 워터프런트 기반 시설과 교통 시설을 설계합니다.
설명
- 방문객 응대, 우편물 처리, 비품 요청 대응을 포함해 일상적인 사무실 업무를 지원합니다.
- IT 부서와 협력해 사무실 및 컴퓨터 장비의 문제를 해결하고 유지 관리합니다.
- 회의 일정, 운영 세부 사항, 케이터링 및 회의실 준비를 조율합니다.
- 회계 및 인사 부서와 협력합니다.
- 사무실과 주방의 장비 및 비품을 관리하고 발주와 유지 관리도 담당합니다.
- 정보 수집, 디지털 기록 작성, 기술 자료 및 제안서 자료 정리를 통해 프로젝트와 문서 관리를 지원합니다.
- 우편물과 송부 자료를 준비하고 업무 폴더를 만들며 문서를 스캔, 인쇄 및 복사합니다.
- 프로젝트와 업무의 마감일을 확인하고 알림 체계를 마련합니다.
- 직원 및 고객 회의에 사용할 회의실을 예약하고 관리합니다.
- 숙박, 식사 및 일정을 포함한 출장을 준비합니다.
- 매입금 송장을 입력하고 사무실 또는 프로젝트 코드를 지정합니다.
- 송장을 회계 시스템에 업로드하고 제출 상태를 확인합니다.
- 사무실 준비, 입사 서류 및 신규 직원 오리엔테이션 일정과 관련해 IT 및 인사 부서와 조율합니다.
- 예외 사항이나 표준 절차를 벗어나는 문제는 관리자에게 보고합니다.
지원 자격
- 고등학교 졸업장 또는 이에 준하는 학력.
- 일반적으로 행정 또는 사무 지원 경력 3~5년이 필요하며, 건축 또는 엔지니어링 분야 경험이 있으면 우대합니다.
- 전화 응대 능력이 뛰어난 분.
- 조직력이 뛰어나고, 잦은 업무 중단 속에서도 여러 업무를 처리하며 효율적으로 일하고 마감일을 지킬 수 있는 분.
- Microsoft Word와 Excel을 포함한 주요 행정 시스템 및 표준 사무용 소프트웨어 활용 능력.
- 프로젝트 문서 관리 관행과 매입금 또는 송장 입력 시스템에 관한 기초 지식.
- 진행 상황을 명확히 전달하고 팀의 필요에 맞게 소통 방식을 조정할 수 있는 분.
- 일반적인 감독 아래 정해진 절차에 따라 맡은 업무를 독립적으로 완료하고 예외 사항을 적절히 보고할 수 있는 분.
- 채용 제안 후 입사 전에 실시하는 NIST 800-171 준수 신원 조회를 통과해야 합니다.
- 미국에서 합법적으로 일할 수 있어야 하며 입사 시 필요한 고용 서류를 제출해야 합니다.
- 장시간 앉아서 일하고 고객과 소통하며 가끔 출장을 갈 수 있는 분.
복리후생
- 직원 부담금이 낮은 포괄적이고 경쟁력 높은 복리후생.
- 가족 보장.
- 공제액이 낮은 플랜 제공.
- 넉넉한 HSA 매칭 지원금.
- 재정적 인센티브를 제공하는 웰니스 프로그램.
- 영양사와 매월 일대일 상담.
- Healthwise 약사 서비스 이용.
- Calm 및 BetterHelp를 포함한 마음챙김 앱.
- 무료 비밀 보장 직원 지원 프로그램.
- 경력 수준에 따라 15~25일의 유급 휴가.
- 유급 공휴일 7일.
- 자유롭게 지정할 수 있는 유급 휴일 1일.
- 401(k) 매칭 지원.
- 회사 부담 생명보험.
- 등록금 환급 프로그램.
- 교육 기회.
- 리더십 개발 프로그램.
- 공식 멘토링 프로그램.
- 활발한 청년 전문가 그룹.
- 반려동물 보험.