Yamaha Corporation е глобална компания за хардуер, образование и търговия на дребно, която обслужва музиканти, аудио професионалисти, творци и учащи. Портфолиото ѝ включва пиана, клавирни инструменти, китари, бас китари, усилватели, барабани, духови и струнни инструменти, ударни инструменти, слушалки, преносими PA системи, оборудване за аудиопродукция, продукти за стрийминг и гейминг аудио, както и мобилни приложения за iOS и Android. Компанията също така подкрепя музикалното образование и обучението, продуктовото обслужване, оторизираните дилъри, онлайн търговията на дребно и клиентите на международните пазари.
Младши административен анализатор – управление на съоръженията и обща администрация | Yamaha Corporation
Временен административен анализатор, който подпомага управлението на съоръженията, безопасността и здравето при работа, пътуванията, събитията, доставчиците, инвентара и подкрепата на експатрирани ръководители в Yamaha Musical do Brasil.
Описание
- Координира дейностите по здравословни и безопасни условия на труд с отдел „Човешки ресурси“ и/или отдела по здраве и безопасност при работа (SESMT)
- Проследява медицински прегледи, обучения, кампании, контрол на документи, разпределение на лични предпазни средства и планове за действие
- Наблюдава ежедневните операции по управление на съоръженията, включително почистване, рецепция, услуги в кухненското помещение, комунални услуги и контрол на достъпа
- Създава и проследява заявки за превантивна и коригираща поддръжка, актуализира срокове и координира доставчици на услуги и доставчици
- Подпомага мениджъра с регистрите и контрола на автомобилния парк на компанията
- Подкрепя служебните пътувания и организацията за експатрирани ръководители, включително оферти, резервации, маршрути, промени и анулации
- Помага при организирането и провеждането на вътрешни корпоративни събития и инициативи за вътрешна комуникация
- Поддържа регистрите на наличностите и подпомага закупуването на офис консумативи и материали
- Подготвя заявки за оферти, заявки за покупки и поръчки за покупка и извършва първоначална проверка на фактури и документи
- Поддържа контрола на договори, плащания и бюджети за преглед от мениджъра
- Организира и поддържа документи, записи, лицензи, сертификати, контролни списъци и подкрепящи доказателства
- Идентифицира предстоящи срокове и нерешени въпроси в областта на съоръженията, здравето и безопасността, пътуванията и събитията
- Помага при планирането, комуникацията и изпълнението на годишния календар за превенция, включително кампании, обучения, инспекции, Седмица на безопасността на работното място (SIPAT) и аварийни тренировки
- Поддържа електронни таблици и основни KPI показатели за разходи, заявки за услуги, срокове, поддръжка, пътувания, събития и дейности по здраве и безопасност
- Подкрепя програми за преживяването на служителите и вътрешната комуникация
- Изготвя съобщения и основно съдържание за преглед
- Предоставя административна подкрепа на експатрирани ръководители относно графици, срещи, пътувания, документи и насочване на заявки
- Управлява офис съоръженията и поддръжката, включително превантивните и коригиращите нужди и отношенията с доставчиците
- Проследява ремонтите, подобренията и проектите за обновяване на офиса
- Поддържа организирани, функционални и добре съхранени работни пространства
- Поддържа регистрите на активите на компанията и подпомага идентифицирането, прехвърлянето и контрола на активите
Изисквания
- Завършено или текущо бакалавърско обучение по бизнес администрация, човешки ресурси, секретарски науки, управление на съоръжения или сродна област, или техническо обучение по секретарски науки или администрация
- Средно ниво на говорим и писмен английски език за комуникация с експатрирани ръководители, доставчици и международни партньори
- Умения за работа с Microsoft Office, включително средно ниво на Excel за контрол и отчетност
- Основни познания по здраве и безопасност при работа, управление на съоръжения и рутини за подкрепа на експатрирани ръководители
- Опит с платформи за заявки за услуги, туристически агенции или ERP системи се счита за предимство
- Готовност да изпълнява ролята на секретар на Вътрешната комисия за предотвратяване на инциденти и тормоз (CIPAA) и член на екип за реагиране при извънредни ситуации, включително необходимите обучения, срещи, инспекции, тренировки и дейности за превенция и реагиране при извънредни ситуации
- Силни умения за организация и приоритизиране, дисциплинирано поддържане на записи и внимание към детайлите
- Ясна и любезна комуникация, ефективно писане и професионално поведение
- Способност за комуникация на английски език с експатрирани ръководители, доставчици и вътрешни екипи
- Ориентирано към обслужване мислене с дискретност, поверителност и способност за организиране на графици, срещи, документи и заявки на ръководители
- Способност за поддържане на контролни механизми, наблюдение на разходи и срокове, проследяване на основни KPI показатели и докладване на отклонения на мениджъра
- Проактивен, гъвкав и самостоятелен подход към установените процедури
- Ангажираност към безопасността, съответствието и вътрешните политики
- Гъвкавост при управление на променящи се приоритети, междукултурна чувствителност и готовност за пътувания, събития и спешни заявки
- Сътруднически подход и способност за изграждане на ефективни отношения с отдел „Човешки ресурси“, отдела по здраве и безопасност при работа, финансите, мениджъри, служители и външни партньори
Придобивки
- Медицинска застраховка
- Добавка за транспорт
- Добавка за храна
- Временен договор
- Хибридна работа