Yamaha Corporation er et globalt selskap innen maskinvare, utdanning og detaljhandel som betjener musikere, lydfagfolk, kreative og elever. Produktporteføljen omfatter pianoer, keyboards, gitarer, basser, forsterkere, trommer, treblåse- og strengeinstrumenter, perkusjon, hodetelefoner, bærbare PA-systemer, utstyr for lydproduksjon, lydprodukter for strømming og gaming samt mobilapper for iOS og Android. Selskapet tilbyr også musikkundervisning og opplæring, produktservice, autoriserte forhandlere, netthandel og kundestøtte i internasjonale markeder.
Junior administrativ analytiker – fasiliteter og generell administrasjon | Yamaha Corporation
Midlertidig administrativ analytiker som støtter fasiliteter, arbeidsmiljø og sikkerhet, reiser, arrangementer, leverandører, lager og støtte til utstasjonerte ledere hos Yamaha Musical do Brasil.
Beskrivelse
- Koordinere arbeidsmiljø- og sikkerhetsaktiviteter med HR og/eller arbeidsmiljø- og sikkerhetsavdelingen (SESMT)
- Følge opp arbeidsmiljøundersøkelser, opplæring, kampanjer, dokumentkontroll, utdeling av personlig verneutstyr og handlingsplaner
- Overvåke den daglige driften av fasilitetene, inkludert renhold, resepsjon, pantrytjenester, forsyninger og adgangskontroll
- Opprette og følge opp forebyggende og korrigerende vedlikeholdsforespørsler, oppdatere frister og koordinere med tjenesteleverandører og leverandører
- Bistå lederen med registre og kontroll av selskapets bilpark
- Støtte forretningsreiser og arrangementer for utstasjonerte ledere, inkludert tilbud, bestillinger, reiseplaner, endringer og avbestillinger
- Bidra til å organisere og gjennomføre interne bedriftsarrangementer og initiativer for internkommunikasjon
- Vedlikeholde lagerregistre og støtte innkjøp av kontorrekvisita og forbruksvarer
- Utarbeide forespørsler om tilbud, innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer samt utføre innledende kontroll av fakturaer og dokumenter
- Vedlikeholde kontroll av kontrakter, betalinger og budsjetter for lederens gjennomgang
- Organisere og vedlikeholde dokumenter, registre, lisenser, sertifikater, sjekklister og støttedokumentasjon
- Identifisere kommende frister og uavklarte punkter innen fasiliteter, arbeidsmiljø og sikkerhet, reiser og arrangementer
- Bidra til å planlegge, kommunisere og gjennomføre den årlige forebyggingskalenderen, inkludert kampanjer, opplæring, inspeksjoner, arbeidsmiljøuken (SIPAT) og beredskapsøvelser
- Vedlikeholde regneark og grunnleggende KPI-er for utgifter, serviceforespørsler, frister, vedlikehold, reiser, arrangementer samt arbeidsmiljø- og sikkerhetsaktiviteter
- Støtte programmer for medarbeideropplevelse og internkommunikasjon
- Utarbeide kunngjøringer og grunnleggende innhold til gjennomgang
- Gi administrativ støtte til utstasjonerte ledere med timeplaner, møter, reiser, dokumenter og videresending av forespørsler
- Administrere kontorfasiliteter og vedlikehold, inkludert forebyggende og korrigerende behov samt leverandørrelasjoner
- Følge opp reparasjoner, forbedringer og oppussingsprosjekter på kontoret
- Opprettholde organiserte, funksjonelle og godt vedlikeholdte arbeidsområder
- Administrere registre over selskapets eiendeler og støtte identifisering, overføringer og kontroll av eiendeler
Krav
- Fullført eller pågående bachelorutdanning i bedriftsadministrasjon, HR, sekretærfag, facility management eller et beslektet område, eller teknisk utdanning innen sekretærfag eller administrasjon
- Mellomnivå i muntlig og skriftlig engelsk for kommunikasjon med utstasjonerte ledere, leverandører og internasjonale samarbeidspartnere
- Gode ferdigheter i Microsoft Office, inkludert mellomnivå i Excel for kontroll og rapportering
- Grunnleggende kunnskap om arbeidsmiljø og sikkerhet, fasiliteter og rutiner for støtte til utstasjonerte ledere
- Erfaring med plattformer for serviceforespørsler, reisebyråer eller ERP-systemer er en fordel
- Mulighet til å fungere som sekretær for den interne kommisjonen for forebygging av ulykker og trakassering (CIPAA) samt som medlem av beredskapsteamet, inkludert påkrevd opplæring, møter, inspeksjoner, øvelser og forebyggings- og beredskapsaktiviteter
- Gode ferdigheter innen organisering og prioritering, disiplinert registervedlikehold og sans for detaljer
- Tydelig og høflig kommunikasjon, gode skriftlige ferdigheter og profesjonell opptreden
- Evne til å kommunisere på engelsk med utstasjonerte ledere, leverandører og interne team
- Serviceinnstilt holdning med diskresjon, konfidensialitet og evne til å organisere lederes timeplaner, avtaler, dokumenter og forespørsler
- Evne til å vedlikeholde kontroller, overvåke utgifter og frister, følge grunnleggende KPI-er og rapportere avvik til lederen
- Proaktiv, smidig og selvstendig tilnærming til etablerte rutiner
- Forpliktelse til sikkerhet, etterlevelse og interne retningslinjer
- Fleksibilitet til å håndtere skiftende prioriteringer, interkulturell sensitivitet og mulighet for reiser, arrangementer og hastende forespørsler
- Samarbeidsorientert tilnærming og evne til å bygge gode relasjoner med HR, arbeidsmiljø- og sikkerhetsavdelingen, økonomi, ledere, medarbeidere og eksterne partnere
Fordeler
- Helseforsikring
- Transporttilskudd
- Måltidstilskudd
- Midlertidig kontrakt
- Hybridarbeid