Yamaha Corporation es una empresa global de hardware, educación y comercio minorista que presta servicio a músicos, profesionales del audio, creadores y estudiantes. Su cartera abarca pianos, teclados, guitarras, bajos, amplificadores, baterías, instrumentos de viento y cuerda, percusión, auriculares, sistemas de megafonía portátiles, equipos de producción de audio, productos de audio para streaming y videojuegos, y aplicaciones móviles para iOS y Android. La empresa también ofrece formación y educación musical, servicio técnico de productos, distribuidores autorizados, comercio minorista en línea y atención a clientes en mercados internacionales.
Analista administrativo junior – Instalaciones y administración general | Yamaha Corporation
Analista administrativo temporal que brinda apoyo en instalaciones, salud y seguridad laboral, viajes, eventos, proveedores, inventario y asistencia a ejecutivos expatriados de Yamaha Musical do Brasil.
Descripción
- Coordinar las actividades de salud y seguridad laboral con Recursos Humanos y/o el Departamento de Salud y Seguridad Laboral (SESMT)
- Supervisar los exámenes ocupacionales, las capacitaciones, las campañas, el control documental, la distribución de equipos de protección personal y los planes de acción
- Supervisar las operaciones diarias de las instalaciones, incluidos los servicios de limpieza, recepción, cafetería, suministros y controles de acceso
- Crear y hacer seguimiento de solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo, actualizar los plazos y coordinar con proveedores de servicios y suministradores
- Asistir al gerente con los registros y controles de la flota de vehículos de la empresa
- Apoyar los viajes corporativos y los preparativos para ejecutivos expatriados, incluidas cotizaciones, reservas, itinerarios, cambios y cancelaciones
- Ayudar a organizar y ejecutar eventos corporativos internos e iniciativas de comunicación interna
- Mantener los registros de inventario y apoyar las compras de suministros y consumibles de oficina
- Preparar solicitudes de cotización, requisiciones de compra y órdenes de compra, y realizar comprobaciones iniciales de facturas y documentos
- Mantener los controles de contratos, pagos y presupuesto para la revisión del gerente
- Organizar y mantener documentos, registros, licencias, certificados, listas de verificación y evidencias de respaldo
- Identificar próximos vencimientos y asuntos pendientes en instalaciones, salud y seguridad, viajes y eventos
- Ayudar a planificar, comunicar y ejecutar el calendario anual de prevención, incluidas campañas, capacitaciones, inspecciones, la Semana de la Seguridad Laboral (SIPAT) y simulacros de emergencia
- Mantener hojas de cálculo e indicadores clave de rendimiento básicos para gastos, solicitudes de servicio, plazos, mantenimiento, viajes, eventos y actividades de salud y seguridad laboral
- Apoyar los programas de experiencia del empleado y comunicación interna
- Redactar comunicados y contenido básico para su revisión
- Brindar apoyo administrativo a ejecutivos expatriados con agendas, reuniones, viajes, documentos y derivación de solicitudes
- Gestionar las instalaciones y el mantenimiento de la oficina, incluidas las necesidades preventivas y correctivas y las relaciones con proveedores
- Hacer seguimiento de reparaciones, mejoras y proyectos de renovación de la oficina
- Mantener espacios de trabajo organizados, funcionales y bien conservados
- Gestionar los registros del inventario de activos de la empresa y apoyar la identificación, las transferencias y los controles de activos
Requisitos
- Estudios universitarios de Administración de Empresas, Recursos Humanos, Secretariado Ejecutivo, Gestión de Instalaciones o un campo relacionado, finalizados o en curso, o formación técnica en Secretariado o administración
- Inglés hablado y escrito de nivel intermedio para comunicarse con ejecutivos expatriados, proveedores y socios internacionales
- Dominio de Microsoft Office, incluido Excel de nivel intermedio para controles e informes
- Conocimientos básicos de salud y seguridad laboral, instalaciones y rutinas de apoyo a ejecutivos expatriados
- Se valorará la experiencia con plataformas de solicitudes de servicio, agencias de viajes o sistemas ERP
- Disponibilidad para desempeñarse como secretario de la Comisión Interna de Prevención de Accidentes y Acoso (CIPAA) y como miembro del equipo de respuesta ante emergencias, incluida la formación, las reuniones, las inspecciones, los simulacros y las actividades de prevención y respuesta ante emergencias requeridas
- Gran capacidad de organización y priorización, mantenimiento disciplinado de registros y atención al detalle
- Comunicación clara y cortés, redacción eficaz y conducta profesional
- Capacidad para comunicarse en inglés con ejecutivos expatriados, proveedores y equipos internos
- Orientación al servicio, discreción, confidencialidad y capacidad para organizar agendas ejecutivas, citas, documentos y solicitudes
- Capacidad para mantener controles, supervisar gastos y plazos, hacer seguimiento de indicadores clave de rendimiento básicos e informar desviaciones al gerente
- Enfoque proactivo, ágil y autónomo en las rutinas establecidas
- Compromiso con la seguridad, el cumplimiento y las políticas internas
- Flexibilidad para gestionar prioridades cambiantes, sensibilidad intercultural y disponibilidad para viajes, eventos y solicitudes urgentes
- Enfoque colaborativo y capacidad para establecer relaciones eficaces con Recursos Humanos, el Departamento de Salud y Seguridad Laboral, Finanzas, gerentes, empleados y socios externos
Beneficios
- Seguro médico
- Subsidio de transporte
- Subsidio de alimentación
- Contrato temporal
- Trabajo híbrido