Yamaha Corporation to międzynarodowa firma działająca w sektorach sprzętu, edukacji i handlu detalicznego, obsługująca muzyków, profesjonalistów audio, twórców oraz osoby uczące się. Jej oferta obejmuje pianina, instrumenty klawiszowe, gitary, gitary basowe, wzmacniacze, perkusje, instrumenty dęte i smyczkowe, instrumenty perkusyjne, słuchawki, przenośne systemy nagłośnieniowe, sprzęt do produkcji audio, produkty audio do streamingu i gier, a także aplikacje mobilne na iOS i Androida. Firma wspiera również edukację i naukę muzyki, serwisowanie produktów, działalność autoryzowanych dealerów, sprzedaż internetową oraz klientów na rynkach międzynarodowych.
Młodszy analityk administracyjny — obiekty i administracja ogólna | Yamaha Corporation
Tymczasowe stanowisko analityka administracyjnego wspierającego obsługę obiektów, bezpieczeństwo i higienę pracy, podróże, wydarzenia, dostawców, ewidencję zapasów oraz wsparcie zagranicznych członków kadry kierowniczej w Yamaha Musical do Brasil.
Opis
- Koordynowanie działań z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy we współpracy z działem HR i/lub działem BHP (SESMT)
- Monitorowanie badań medycyny pracy, szkoleń, kampanii, kontroli dokumentów, dystrybucji środków ochrony indywidualnej i planów działań
- Nadzorowanie codziennego funkcjonowania obiektów, w tym sprzątania, recepcji, usług w pomieszczeniach socjalnych, mediów i kontroli dostępu
- Tworzenie i monitorowanie zgłoszeń dotyczących konserwacji prewencyjnej i naprawczej, aktualizowanie terminów oraz koordynowanie współpracy z usługodawcami i dostawcami
- Wspieranie kierownika w prowadzeniu ewidencji i kontroli floty samochodowej firmy
- Wspieranie organizacji podróży służbowych i podróży zagranicznych członków kadry kierowniczej, w tym przygotowywanie wycen, rezerwacji, planów podróży, zmian i anulowań
- Pomoc w organizacji i realizacji wewnętrznych wydarzeń firmowych oraz inicjatyw z zakresu komunikacji wewnętrznej
- Prowadzenie ewidencji zapasów i wspieranie zakupów materiałów biurowych oraz eksploatacyjnych
- Przygotowywanie zapytań ofertowych, zapotrzebowań zakupowych i zamówień oraz wstępna weryfikacja faktur i dokumentów
- Prowadzenie kontroli umów, płatności i budżetu na potrzeby przeglądu przez kierownika
- Organizowanie i utrzymywanie dokumentów, rejestrów, licencji, certyfikatów, list kontrolnych i materiałów potwierdzających
- Identyfikowanie nadchodzących terminów i nierozwiązanych kwestii dotyczących obiektów, BHP, podróży i wydarzeń
- Pomoc w planowaniu, komunikowaniu i realizacji rocznego kalendarza działań prewencyjnych, w tym kampanii, szkoleń, inspekcji, Tygodnia Bezpieczeństwa w Miejscu Pracy (SIPAT) i ćwiczeń awaryjnych
- Prowadzenie arkuszy kalkulacyjnych i podstawowych KPI dotyczących wydatków, zgłoszeń serwisowych, terminów, konserwacji, podróży, wydarzeń oraz działań BHP
- Wspieranie programów związanych z doświadczeniem pracowników i komunikacją wewnętrzną
- Przygotowywanie ogłoszeń i podstawowych treści do weryfikacji
- Zapewnianie wsparcia administracyjnego zagranicznym członkom kadry kierowniczej w zakresie harmonogramów, spotkań, podróży, dokumentów i przekazywania zgłoszeń
- Zarządzanie obiektami i utrzymaniem biura, w tym potrzebami w zakresie konserwacji prewencyjnej i naprawczej oraz relacjami z dostawcami
- Monitorowanie napraw, ulepszeń i projektów modernizacji biura
- Utrzymywanie uporządkowanych, funkcjonalnych i dobrze zachowanych przestrzeni pracy
- Prowadzenie ewidencji majątku firmy oraz wspieranie identyfikacji, transferów i kontroli aktywów
Wymagania
- Ukończone lub trwające studia licencjackie z zakresu administracji biznesowej, zarządzania zasobami ludzkimi, sekretariatu, zarządzania obiektami lub dziedziny pokrewnej albo wykształcenie techniczne w zakresie sekretariatu lub administracji
- Średniozaawansowana znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie do komunikacji z zagranicznymi członkami kadry kierowniczej, dostawcami i partnerami międzynarodowymi
- Biegła obsługa pakietu Microsoft Office, w tym średniozaawansowana znajomość programu Excel do prowadzenia kontroli i raportowania
- Podstawowa wiedza z zakresu BHP, zarządzania obiektami i procedur wsparcia zagranicznych członków kadry kierowniczej
- Doświadczenie w pracy z platformami zgłoszeń serwisowych, biurami podróży lub systemami ERP będzie dodatkowym atutem
- Gotowość do pełnienia funkcji sekretarza Wewnętrznej Komisji ds. Zapobiegania Wypadkom i Molestowaniu (CIPAA) oraz członka zespołu reagowania kryzysowego, w tym udziału w wymaganych szkoleniach, spotkaniach, inspekcjach, ćwiczeniach oraz działaniach prewencyjnych i reagowania kryzysowego
- Doskonałe umiejętności organizacji i ustalania priorytetów, skrupulatne prowadzenie dokumentacji oraz dbałość o szczegóły
- Jasna i uprzejma komunikacja, sprawne pisanie oraz profesjonalne zachowanie
- Umiejętność komunikowania się w języku angielskim z zagranicznymi członkami kadry kierowniczej, dostawcami i zespołami wewnętrznymi
- Nastawienie na obsługę, dyskrecja, poufność oraz umiejętność organizowania harmonogramów, spotkań, dokumentów i zgłoszeń kadry kierowniczej
- Umiejętność prowadzenia kontroli, monitorowania wydatków i terminów, śledzenia podstawowych KPI oraz zgłaszania odchyleń kierownikowi
- Proaktywne, elastyczne i samodzielne podejście do ustalonych procedur
- Zaangażowanie w bezpieczeństwo, zgodność z wymaganiami i politykami wewnętrznymi
- Elastyczność w zarządzaniu zmieniającymi się priorytetami, wrażliwość międzykulturowa oraz gotowość do podróży, udziału w wydarzeniach i obsługi pilnych zgłoszeń
- Podejście zespołowe i umiejętność budowania skutecznych relacji z działem HR, działem BHP, finansami, kierownikami, pracownikami i partnerami zewnętrznymi
Benefity
- Ubezpieczenie medyczne
- Dodatek transportowy
- Dodatek żywieniowy
- Umowa tymczasowa
- Praca hybrydowa