Moffatt & Nichol es una consultora de ingeniería y diseño especializada en infraestructuras portuarias, transporte, recursos hídricos y resiliencia medioambiental. Con más de 75 años de experiencia, la firma participa en proyectos relacionados con el movimiento de mercancías, la gestión costera, la diligencia debida comercial y el diseño sostenible de arquitectura y paisajismo. Su trabajo integra la planificación, el diseño técnico y la tecnología para contribuir al desarrollo de infraestructuras adaptadas a las condiciones naturales y a las necesidades de las comunidades.
Asistente administrativo, operaciones de oficina AEC
Apoya las operaciones de oficina, la documentación de proyectos, los preparativos de viajes y el procesamiento de facturas en Moffatt & Nichol. La empresa diseña infraestructura costera e instalaciones de transporte.
Descripción
- Atiende la recepción, el correo y las solicitudes de suministros, y apoya las necesidades cotidianas de la oficina.
- Colabora con el área de TI para resolver problemas y mantener los equipos de oficina e informática.
- Coordina horarios, logística, servicio de catering y preparación de salas para reuniones.
- Coordina tareas con Contabilidad y Recursos Humanos.
- Gestiona los equipos y suministros de oficina y cocina, incluidos los pedidos y el mantenimiento.
- Apoya el control de proyectos y documentos recopilando información, completando registros digitales y organizando materiales técnicos y de propuestas.
- Prepara envíos y paquetes de transmisión, crea carpetas de trabajo y escanea, imprime y fotocopia documentos.
- Supervisa los plazos de proyectos y tareas, y establece sistemas de recordatorio.
- Programa y mantiene salas de conferencias para reuniones con el personal y clientes.
- Organiza viajes, incluidos alojamiento, comidas e itinerarios.
- Registra facturas de cuentas por pagar y asigna códigos de oficina o proyecto.
- Carga facturas en el sistema contable y supervisa el estado de su presentación.
- Coordina con TI y Recursos Humanos la preparación de la oficina, la documentación de incorporación y la logística de orientación para nuevos empleados.
- Remite las excepciones y los asuntos no habituales a un supervisor.
Requisitos
- Título de educación secundaria o equivalente.
- Por lo general, de 3 a 5 años de experiencia en tareas administrativas o de apoyo de oficina; se prefiere experiencia en un entorno de arquitectura o ingeniería.
- Excelente trato telefónico.
- Sólidas habilidades de organización, con capacidad para realizar varias tareas, trabajar eficazmente y cumplir plazos pese a las interrupciones frecuentes.
- Dominio de los sistemas administrativos básicos y del software de oficina habitual, incluidos Microsoft Word y Excel.
- Conocimientos en desarrollo de prácticas de documentación de proyectos y de sistemas de cuentas por pagar o registro de facturas.
- Comunica las novedades con claridad y adapta su estilo de comunicación a las necesidades del equipo.
- Trabaja bajo supervisión general y completa tareas asignadas de forma independiente conforme a los procedimientos establecidos, remitiendo las excepciones según corresponda.
- Debe superar satisfactoriamente una verificación de antecedentes posterior a la oferta y previa al empleo, conforme a NIST 800-171.
- Debe tener autorización legal para trabajar en Estados Unidos y presentar la documentación laboral requerida al ser contratado.
- Capacidad para realizar trabajo sedentario durante períodos prolongados, interactuar con clientes y viajar ocasionalmente.
Beneficios
- Paquete integral de beneficios muy competitivo, con bajas contribuciones de los empleados.
- Cobertura familiar.
- Plan disponible con deducible bajo.
- Generosa aportación de contrapartida a la HSA.
- Programa de bienestar con incentivos económicos.
- Sesiones individuales mensuales con especialistas en nutrición.
- Acceso a un farmacéutico de Healthwise.
- Aplicaciones de atención plena, como Calm y BetterHelp.
- Programas de asistencia al empleado gratuitos y confidenciales.
- Entre 15 y 25 días de tiempo libre remunerado, según el nivel de experiencia.
- Siete días festivos remunerados.
- Un día festivo flotante.
- Aportación equivalente al plan 401(k).
- Seguro de vida pagado por la empresa.
- Programa de reembolso de matrícula.
- Oportunidades de formación.
- Programa de desarrollo de liderazgo.
- Programa formal de mentoría.
- Grupo activo de Jóvenes Profesionales.
- Seguro para mascotas.