Yamaha Corporation è un’azienda globale attiva nei settori dell’hardware, dell’istruzione e della vendita al dettaglio, al servizio di musicisti, professionisti dell’audio, creatori e studenti. Il suo portafoglio comprende pianoforti, tastiere, chitarre, bassi, amplificatori, batterie, strumenti a fiato e a corda, percussioni, cuffie, sistemi PA portatili, apparecchiature per la produzione audio, prodotti audio per streaming e gaming e app mobili per iOS e Android. L’azienda offre inoltre servizi di educazione e formazione musicale, assistenza sui prodotti, rivenditori autorizzati, vendita al dettaglio online e supporto ai clienti nei mercati internazionali.
Analista amministrativo junior – Strutture e amministrazione generale | Yamaha Corporation
Analista amministrativo temporaneo a supporto di strutture, salute e sicurezza sul lavoro, viaggi, eventi, fornitori, inventario e dirigenti espatriati di Yamaha Musical do Brasil.
Descrizione
- Coordinare le attività di salute e sicurezza sul lavoro con le Risorse umane e/o il Dipartimento per la salute e la sicurezza sul lavoro (SESMT)
- Monitorare le visite mediche occupazionali, la formazione, le campagne, il controllo dei documenti, la distribuzione dei DPI e i piani d’azione
- Supervisionare le operazioni quotidiane delle strutture, inclusi pulizia, reception, servizi di dispensa, utenze e controlli degli accessi
- Creare e monitorare le richieste di manutenzione preventiva e correttiva, aggiornare le scadenze e coordinare gli interventi con fornitori di servizi e fornitori
- Supportare il responsabile nella gestione dei registri e dei controlli della flotta aziendale
- Supportare i viaggi aziendali e l’organizzazione per i dirigenti espatriati, inclusi preventivi, prenotazioni, itinerari, modifiche e cancellazioni
- Collaborare all’organizzazione e alla realizzazione di eventi aziendali interni e iniziative di comunicazione interna
- Mantenere i registri dell’inventario e supportare gli acquisti di forniture e materiali di consumo per l’ufficio
- Preparare richieste di preventivo, richieste di acquisto e ordini di acquisto, ed effettuare i controlli iniziali di fatture e documenti
- Mantenere i controlli su contratti, pagamenti e budget per la revisione del responsabile
- Organizzare e mantenere documenti, registri, licenze, certificati, checklist e documentazione di supporto
- Individuare le prossime scadenze e le questioni irrisolte relative a strutture, salute e sicurezza, viaggi ed eventi
- Collaborare alla pianificazione, comunicazione ed esecuzione del calendario annuale della prevenzione, incluse campagne, formazione, ispezioni, la Settimana della sicurezza sul lavoro (SIPAT) e le esercitazioni di emergenza
- Mantenere fogli di calcolo e KPI di base per spese, richieste di servizio, scadenze, manutenzione, viaggi, eventi e attività di salute e sicurezza sul lavoro
- Supportare i programmi di esperienza dei dipendenti e di comunicazione interna
- Redigere comunicazioni e contenuti di base per la revisione
- Fornire supporto amministrativo ai dirigenti espatriati per agende, riunioni, viaggi, documenti e smistamento delle richieste
- Gestire le strutture e la manutenzione dell’ufficio, incluse le esigenze preventive e correttive e i rapporti con i fornitori
- Monitorare le riparazioni, i miglioramenti e i progetti di ristrutturazione dell’ufficio
- Mantenere gli spazi di lavoro organizzati, funzionali e ben conservati
- Gestire i registri dell’inventario dei beni aziendali e supportare l’identificazione, i trasferimenti e i controlli dei beni
Requisiti
- Laurea completata o in corso in Economia aziendale, Risorse umane, Segreteria di direzione, Gestione delle strutture o ambito correlato, oppure formazione tecnica in Segreteria o amministrazione
- Inglese parlato e scritto a livello intermedio per comunicare con dirigenti espatriati, fornitori e partner internazionali
- Padronanza di Microsoft Office, incluso Excel a livello intermedio per controlli e report
- Conoscenza di base della salute e sicurezza sul lavoro, della gestione delle strutture e delle attività di supporto ai dirigenti espatriati
- Costituisce un vantaggio l’esperienza con piattaforme per richieste di servizio, agenzie di viaggio o sistemi ERP
- Disponibilità a ricoprire il ruolo di segretario della Commissione interna per la prevenzione degli infortuni e delle molestie (CIPAA) e di membro della squadra di risposta alle emergenze, inclusi formazione, riunioni, ispezioni, esercitazioni e attività richieste di prevenzione e risposta alle emergenze
- Forti capacità organizzative e di definizione delle priorità, gestione disciplinata dei registri e attenzione ai dettagli
- Comunicazione chiara e cortese, buona capacità di scrittura e comportamento professionale
- Capacità di comunicare in inglese con dirigenti espatriati, fornitori e team interni
- Orientamento al servizio, discrezione, riservatezza e capacità di organizzare agende dirigenziali, appuntamenti, documenti e richieste
- Capacità di mantenere i controlli, monitorare spese e scadenze, seguire KPI di base e segnalare le deviazioni al responsabile
- Approccio proattivo, agile e autonomo alle procedure consolidate
- Impegno per la sicurezza, la conformità e le politiche interne
- Flessibilità nella gestione di priorità variabili, sensibilità interculturale e disponibilità per viaggi, eventi e richieste urgenti
- Approccio collaborativo e capacità di costruire relazioni efficaci con Risorse umane, Dipartimento per la salute e la sicurezza sul lavoro, Finanza, responsabili, dipendenti e partner esterni
Benefit
- Assicurazione sanitaria
- Indennità di trasporto
- Indennità pasti
- Contratto temporaneo
- Lavoro ibrido