Yamaha Corporation je globálna spoločnosť pôsobiaca v oblasti hardvéru, vzdelávania a maloobchodu, ktorá slúži hudobníkom, odborníkom na zvuk, tvorcom a študentom. Jej portfólio zahŕňa klavíry, klávesy, gitary, basgitary, zosilňovače, bicie, dychové a strunové nástroje, perkusie, slúchadlá, prenosné PA systémy, zariadenia na produkciu zvuku, produkty na streamovanie a herný zvuk, ako aj mobilné aplikácie pre iOS a Android. Spoločnosť podporuje aj hudobné vzdelávanie a školenia, servis produktov, autorizovaných predajcov, online maloobchod a zákazníkov na medzinárodných trhoch.
Junior administratívny analytik – správa budov a všeobecná administratíva | Yamaha Corporation
Dočasný administratívny analytik podporujúci správu budov, bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci, cestovanie, podujatia, dodávateľov, inventár a podporu expatriotných vedúcich pracovníkov v spoločnosti Yamaha Musical do Brasil.
Popis
- Koordinovať aktivity v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci s oddelením ľudských zdrojov a/alebo oddelením bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (SESMT)
- Sledovať lekárske prehliadky, školenia, kampane, kontrolu dokumentov, distribúciu osobných ochranných pracovných prostriedkov a akčné plány
- Dohliadať na každodennú prevádzku budov vrátane upratovania, recepcie, služieb občerstvenia, energií a kontroly vstupu
- Vytvárať a sledovať požiadavky na preventívnu a korektívnu údržbu, aktualizovať termíny a koordinovať servisných poskytovateľov a dodávateľov
- Pomáhať manažérovi s evidenciou a kontrolou vozového parku spoločnosti
- Podporovať služobné cesty a zabezpečenie potrieb expatriotných vedúcich pracovníkov vrátane cenových ponúk, rezervácií, itinerárov, zmien a zrušení
- Pomáhať organizovať a realizovať interné firemné podujatia a iniciatívy internej komunikácie
- Viesť evidenciu zásob a podporovať nákup kancelárskych potrieb a spotrebného materiálu
- Pripravovať žiadosti o cenové ponuky, nákupné požiadavky a objednávky a vykonávať počiatočnú kontrolu faktúr a dokumentov
- Viesť kontrolu zmlúv, platieb a rozpočtu na preskúmanie manažérom
- Organizovať a udržiavať dokumenty, záznamy, licencie, certifikáty, kontrolné zoznamy a podporné doklady
- Identifikovať blížiace sa termíny a nevyriešené položky v oblasti budov, bezpečnosti a ochrany zdravia, cestovania a podujatí
- Pomáhať plánovať, komunikovať a realizovať ročný kalendár prevencie vrátane kampaní, školení, kontrol, Týždňa bezpečnosti pri práci (SIPAT) a núdzových cvičení
- Viesť tabuľky a základné KPI týkajúce sa výdavkov, servisných požiadaviek, termínov, údržby, cestovania, podujatí a aktivít v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia
- Podporovať programy zamerané na skúsenosť zamestnancov a internú komunikáciu
- Pripravovať oznámenia a základný obsah na kontrolu
- Poskytovať administratívnu podporu expatriotným vedúcim pracovníkom pri plánovaní, stretnutiach, cestovaní, dokumentoch a smerovaní požiadaviek
- Riadiť správu kancelárskych priestorov a údržbu vrátane preventívnych a korektívnych potrieb a vzťahov s dodávateľmi
- Sledovať opravy, zlepšenia a projekty obnovy kancelárie
- Udržiavať organizované, funkčné a dobre zachované pracovné priestory
- Viesť evidenciu majetku spoločnosti a podporovať identifikáciu, prevody a kontrolu majetku
Požiadavky
- Ukončené alebo prebiehajúce bakalárske štúdium podnikovej administratívy, ľudských zdrojov, sekretárskych štúdií, správy budov alebo príbuzného odboru, prípadne technické vzdelanie v oblasti sekretárskych štúdií alebo administratívy
- Stredne pokročilá hovorená a písaná angličtina na komunikáciu s expatriotnými vedúcimi pracovníkmi, dodávateľmi a medzinárodnými partnermi
- Pokročilá znalosť balíka Microsoft Office vrátane stredne pokročilého Excelu na kontrolu a vykazovanie
- Základná znalosť bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, správy budov a rutín podpory expatriotných vedúcich pracovníkov
- Skúsenosti s platformami na servisné požiadavky, cestovnými agentúrami alebo ERP systémami sú výhodou
- Ochota pôsobiť ako tajomník Internej komisie pre prevenciu nehôd a obťažovania (CIPAA) a ako člen tímu reakcie na núdzové situácie vrátane požadovaných školení, stretnutí, kontrol, cvičení a preventívnych a núdzových aktivít
- Silné organizačné a prioritizačné schopnosti, disciplinované vedenie záznamov a zmysel pre detail
- Jasná a zdvorilá komunikácia, efektívne písanie a profesionálne vystupovanie
- Schopnosť komunikovať po anglicky s expatriotnými vedúcimi pracovníkmi, dodávateľmi a internými tímami
- Servisne orientovaný prístup s diskrétnosťou, dôvernosťou a schopnosťou organizovať rozvrhy, stretnutia, dokumenty a požiadavky vedúcich pracovníkov
- Schopnosť udržiavať kontroly, monitorovať výdavky a termíny, sledovať základné KPI a hlásiť odchýlky manažérovi
- Proaktívny, pružný a samostatný prístup k zavedeným postupom
- Záväzok k bezpečnosti, dodržiavaniu predpisov a interných pravidiel
- Flexibilita pri riadení meniacich sa priorít, medzikultúrna citlivosť a dostupnosť na cestovanie, podujatia a naliehavé požiadavky
- Tímový prístup a schopnosť budovať efektívne vzťahy s oddelením ľudských zdrojov, oddelením bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, financiami, manažérmi, zamestnancami a externými partnermi
Benefity
- Zdravotné poistenie
- Príspevok na dopravu
- Príspevok na stravovanie
- Dočasný pracovný pomer
- Hybridná práca