初级行政分析师——设施与综合行政 | 雅马哈株式会社
临时行政分析师，负责雅马哈巴西乐器公司的设施、职业健康与安全、差旅、活动、供应商、库存及外籍高管支持。 协助维护办公运营、合规记录、采购控制和员工体验相关工作。
描述
- 与人力资源部门和/或职业健康与安全部门（SESMT）协调职业健康与安全活动
- 跟进职业健康检查、培训、宣传活动、文件控制、个人防护用品发放和行动计划
- 监督日常设施运营，包括清洁、前台接待、茶水间服务、公用事业和门禁控制
- 创建并跟踪预防性和纠正性维护请求，更新截止日期，并与服务商和供应商协调
- 协助经理管理公司车辆车队记录和控制
- 支持公司差旅及外籍高管的相关安排，包括询价、预订、行程、变更和取消
- 协助组织和执行内部公司活动及内部沟通项目
- 维护库存记录，并支持办公用品和消耗品采购
- 准备询价请求、采购申请和采购订单，并进行发票及文件的初步检查
- 维护合同、付款和预算控制，供经理审核
- 整理和维护文件、记录、许可证、证书、检查清单及证明材料
- 识别设施、健康与安全、差旅和活动方面即将到期的事项及未解决事项
- 协助规划、沟通和执行年度预防日历，包括宣传活动、培训、检查、工作场所安全周（SIPAT）和应急演练
- 维护费用、服务请求、截止日期、维护、差旅、活动及健康与安全活动的电子表格和基础关键绩效指标
- 支持员工体验和内部沟通项目
- 起草公告和基础内容供审核
- 为外籍高管提供行政支持，包括日程、会议、差旅、文件和请求转办
- 管理办公设施和维护工作，包括预防性和纠正性需求以及供应商关系
- 跟踪办公室维修、改进和翻新项目
- 维护整洁、实用且状况良好的工作空间
- 管理公司资产库存记录，并支持资产识别、转移和控制
任职要求
- 已完成或正在攻读工商管理、人力资源、行政秘书、设施管理或相关专业的学士学位，或接受过秘书学或行政管理技术培训
- 具备中等英语口语和书面沟通能力，能够与外籍高管、供应商和国际合作伙伴沟通
- 熟练使用 Microsoft Office，包括具备用于控制和报告的中级 Excel 能力
- 具备职业健康与安全、设施管理及外籍高管支持流程的基础知识
- 具有服务请求平台、旅行社或 ERP 系统经验者优先
- 能够担任内部事故预防和反骚扰委员会（CIPAA）秘书及应急响应团队成员，包括参加必要的培训、会议、检查、演练以及预防和应急响应活动
- 具备较强的组织和优先级管理能力，能够规范维护记录并注重细节
- 沟通清晰、礼貌，具备良好的写作能力和职业操守
- 能够使用英语与外籍高管、供应商和内部团队沟通
- 具备服务意识，能够谨慎保密，并组织高管日程、预约、文件和请求
- 能够维护控制记录、监控费用和截止日期、跟踪基础关键绩效指标，并向经理报告偏差
- 对既定流程采取积极、灵活和自主的工作方式
- 遵守安全、合规要求和内部政策
- 能够灵活应对不断变化的优先事项，具备跨文化敏感度，并能配合差旅、活动和紧急请求
- 善于协作，能够与人力资源、职业健康与安全部门、财务、经理、员工及外部合作伙伴建立有效关系
福利待遇
- 医疗保险
- 交通补贴
- 餐费补贴
- 临时合同
- 混合办公