Yamaha Corporation — международная компания, работающая в сфере оборудования, образования и розничной торговли и обслуживающая музыкантов, аудиопрофессионалов, создателей контента и учащихся. В ассортимент компании входят пианино, клавишные инструменты, гитары, бас-гитары, усилители, ударные установки, духовые и струнные инструменты, перкуссия, наушники, портативные системы звукоусиления, оборудование для производства аудио, аудиопродукты для стриминга и игр, а также мобильные приложения для iOS и Android. Компания также поддерживает музыкальное образование и обучение, сервисное обслуживание продукции, работу авторизованных дилеров, онлайн-торговлю и клиентов на международных рынках.
Младший административный аналитик — объекты и общее администрирование | Yamaha Corporation
Временная должность административного аналитика с поддержкой объектов, охраны труда, поездок, мероприятий, поставщиков, инвентаря и экспатриированных руководителей в Yamaha Musical do Brasil.
Описание
- Координировать мероприятия по охране труда совместно с отделом кадров и/или отделом охраны труда (SESMT)
- Отслеживать медицинские осмотры, обучение, кампании, контроль документов, выдачу СИЗ и планы мероприятий
- Контролировать ежедневную работу объектов, включая уборку, работу ресепшен, услуги комнаты отдыха, коммунальные услуги и контроль доступа
- Создавать и отслеживать заявки на профилактическое и корректирующее обслуживание, обновлять сроки и координировать работу с сервисными организациями и поставщиками
- Помогать руководителю вести записи и контролировать автопарк компании
- Поддерживать организацию корпоративных поездок и поездок экспатриированных руководителей, включая запросы цен, бронирования, маршруты, изменения и отмены
- Помогать организовывать и проводить внутренние корпоративные мероприятия и инициативы по внутренним коммуникациям
- Вести записи об инвентаре и поддерживать закупки канцелярских товаров и расходных материалов
- Готовить запросы цен, заявки на закупку и заказы на закупку, а также проводить первичную проверку счетов и документов
- Вести контроль договоров, платежей и бюджета для проверки руководителем
- Организовывать и поддерживать документы, записи, лицензии, сертификаты, контрольные списки и подтверждающие материалы
- Выявлять предстоящие сроки и нерешенные вопросы в сфере объектов, охраны труда, поездок и мероприятий
- Помогать планировать, информировать и выполнять ежегодный календарь профилактических мероприятий, включая кампании, обучение, проверки, Неделю безопасности на рабочем месте (SIPAT) и аварийные учения
- Вести электронные таблицы и базовые KPI по расходам, сервисным заявкам, срокам, обслуживанию, поездкам, мероприятиям и охране труда
- Поддерживать программы улучшения опыта сотрудников и внутренние коммуникации
- Готовить объявления и базовые материалы для проверки
- Оказывать административную поддержку экспатриированным руководителям в вопросах расписания, встреч, поездок, документов и маршрутизации запросов
- Управлять объектами и обслуживанием офиса, включая профилактические и корректирующие работы и отношения с поставщиками
- Отслеживать ремонт офиса, улучшения и проекты по реконструкции
- Поддерживать организованные, функциональные и хорошо сохраненные рабочие пространства
- Вести записи об инвентаре активов компании и поддерживать идентификацию, перемещение и контроль активов
Требования
- Оконченное или продолжающееся обучение по программе бакалавриата в области делового администрирования, управления персоналом, секретарского дела, управления объектами или смежной области либо техническое образование в области секретарского дела или администрирования
- Средний уровень устного и письменного английского языка для общения с экспатриированными руководителями, поставщиками и международными партнерами
- Владение Microsoft Office, включая Excel на среднем уровне для ведения контроля и отчетности
- Базовые знания в области охраны труда, управления объектами и процедур поддержки экспатриированных руководителей
- Опыт работы с платформами сервисных заявок, туристическими агентствами или ERP-системами будет преимуществом
- Готовность выполнять функции секретаря Внутренней комиссии по предотвращению несчастных случаев и домогательств (CIPAA) и участника группы реагирования на чрезвычайные ситуации, включая необходимое обучение, встречи, проверки, учения и мероприятия по профилактике и реагированию на чрезвычайные ситуации
- Отличные навыки организации и расстановки приоритетов, дисциплинированное ведение записей и внимание к деталям
- Четкая и вежливая коммуникация, эффективное письменное выражение мыслей и профессиональное поведение
- Умение общаться на английском языке с экспатриированными руководителями, поставщиками и внутренними командами
- Ориентация на обслуживание, тактичность, конфиденциальность и способность организовывать расписания, встречи, документы и запросы руководителей
- Способность вести контроль, отслеживать расходы и сроки, контролировать базовые KPI и сообщать руководителю об отклонениях
- Проактивный, гибкий и самостоятельный подход к установленным процедурам
- Приверженность безопасности, соблюдению требований и внутренним политикам
- Готовность управлять меняющимися приоритетами, межкультурная чуткость и готовность к поездкам, мероприятиям и срочным запросам
- Умение работать в команде и выстраивать эффективные отношения с отделом кадров, отделом охраны труда, финансовым отделом, руководителями, сотрудниками и внешними партнерами
Преимущества
- Медицинская страховка
- Компенсация транспортных расходов
- Компенсация питания
- Временный договор
- Гибридный формат работы