Yamaha Corporation adalah perusahaan global di bidang perangkat keras, pendidikan, dan ritel yang melayani musisi, profesional audio, kreator, dan pelajar. Portofolionya mencakup piano, keyboard, gitar, bass, amplifier, drum, instrumen tiup dan gesek, perkusi, headphone, sistem PA portabel, peralatan produksi audio, produk audio untuk streaming dan gim, serta aplikasi seluler untuk iOS dan Android. Perusahaan ini juga mendukung pendidikan dan pelatihan musik, layanan produk, dealer resmi, ritel daring, serta pelanggan di berbagai pasar internasional.
Analis Administrasi Junior – Fasilitas dan Administrasi Umum | Yamaha Corporation
Analis administrasi sementara yang mendukung fasilitas, kesehatan dan keselamatan kerja, perjalanan dinas, acara, pemasok, inventaris, serta dukungan eksekutif ekspatriat di Yamaha Musical do Brasil.
Deskripsi
- Mengoordinasikan kegiatan kesehatan dan keselamatan kerja bersama HR dan/atau Departemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SESMT)
- Memantau pemeriksaan kesehatan kerja, pelatihan, kampanye, pengendalian dokumen, distribusi APD, dan rencana tindakan
- Mengawasi operasional fasilitas harian, termasuk kebersihan, resepsionis, layanan pantry, utilitas, dan pengendalian akses
- Membuat dan memantau permintaan pemeliharaan preventif dan korektif, memperbarui tenggat waktu, serta berkoordinasi dengan penyedia layanan dan pemasok
- Membantu manajer mengelola catatan dan pengendalian armada kendaraan perusahaan
- Mendukung perjalanan dinas dan pengaturannya bagi eksekutif ekspatriat, termasuk permintaan penawaran, pemesanan, rencana perjalanan, perubahan, dan pembatalan
- Membantu mengatur dan melaksanakan acara perusahaan internal serta inisiatif komunikasi internal
- Memelihara catatan inventaris dan mendukung pembelian perlengkapan serta bahan habis pakai kantor
- Menyiapkan permintaan penawaran, permintaan pembelian, dan pesanan pembelian, serta melakukan pemeriksaan awal atas faktur dan dokumen
- Memelihara pengendalian kontrak, pembayaran, dan anggaran untuk ditinjau manajer
- Mengatur dan memelihara dokumen, catatan, lisensi, sertifikat, daftar periksa, dan bukti pendukung
- Mengidentifikasi tenggat waktu yang akan datang dan hal-hal yang belum terselesaikan terkait fasilitas, kesehatan dan keselamatan, perjalanan, serta acara
- Membantu merencanakan, mengomunikasikan, dan melaksanakan kalender pencegahan tahunan, termasuk kampanye, pelatihan, inspeksi, Pekan Keselamatan Kerja (SIPAT), dan simulasi keadaan darurat
- Memelihara lembar kerja dan KPI dasar untuk pengeluaran, permintaan layanan, tenggat waktu, pemeliharaan, perjalanan, acara, serta kegiatan kesehatan dan keselamatan kerja
- Mendukung program pengalaman karyawan dan komunikasi internal
- Menyusun pengumuman dan konten dasar untuk ditinjau
- Memberikan dukungan administratif kepada eksekutif ekspatriat terkait jadwal, rapat, perjalanan, dokumen, dan pengalihan permintaan
- Mengelola fasilitas dan pemeliharaan kantor, termasuk kebutuhan preventif dan korektif serta hubungan dengan pemasok
- Memantau perbaikan, peningkatan, dan proyek renovasi kantor
- Menjaga ruang kerja tetap tertata, fungsional, dan terawat
- Mengelola catatan inventaris aset perusahaan serta mendukung identifikasi, pemindahan, dan pengendalian aset
Persyaratan
- Telah menyelesaikan atau sedang menempuh pendidikan sarjana di bidang Administrasi Bisnis, Sumber Daya Manusia, Kesekretarisan Eksekutif, Manajemen Fasilitas, atau bidang terkait, atau memiliki pendidikan teknis Kesekretarisan atau administrasi
- Kemampuan bahasa Inggris lisan dan tulisan tingkat menengah untuk berkomunikasi dengan eksekutif ekspatriat, pemasok, dan mitra internasional
- Menguasai Microsoft Office, termasuk Excel tingkat menengah untuk pengendalian dan pelaporan
- Memiliki pengetahuan dasar tentang kesehatan dan keselamatan kerja, fasilitas, serta rutinitas dukungan eksekutif ekspatriat
- Pengalaman menggunakan platform permintaan layanan, agen perjalanan, atau sistem ERP menjadi nilai tambah
- Bersedia bertugas sebagai sekretaris Komisi Internal Pencegahan Kecelakaan dan Pelecehan (CIPAA) serta anggota tim tanggap darurat, termasuk mengikuti pelatihan, rapat, inspeksi, simulasi, dan kegiatan pencegahan serta tanggap darurat yang diwajibkan
- Memiliki kemampuan organisasi dan penentuan prioritas yang kuat, disiplin dalam memelihara catatan, serta perhatian terhadap detail
- Mampu berkomunikasi dengan jelas dan sopan, menulis secara efektif, serta bersikap profesional
- Mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggris dengan eksekutif ekspatriat, pemasok, dan tim internal
- Memiliki orientasi pelayanan, menjaga kebijaksanaan dan kerahasiaan, serta mampu mengatur jadwal eksekutif, janji temu, dokumen, dan permintaan
- Mampu memelihara pengendalian, memantau pengeluaran dan tenggat waktu, melacak KPI dasar, serta melaporkan penyimpangan kepada manajer
- Proaktif, gesit, dan mandiri dalam menjalankan rutinitas yang telah ditetapkan
- Berkomitmen terhadap keselamatan, kepatuhan, dan kebijakan internal
- Fleksibel dalam mengelola prioritas yang berubah, memiliki kepekaan lintas budaya, serta bersedia melakukan perjalanan, menghadiri acara, dan menangani permintaan mendesak
- Mampu bekerja sama dan membangun hubungan yang efektif dengan HR, Departemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja, Keuangan, manajer, karyawan, dan mitra eksternal
Tunjangan
- Asuransi kesehatan
- Tunjangan transportasi
- Tunjangan makan
- Kontrak sementara
- Kerja hybrid