初級行政分析師——設施與綜合行政 | 雅馬哈株式會社
臨時行政分析師，負責雅馬哈巴西樂器公司的設施、職業健康與安全、差旅、活動、供應商、庫存及外籍高階主管支援。 協助維護辦公室營運、合規紀錄、採購控制和員工體驗相關工作。
說明
- 與人力資源部門及／或職業健康與安全部門（SESMT）協調職業健康與安全活動
- 追蹤職業健康檢查、訓練、宣導活動、文件控管、個人防護用品發放及行動計畫
- 監督日常設施營運，包括清潔、櫃台接待、茶水間服務、公用事業及門禁控制
- 建立並追蹤預防性及矯正性維護請求，更新期限，並與服務商及供應商協調
- 協助經理管理公司車輛車隊紀錄及控制
- 支援公司差旅及外籍高階主管相關安排，包括詢價、預訂、行程、變更及取消
- 協助規劃及執行內部公司活動與內部溝通專案
- 維護庫存紀錄，並支援辦公用品及消耗品採購
- 準備詢價請求、採購申請及採購訂單，並進行發票及文件初步檢查
- 維護合約、付款及預算控制，供經理審查
- 整理及維護文件、紀錄、許可證、證書、檢查清單及佐證資料
- 辨識設施、健康與安全、差旅及活動方面即將到期的事項及未解決事項
- 協助規劃、溝通及執行年度預防日曆，包括宣導活動、訓練、檢查、工作場所安全週（SIPAT）及緊急演練
- 維護費用、服務請求、期限、維護、差旅、活動及健康與安全活動的試算表和基本關鍵績效指標
- 支援員工體驗及內部溝通計畫
- 撰寫公告及基本內容供審查
- 為外籍高階主管提供行政支援，包括行程、會議、差旅、文件及請求轉辦
- 管理辦公室設施及維護工作，包括預防性及矯正性需求以及供應商關係
- 追蹤辦公室維修、改善及翻新專案
- 維持整潔、實用且保存良好的工作空間
- 管理公司資產庫存紀錄，並支援資產識別、移轉及控制
職位要求
- 已完成或正在攻讀企業管理、人力資源、行政秘書、設施管理或相關領域的學士學位，或接受過秘書學或行政管理技術訓練
- 具備中等英語口說及書寫能力，能與外籍高階主管、供應商及國際合作夥伴溝通
- 熟悉 Microsoft Office，包括具備用於控管及報告的中級 Excel 能力
- 具備職業健康與安全、設施管理及外籍高階主管支援流程的基本知識
- 具備服務請求平台、旅行社或 ERP 系統經驗者佳
- 能擔任內部事故預防及反騷擾委員會（CIPAA）秘書及緊急應變團隊成員，包括參加必要的訓練、會議、檢查、演練以及預防和緊急應變活動
- 具備良好的組織及優先順序管理能力，能有紀律地維護紀錄並注重細節
- 溝通清楚、親切，具備良好寫作能力及專業操守
- 能以英語與外籍高階主管、供應商及內部團隊溝通
- 具備服務導向思維，能謹慎保密，並組織高階主管行程、約會、文件及請求
- 能維護控管資料、監控費用及期限、追蹤基本關鍵績效指標，並向經理回報偏差
- 對既定流程採取積極、靈活及自主的工作方式
- 重視安全、合規及內部政策
- 能靈活處理變動中的優先事項，具備跨文化敏感度，並能配合差旅、活動及緊急請求
- 具備團隊合作精神，能與人力資源、職業健康與安全部門、財務、經理、員工及外部合作夥伴建立有效關係
福利待遇
- 醫療保險
- 交通津貼
- 餐費津貼
- 臨時合約
- 混合辦公