A Yamaha Corporation globális hardver-, oktatási és kiskereskedelmi vállalat, amely zenészeket, hangtechnikai szakembereket, alkotókat és tanulókat szolgál ki. Termékportfóliója zongorákat, billentyűs hangszereket, gitárokat, basszusgitárokat, erősítőket, dobokat, fúvós- és vonós hangszereket, ütőhangszereket, fejhallgatókat, hordozható PA-rendszereket, hangprodukciós berendezéseket, streameléshez és játékhoz készült audiotermékeket, valamint iOS- és Android-mobilalkalmazásokat foglal magában. A vállalat emellett zenei oktatást és képzést, termékszervizt, hivatalos kereskedői hálózatot, online kiskereskedelmet és a nemzetközi piacokon jelen lévő ügyfelek támogatását is biztosítja.
Junior adminisztratív elemző – Létesítmény- és általános igazgatás | Yamaha Corporation
Ideiglenes adminisztratív elemzői pozíció a Yamaha Musical do Brasilnél, amely létesítményüzemeltetési, munkavédelmi, utazási, rendezvényszervezési, beszállítói, leltározási és külföldi vezetői támogatási feladatokat foglal magában.
Leírás
- A HR-rel és/vagy a Munkahelyi Egészségvédelmi és Munkabiztonsági Osztállyal (SESMT) együttműködve koordinálja a munkahelyi egészségvédelmi és munkabiztonsági tevékenységeket
- Nyomon követi a foglalkozás-egészségügyi vizsgálatokat, képzéseket, kampányokat, dokumentum-ellenőrzéseket, egyéni védőeszközök kiosztását és intézkedési terveket
- Felügyeli a létesítmények napi működését, beleértve a takarítást, a recepciót, a konyhai szolgáltatásokat, a közműveket és a beléptetési ellenőrzéseket
- Létrehozza és nyomon követi a megelőző és javító karbantartási igényeket, frissíti a határidőket, valamint egyeztet a szolgáltatókkal és beszállítókkal
- Támogatja a vezetőt a vállalati gépjárműflotta nyilvántartásában és ellenőrzésében
- Támogatja a vállalati utazásokat és a külföldi vezetők utazási ügyeinek intézését, beleértve az árajánlatokat, foglalásokat, útiterveket, módosításokat és lemondásokat
- Segít a belső vállalati rendezvények és belső kommunikációs kezdeményezések megszervezésében és lebonyolításában
- Karbantartja a leltárnyilvántartásokat, és támogatja az irodaszerek és fogyóeszközök beszerzését
- Előkészíti az árajánlatkéréseket, beszerzési igényeket és megrendeléseket, valamint elvégzi a számlák és dokumentumok előzetes ellenőrzését
- A vezetői felülvizsgálathoz vezeti a szerződéses, kifizetési és költségvetési ellenőrzéseket
- Rendszerezi és karbantartja a dokumentumokat, nyilvántartásokat, engedélyeket, tanúsítványokat, ellenőrzőlistákat és az alátámasztó bizonyítékokat
- Azonosítja a létesítményekkel, a munkahelyi egészségvédelemmel és munkabiztonsággal, az utazásokkal és a rendezvényekkel kapcsolatos közelgő határidőket és rendezetlen tételeket
- Segít megtervezni, kommunikálni és végrehajtani az éves megelőzési naptárt, beleértve a kampányokat, képzéseket, ellenőrzéseket, a Munkahelyi Biztonság Hetét (SIPAT) és a vészhelyzeti gyakorlatokat
- Karbantartja a költségekre, szolgáltatási igényekre, határidőkre, karbantartásra, utazásokra, rendezvényekre és munkahelyi egészségvédelmi és munkabiztonsági tevékenységekre vonatkozó táblázatokat és alapvető KPI-mutatókat
- Támogatja a munkavállalói élményt és a belső kommunikációs programokat
- Ellenőrzésre előkészíti a bejelentéseket és az alapvető tartalmakat
- Adminisztratív támogatást nyújt a külföldi vezetőknek a naptárak, értekezletek, utazások, dokumentumok és kérések továbbításának kezelésében
- Kezeli az irodai létesítményeket és a karbantartást, beleértve a megelőző és javító feladatokat, valamint a beszállítói kapcsolatokat
- Nyomon követi az irodai javítási, fejlesztési és felújítási projekteket
- Rendszerezett, működőképes és megfelelően karbantartott munkakörnyezetet biztosít
- Kezeli a vállalati eszközleltár nyilvántartásait, és támogatja az eszközök azonosítását, áthelyezését és ellenőrzését
Követelmények
- Üzleti adminisztráció, emberi erőforrások, ügyvezetői titkárság, létesítménygazdálkodás vagy kapcsolódó területen megszerzett vagy folyamatban lévő alapképzés, illetve titkársági vagy adminisztrációs szakképzettség
- Középszintű szóbeli és írásbeli angol nyelvtudás a külföldi vezetőkkel, beszállítókkal és nemzetközi partnerekkel folytatott kommunikációhoz
- Microsoft Office-ismeret, beleértve a kontrollokhoz és jelentésekhez szükséges középszintű Excel-tudást
- A munkahelyi egészségvédelem és munkabiztonság, a létesítménygazdálkodás és a külföldi vezetők támogatásának alapvető ismerete
- Szolgáltatásiigény-kezelő platformokkal, utazási irodákkal vagy ERP-rendszerekkel szerzett tapasztalat előnyt jelent
- Készen áll arra, hogy a Baleset- és Zaklatásmegelőzési Belső Bizottság (CIPAA) titkáraként és a vészhelyzeti reagáló csapat tagjaként dolgozzon, beleértve az előírt képzéseket, értekezleteket, ellenőrzéseket, gyakorlatokat, valamint a megelőzési és vészhelyzeti reagálási tevékenységeket
- Erős szervezési és prioritáskezelési készség, fegyelmezett nyilvántartásvezetés és figyelem a részletekre
- Egyértelmű, udvarias kommunikáció, hatékony íráskészség és professzionális magatartás
- Képes angolul kommunikálni a külföldi vezetőkkel, beszállítókkal és belső csapatokkal
- Szolgáltatásorientált szemlélet, diszkréció, titoktartás, valamint a vezetői naptárak, időpontok, dokumentumok és kérések szervezésének képessége
- Képes fenntartani az ellenőrzéseket, figyelemmel kísérni a költségeket és határidőket, nyomon követni az alapvető KPI-mutatókat, és jelenteni az eltéréseket a vezetőnek
- Proaktív, rugalmas és önálló hozzáállás a kialakított munkafolyamatokhoz
- Elkötelezettség a biztonság, a megfelelőség és a belső szabályzatok iránt
- Rugalmasság a változó prioritások kezelésében, interkulturális érzékenység, valamint utazásokhoz, rendezvényekhez és sürgős kérésekhez való rendelkezésre állás
- Együttműködő hozzáállás és képesség hatékony kapcsolatok kialakítására a HR-rel, a Munkahelyi Egészségvédelmi és Munkabiztonsági Osztállyal, a pénzüggyel, a vezetőkkel, a munkavállalókkal és külső partnerekkel
Juttatások
- Egészségbiztosítás
- Utazási támogatás
- Étkezési támogatás
- Határozott idejű szerződés
- Hibrid munkavégzés