Yamaha Corporation är ett globalt företag inom hårdvara, utbildning och detaljhandel som riktar sig till musiker, ljudspecialister, kreatörer och elever. Produktutbudet omfattar pianon, keyboards, gitarrer, basgitarrer, förstärkare, trummor, träblås- och stränginstrument, slagverk, hörlurar, portabla PA-system, utrustning för ljudproduktion, ljudprodukter för streaming och gaming samt mobilappar för iOS och Android. Företaget erbjuder även musikundervisning och utbildning, produktservice, auktoriserade återförsäljare, näthandel och kundsupport på internationella marknader.
Junior administrativ analytiker – fastigheter och allmän administration | Yamaha Corporation
Tillfällig administrativ analytiker som stödjer fastighetsdrift, arbetsmiljö och säkerhet, resor, evenemang, leverantörer, lager och expatriata chefer på Yamaha Musical do Brasil.
Beskrivning
- Samordna arbetsmiljö- och säkerhetsaktiviteter med HR och/eller arbetsmiljö- och säkerhetsavdelningen (SESMT)
- Följa upp arbetsmiljöundersökningar, utbildningar, kampanjer, dokumentkontroller, utdelning av personlig skyddsutrustning och åtgärdsplaner
- Övervaka den dagliga fastighetsdriften, inklusive städning, reception, pentryservice, försörjningstjänster och åtkomstkontroller
- Skapa och följa upp förebyggande och avhjälpande underhållsärenden, uppdatera tidsfrister och samordna med tjänsteleverantörer och leverantörer
- Assistera chefen med register och kontroller för företagets fordonsflotta
- Stödja affärsresor och arrangemang för expatriata chefer, inklusive offerter, bokningar, resplaner, ändringar och avbokningar
- Hjälpa till att organisera och genomföra interna företagsevenemang och initiativ för intern kommunikation
- Underhålla lagerregister och stödja inköp av kontorsmaterial och förbrukningsvaror
- Förbereda offertförfrågningar, inköpsrekvisitioner och inköpsorder samt utföra inledande kontroller av fakturor och dokument
- Underhålla kontroller av avtal, betalningar och budget för chefens granskning
- Organisera och underhålla dokument, register, licenser, certifikat, checklistor och styrkande underlag
- Identifiera kommande tidsfrister och olösta punkter inom fastigheter, arbetsmiljö och säkerhet, resor och evenemang
- Hjälpa till att planera, kommunicera och genomföra den årliga förebyggande kalendern, inklusive kampanjer, utbildningar, inspektioner, arbetsmiljöveckan (SIPAT) och nödlägesövningar
- Underhålla kalkylblad och grundläggande nyckeltal för utgifter, serviceärenden, tidsfrister, underhåll, resor, evenemang samt arbetsmiljö- och säkerhetsaktiviteter
- Stödja program för medarbetarupplevelse och intern kommunikation
- Utarbeta meddelanden och enklare innehåll för granskning
- Ge administrativt stöd till expatriata chefer med scheman, möten, resor, dokument och vidarebefordran av förfrågningar
- Ansvara för kontorslokaler och underhåll, inklusive förebyggande och avhjälpande behov samt leverantörsrelationer
- Följa upp reparationer, förbättringar och renoveringsprojekt på kontoret
- Upprätthålla organiserade, funktionella och välskötta arbetsplatser
- Hantera register över företagets tillgångar och stödja identifiering, överföringar och kontroller av tillgångar
Krav
- Avslutade eller pågående kandidatstudier i företagsekonomi, personalvetenskap, chefssekreterarutbildning, fastighetsförvaltning eller närliggande område, eller teknisk utbildning inom sekreterararbete eller administration
- Mellanliggande muntliga och skriftliga kunskaper i engelska för kommunikation med expatriata chefer, leverantörer och internationella samarbetspartner
- Goda kunskaper i Microsoft Office, inklusive medelnivå i Excel för kontroller och rapportering
- Grundläggande kunskaper om arbetsmiljö och säkerhet, fastighetsdrift och rutiner för stöd till expatriata chefer
- Erfarenhet av plattformar för serviceärenden, resebyråer eller ERP-system är meriterande
- Möjlighet att fungera som sekreterare för den interna kommissionen för förebyggande av olyckor och trakasserier (CIPAA) samt som medlem i insatsgruppen för nödsituationer, inklusive obligatoriska utbildningar, möten, inspektioner, övningar samt förebyggande åtgärder och insatser vid nödsituationer
- God förmåga att organisera och prioritera, disciplin i registerunderhåll och känsla för detaljer
- Tydlig och artig kommunikation, god skriftlig förmåga och professionellt uppträdande
- Förmåga att kommunicera på engelska med expatriata chefer, leverantörer och interna team
- Serviceinriktat förhållningssätt med diskretion, konfidentialitet och förmåga att organisera chefers scheman, möten, dokument och förfrågningar
- Förmåga att upprätthålla kontroller, följa upp utgifter och tidsfrister, spåra grundläggande nyckeltal och rapportera avvikelser till chefen
- Proaktivt, flexibelt och självständigt förhållningssätt till etablerade rutiner
- Engagemang för säkerhet, efterlevnad och interna policyer
- Flexibilitet att hantera förändrade prioriteringar, interkulturell känslighet och möjlighet att resa samt delta i evenemang och hantera brådskande förfrågningar
- Samarbetsinriktat arbetssätt och förmåga att bygga effektiva relationer med HR, arbetsmiljö- och säkerhetsavdelningen, ekonomi, chefer, medarbetare och externa partner
Förmåner
- Sjukförsäkring
- Reseersättning
- Måltidsersättning
- Tillfällig anställning
- Hybridarbete