Yamaha Corporation is een wereldwijd actief hardware-, onderwijs- en retailbedrijf voor muzikanten, audioprofessionals, makers en lerenden. Het portfolio omvat piano’s, keyboards, gitaren, bassen, versterkers, drums, blaas- en snaarinstrumenten, percussie-instrumenten, hoofdtelefoons, draagbare PA-systemen, apparatuur voor audioproductie, audio producten voor streaming en gaming en mobiele apps voor iOS en Android. Het bedrijf ondersteunt ook muziekonderwijs en trainingen, productservice, erkende dealers, online retail en klanten op internationale markten.
Junior administratief analist – Facilitair beheer en algemene administratie | Yamaha Corporation
Tijdelijke administratieve functie ter ondersteuning van facilitaire zaken, arbeidsgezondheid en veiligheid, reizen, evenementen, leveranciers, voorraad en expatriate leidinggevenden bij Yamaha Musical do Brasil.
Beschrijving
- Coördineren van activiteiten op het gebied van arbeidsgezondheid en veiligheid met HR en/of de afdeling Arbeidsgezondheid en Veiligheid (SESMT)
- Bijhouden van arbeidsgezondheidskeuringen, trainingen, campagnes, documentcontroles, de verstrekking van persoonlijke beschermingsmiddelen en actieplannen
- Toezicht houden op de dagelijkse facilitaire activiteiten, waaronder schoonmaak, receptie, pantrydiensten, nutsvoorzieningen en toegangscontroles
- Aanmaken en opvolgen van verzoeken voor preventief en correctief onderhoud, deadlines bijwerken en afstemmen met dienstverleners en leveranciers
- De manager ondersteunen bij registraties en controles van het bedrijfswagenpark
- Ondersteunen van zakelijke reizen en regelingen voor expatriate leidinggevenden, waaronder offertes, boekingen, reisplannen, wijzigingen en annuleringen
- Helpen bij het organiseren en uitvoeren van interne bedrijfsevenementen en interne communicatie-initiatieven
- Voorraadregistraties bijhouden en ondersteunen bij de inkoop van kantoorbenodigdheden en verbruiksartikelen
- Offerteaanvragen, inkoopaanvragen en inkooporders voorbereiden en een eerste controle van facturen en documenten uitvoeren
- Contract-, betalings- en budgetcontroles bijhouden voor beoordeling door de manager
- Documenten, registraties, licenties, certificaten, checklists en ondersteunend bewijsmateriaal organiseren en bijhouden
- Aankomende deadlines en onopgeloste punten signaleren op het gebied van facilitaire zaken, gezondheid en veiligheid, reizen en evenementen
- Helpen bij het plannen, communiceren en uitvoeren van de jaarlijkse preventiekalender, waaronder campagnes, trainingen, inspecties, de Veiligheidsweek op het werk (SIPAT) en noodtrainingen
- Spreadsheets en basis-KPI's bijhouden voor uitgaven, serviceverzoeken, deadlines, onderhoud, reizen, evenementen en activiteiten op het gebied van gezondheid en veiligheid
- Programma's voor werknemerservaring en interne communicatie ondersteunen
- Aankondigingen en eenvoudige inhoud opstellen ter beoordeling
- Administratieve ondersteuning bieden aan expatriate leidinggevenden bij agenda's, vergaderingen, reizen, documenten en het doorzetten van verzoeken
- Kantoorvoorzieningen en onderhoud beheren, inclusief preventieve en correctieve behoeften en leveranciersrelaties
- Reparaties, verbeteringen en renovatieprojecten op kantoor opvolgen
- Georganiseerde, functionele en goed onderhouden werkruimten in stand houden
- Registraties van bedrijfsmiddelen beheren en ondersteunen bij de identificatie, overdracht en controle van bedrijfsmiddelen
Vereisten
- Afgeronde of lopende bacheloropleiding in bedrijfskunde, human resources, directiesecretariaat, facilitair management of een vergelijkbare richting, of een technische opleiding in secretariaat of administratie
- Gemiddeld niveau gesproken en geschreven Engels voor communicatie met expatriate leidinggevenden, leveranciers en internationale partners
- Goede beheersing van Microsoft Office, inclusief gemiddeld niveau in Excel voor controles en rapportages
- Basiskennis van arbeidsgezondheid en veiligheid, facilitaire zaken en routines voor de ondersteuning van expatriate leidinggevenden
- Ervaring met platforms voor serviceverzoeken, reisbureaus of ERP-systemen is een pluspunt
- Bereidheid om op te treden als secretaris van de Interne Commissie voor Preventie van Ongevallen en Intimidatie (CIPAA) en als lid van het noodteam, inclusief vereiste trainingen, vergaderingen, inspecties, oefeningen en activiteiten voor preventie en noodrespons
- Sterke organisatorische en prioriteringsvaardigheden, gedisciplineerd bijhouden van registraties en oog voor detail
- Duidelijke, hoffelijke communicatie, effectieve schrijfvaardigheid en professioneel gedrag
- Vermogen om in het Engels te communiceren met expatriate leidinggevenden, leveranciers en interne teams
- Servicegerichte instelling met discretie, vertrouwelijkheid en het vermogen om agenda's, afspraken, documenten en verzoeken van leidinggevenden te organiseren
- Vermogen om controles bij te houden, uitgaven en deadlines te bewaken, basis-KPI's te volgen en afwijkingen aan de manager te rapporteren
- Proactieve, wendbare en zelfstandige aanpak van vaste werkzaamheden
- Toewijding aan veiligheid, naleving en intern beleid
- Flexibiliteit bij veranderende prioriteiten, interculturele sensitiviteit en beschikbaarheid voor reizen, evenementen en dringende verzoeken
- Samenwerkingsgerichte houding en het vermogen om effectieve relaties op te bouwen met HR, de afdeling Arbeidsgezondheid en Veiligheid, Finance, managers, medewerkers en externe partners
Voordelen
- Zorgverzekering
- Reiskostenvergoeding
- Maaltijdvergoeding
- Tijdelijk contract
- Hybride werken