Yamaha Corporation on maailmanlaajuinen laitteisto-, koulutus- ja vähittäiskauppayritys, joka palvelee muusikoita, äänialan ammattilaisia, sisällöntuottajia ja oppijoita. Sen tuotevalikoimaan kuuluvat pianot, kosketinsoittimet, kitarat, bassot, vahvistimet, rummut, puhallin- ja jousisoittimet, lyömäsoittimet, kuulokkeet, kannettavat PA-järjestelmät, äänentuotantolaitteet, suoratoistoon ja pelaamiseen tarkoitetut äänituotteet sekä iOS- ja Android-mobiilisovellukset. Yritys tukee myös musiikkikoulutusta ja -valmennusta, tuotteiden huoltoa, valtuutettuja jälleenmyyjiä, verkkokauppaa sekä asiakkaita kansainvälisillä markkinoilla.
Nuorempi hallintoanalyytikko – tilat ja yleishallinto | Yamaha Corporation
Määräaikainen hallintoanalyytikko tukee toimitiloja, työterveyttä ja -turvallisuutta, matkustamista, tapahtumia, toimittajia, varastoa sekä ulkomaankomennuksella olevien johtajien tukipalveluja Yamaha Musical do Brasilissa.
Kuvaus
- Koordinoi työterveys- ja työturvallisuustoimia henkilöstöhallinnon ja/tai työterveys- ja työturvallisuusosaston (SESMT) kanssa
- Seuraa työterveystarkastuksia, koulutuksia, kampanjoita, asiakirjahallintaa, henkilönsuojainten jakelua ja toimenpidesuunnitelmia
- Valvoo päivittäisiä toimitilatoimintoja, kuten siivousta, vastaanottoa, taukotilapalveluja, yleishyödykkeitä ja kulunvalvontaa
- Laatii ja seuraa ennakoivan ja korjaavan kunnossapidon pyyntöjä, päivittää määräaikoja sekä koordinoi palveluntarjoajien ja toimittajien kanssa
- Avustaa esihenkilöä yrityksen ajoneuvokannan tietojen ja valvonnan ylläpidossa
- Tukee yritysmatkustamista ja ulkomaankomennuksella olevien johtajien matkajärjestelyjä, kuten tarjouksia, varauksia, matkasuunnitelmia, muutoksia ja peruutuksia
- Auttaa sisäisten yritystapahtumien ja sisäisen viestinnän hankkeiden järjestämisessä ja toteuttamisessa
- Ylläpitää varastotietoja ja tukee toimistotarvikkeiden ja kulutustarvikkeiden hankintaa
- Laatii tarjouspyyntöjä, hankinta- ja ostotilauksia sekä tekee alustavat lasku- ja asiakirjatarkastukset
- Ylläpitää sopimus-, maksu- ja budjettiseurantaa esihenkilön tarkastelua varten
- Järjestää ja ylläpitää asiakirjoja, tietueita, lupia, todistuksia, tarkistuslistoja ja tositteita
- Tunnistaa toimitiloihin, työterveyteen ja -turvallisuuteen, matkustamiseen ja tapahtumiin liittyvät tulevat määräajat ja ratkaisemattomat asiat
- Auttaa suunnittelemaan, viestimään ja toteuttamaan vuotuista työturvallisuuskalenteria, johon kuuluvat kampanjat, koulutukset, tarkastukset, työturvallisuusviikko (SIPAT) ja hätätilaharjoitukset
- Ylläpitää taulukkolaskentoja ja perustason KPI-mittareita kuluista, palvelupyynnöistä, määräajoista, kunnossapidosta, matkustamisesta, tapahtumista sekä työterveys- ja työturvallisuustoimista
- Tukee työntekijäkokemusta ja sisäisen viestinnän ohjelmia
- Laatii ilmoitusluonnoksia ja perussisältöä tarkastettavaksi
- Tarjoaa hallinnollista tukea ulkomaankomennuksella oleville johtajille aikatauluissa, kokouksissa, matkoissa, asiakirjoissa ja pyyntöjen ohjaamisessa
- Hallinnoi toimiston toimitiloja ja kunnossapitoa, mukaan lukien ennakoivat ja korjaavat toimet sekä toimittajasuhteet
- Seuraa toimiston korjaus-, parannus- ja kunnostushankkeita
- Huolehtii työtilojen järjestyksestä, toimivuudesta ja hyvästä kunnosta
- Ylläpitää yrityksen omaisuusrekistereitä ja tukee omaisuuden tunnistamista, siirtoja ja valvontaa
Vaatimukset
- Suoritetut tai käynnissä olevat korkeakouluopinnot liiketaloudessa, henkilöstöhallinnossa, johdon assistenttityössä, toimitilajohtamisessa tai vastaavalla alalla tai tekninen koulutus sihteerityössä tai hallinnossa
- Suullisen ja kirjallisen englannin keskitasoinen taito viestintään ulkomaankomennuksella olevien johtajien, toimittajien ja kansainvälisten kumppaneiden kanssa
- Microsoft Officen hallinta, mukaan lukien Excelin keskitasoinen osaaminen seurantaan ja raportointiin
- Perustiedot työterveydestä ja -turvallisuudesta, toimitiloista sekä ulkomaankomennuksella olevien johtajien tukirutiineista
- Kokemus palvelupyyntöalustoista, matkatoimistoista tai ERP-järjestelmistä katsotaan eduksi
- Valmius toimia tapaturmien ja häirinnän ehkäisyä käsittelevän sisäisen komission (CIPAA) sihteerinä sekä hätätilanteiden toimintaryhmän jäsenenä, mukaan lukien vaaditut koulutukset, kokoukset, tarkastukset, harjoitukset sekä ennaltaehkäisy- ja hätätilannetoimet
- Erinomaiset organisointi- ja priorisointitaidot, järjestelmällinen tietojen ylläpito ja tarkkuus
- Selkeä ja kohtelias viestintä, tehokas kirjallinen ilmaisu ja ammattimainen käytös
- Kyky viestiä englanniksi ulkomaankomennuksella olevien johtajien, toimittajien ja sisäisten tiimien kanssa
- Palveluhenkinen asenne, hienotunteisuus, luottamuksellisuus ja kyky järjestää johdon aikatauluja, tapaamisia, asiakirjoja ja pyyntöjä
- Kyky ylläpitää seurantaa, valvoa kuluja ja määräaikoja, seurata perustason KPI-mittareita sekä raportoida poikkeamista esihenkilölle
- Aktiivinen, ketterä ja itsenäinen työskentelyote vakiintuneissa rutiineissa
- Sitoutuminen turvallisuuteen, vaatimustenmukaisuuteen ja sisäisiin toimintaperiaatteisiin
- Joustavuus muuttuvien prioriteettien hallinnassa, kulttuurienvälinen herkkyys sekä valmius matkustamiseen, tapahtumiin ja kiireellisiin pyyntöihin
- Yhteistyökyky ja kyky rakentaa toimivia suhteita henkilöstöhallintoon, työterveys- ja työturvallisuusosastoon, taloushallintoon, esihenkilöihin, työntekijöihin ja ulkoisiin kumppaneihin
Edut
- Sairausvakuutus
- Kuljetuskorvaus
- Ateriakorvaus
- Määräaikainen työsopimus
- Hybridityö