Yamaha Corporation — міжнародна компанія, що працює у сферах обладнання, освіти та роздрібної торгівлі й обслуговує музикантів, аудіопрофесіоналів, творців контенту та тих, хто навчається. Її асортимент охоплює піаніно, клавішні інструменти, гітари, бас-гітари, підсилювачі, ударні установки, духові та струнні інструменти, перкусію, навушники, портативні системи звукоусилення, обладнання для виробництва аудіо, аудіопродукти для стримінгу та ігор, а також мобільні застосунки для iOS і Android. Компанія також підтримує музичну освіту й навчання, сервісне обслуговування продукції, роботу авторизованих дилерів, онлайн-торгівлю та клієнтів на міжнародних ринках.
Молодший адміністративний аналітик — об’єкти та загальне адміністрування | Yamaha Corporation
Тимчасова посада адміністративного аналітика з підтримкою об’єктів, охорони праці, поїздок, заходів, постачальників, інвентарю та експатріованих керівників у Yamaha Musical do Brasil.
Опис
- Координувати заходи з охорони праці спільно з відділом кадрів та/або відділом охорони праці (SESMT)
- Відстежувати медичні огляди, навчання, кампанії, контроль документів, видачу ЗІЗ і плани заходів
- Контролювати щоденну роботу об’єктів, зокрема прибирання, роботу рецепції, послуги кімнати відпочинку, комунальні послуги та контроль доступу
- Створювати й відстежувати заявки на профілактичне та коригувальне обслуговування, оновлювати строки та координувати роботу із сервісними організаціями й постачальниками
- Допомагати керівнику вести записи та контролювати автопарк компанії
- Підтримувати організацію корпоративних поїздок і поїздок експатріованих керівників, зокрема запити цін, бронювання, маршрути, зміни та скасування
- Допомагати організовувати та проводити внутрішні корпоративні заходи й ініціативи з внутрішніх комунікацій
- Вести облік інвентарю та підтримувати закупівлі канцелярських товарів і витратних матеріалів
- Готувати запити цін, заявки на закупівлю та замовлення на закупівлю, а також проводити первинну перевірку рахунків і документів
- Вести контроль договорів, платежів і бюджету для перевірки керівником
- Організовувати та підтримувати документи, записи, ліцензії, сертифікати, контрольні списки й підтвердні матеріали
- Виявляти майбутні строки та невирішені питання у сфері об’єктів, охорони праці, поїздок і заходів
- Допомагати планувати, комунікувати та виконувати щорічний календар профілактичних заходів, зокрема кампанії, навчання, перевірки, Тиждень безпеки на робочому місці (SIPAT) і аварійні навчання
- Вести електронні таблиці та базові KPI щодо витрат, сервісних заявок, строків, обслуговування, поїздок, заходів і діяльності з охорони праці
- Підтримувати програми покращення досвіду працівників і внутрішні комунікації
- Готувати оголошення та базові матеріали для перевірки
- Надавати адміністративну підтримку експатріованим керівникам у питаннях розкладу, зустрічей, поїздок, документів і маршрутизації запитів
- Керувати об’єктами та обслуговуванням офісу, зокрема профілактичними й коригувальними роботами та відносинами з постачальниками
- Відстежувати ремонт офісу, поліпшення та проєкти реконструкції
- Підтримувати організовані, функціональні та належно збережені робочі простори
- Вести облік активів компанії та підтримувати ідентифікацію, переміщення й контроль активів
Вимоги
- Завершене або незавершене навчання за програмою бакалаврату з ділового адміністрування, управління персоналом, секретарської справи, управління об’єктами чи спорідненої галузі або технічна освіта за напрямом секретарської справи чи адміністрування
- Середній рівень усної та письмової англійської мови для спілкування з експатріованими керівниками, постачальниками та міжнародними партнерами
- Володіння Microsoft Office, зокрема Excel на середньому рівні для ведення контролю та звітності
- Базові знання у сфері охорони праці, управління об’єктами та процедур підтримки експатріованих керівників
- Досвід роботи з платформами сервісних заявок, туристичними агентствами або ERP-системами буде перевагою
- Готовність виконувати функції секретаря Внутрішньої комісії із запобігання нещасним випадкам і домаганням (CIPAA) та учасника групи реагування на надзвичайні ситуації, зокрема проходити необхідне навчання, брати участь у зустрічах, перевірках, навчаннях і заходах із профілактики та реагування на надзвичайні ситуації
- Сильні навички організації та визначення пріоритетів, дисципліноване ведення записів і увага до деталей
- Чітка, ввічлива комунікація, ефективне письмове мовлення та професійна поведінка
- Здатність спілкуватися англійською з експатріованими керівниками, постачальниками та внутрішніми командами
- Сервісне мислення, тактовність, конфіденційність і здатність організовувати розклад, зустрічі, документи та запити керівників
- Здатність вести контроль, відстежувати витрати й строки, контролювати базові KPI та повідомляти керівнику про відхилення
- Проактивний, гнучкий і самостійний підхід до встановлених процедур
- Відданість безпеці, дотриманню вимог і внутрішнім політикам
- Гнучкість у роботі зі змінними пріоритетами, міжкультурна чутливість і готовність до поїздок, заходів та термінових запитів
- Командний підхід і здатність будувати ефективні відносини з відділом кадрів, відділом охорони праці, фінансовим відділом, керівниками, працівниками та зовнішніми партнерами
Переваги
- Медичне страхування
- Компенсація транспортних витрат
- Компенсація харчування
- Тимчасовий договір
- Гібридний формат роботи