Yamaha Corporation là công ty toàn cầu hoạt động trong lĩnh vực thiết bị phần cứng, giáo dục và bán lẻ, phục vụ các nhạc sĩ, chuyên gia âm thanh, nhà sáng tạo và người học. Danh mục sản phẩm của công ty bao gồm đàn piano, đàn phím, guitar, bass, bộ khuếch đại, trống, nhạc cụ hơi và nhạc cụ dây, nhạc cụ gõ, tai nghe, hệ thống PA di động, thiết bị sản xuất âm thanh, các sản phẩm âm thanh dành cho phát trực tuyến và chơi game, cùng các ứng dụng di động cho iOS và Android. Công ty cũng hỗ trợ giáo dục và đào tạo âm nhạc, dịch vụ sản phẩm, mạng lưới đại lý được ủy quyền, bán lẻ trực tuyến và khách hàng tại các thị trường quốc tế.
Chuyên viên phân tích hành chính cấp cơ sở – Cơ sở vật chất và Hành chính tổng hợp | Yamaha Corporation
Chuyên viên phân tích hành chính theo hợp đồng tạm thời, hỗ trợ cơ sở vật chất, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, công tác, sự kiện, nhà cung cấp, hàng tồn kho và hỗ trợ lãnh đạo người nước ngoài tại Yamaha Musical do Brasil.
Mô tả
- Phối hợp các hoạt động về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp với bộ phận Nhân sự và/hoặc Bộ phận An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (SESMT)
- Theo dõi các đợt khám sức khỏe nghề nghiệp, đào tạo, chiến dịch, kiểm soát tài liệu, phân phối PPE và kế hoạch hành động
- Giám sát hoạt động cơ sở vật chất hằng ngày, bao gồm vệ sinh, lễ tân, dịch vụ pantry, tiện ích và kiểm soát ra vào
- Lập và theo dõi các yêu cầu bảo trì phòng ngừa và khắc phục, cập nhật thời hạn, đồng thời phối hợp với đơn vị dịch vụ và nhà cung cấp
- Hỗ trợ quản lý theo dõi hồ sơ và kiểm soát đội xe của công ty
- Hỗ trợ công tác và sắp xếp lịch trình cho lãnh đạo người nước ngoài, bao gồm lấy báo giá, đặt chỗ, lịch trình, thay đổi và hủy dịch vụ
- Hỗ trợ tổ chức và triển khai các sự kiện nội bộ của công ty và các sáng kiến truyền thông nội bộ
- Duy trì hồ sơ hàng tồn kho và hỗ trợ mua sắm vật tư văn phòng, vật tư tiêu hao
- Chuẩn bị yêu cầu báo giá, đề nghị mua hàng và đơn đặt hàng, đồng thời kiểm tra ban đầu hóa đơn và tài liệu
- Duy trì việc kiểm soát hợp đồng, thanh toán và ngân sách để quản lý xem xét
- Sắp xếp và duy trì tài liệu, hồ sơ, giấy phép, chứng nhận, danh sách kiểm tra và bằng chứng hỗ trợ
- Xác định các thời hạn sắp tới và các hạng mục chưa được giải quyết liên quan đến cơ sở vật chất, an toàn và sức khỏe, công tác và sự kiện
- Hỗ trợ lập kế hoạch, truyền thông và thực hiện lịch phòng ngừa hằng năm, bao gồm chiến dịch, đào tạo, kiểm tra, Tuần lễ An toàn tại Nơi làm việc (SIPAT) và diễn tập khẩn cấp
- Duy trì bảng tính và các KPI cơ bản về chi phí, yêu cầu dịch vụ, thời hạn, bảo trì, công tác, sự kiện và hoạt động an toàn, sức khỏe nghề nghiệp
- Hỗ trợ các chương trình trải nghiệm nhân viên và truyền thông nội bộ
- Soạn thảo thông báo và nội dung cơ bản để xem xét
- Cung cấp hỗ trợ hành chính cho lãnh đạo người nước ngoài về lịch trình, cuộc họp, công tác, tài liệu và chuyển tiếp yêu cầu
- Quản lý cơ sở vật chất và bảo trì văn phòng, bao gồm các nhu cầu phòng ngừa, khắc phục và quan hệ với nhà cung cấp
- Theo dõi việc sửa chữa, cải thiện và cải tạo văn phòng
- Duy trì không gian làm việc ngăn nắp, hiệu quả và được bảo quản tốt
- Quản lý hồ sơ hàng tồn kho tài sản của công ty và hỗ trợ nhận diện, điều chuyển và kiểm soát tài sản
Yêu cầu
- Đã hoàn thành hoặc đang theo học chương trình cử nhân ngành Quản trị Kinh doanh, Nhân sự, Thư ký điều hành, Quản lý cơ sở vật chất hoặc lĩnh vực liên quan, hoặc được đào tạo chuyên môn về Thư ký hoặc hành chính
- Tiếng Anh giao tiếp và viết ở trình độ trung cấp để trao đổi với lãnh đạo người nước ngoài, nhà cung cấp và đối tác quốc tế
- Thành thạo Microsoft Office, bao gồm Excel trung cấp để kiểm soát và lập báo cáo
- Kiến thức cơ bản về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, cơ sở vật chất và các quy trình hỗ trợ lãnh đạo người nước ngoài
- Có kinh nghiệm với nền tảng yêu cầu dịch vụ, đại lý du lịch hoặc hệ thống ERP là một lợi thế
- Sẵn sàng đảm nhiệm vai trò thư ký của Ủy ban Nội bộ về Phòng chống Tai nạn và Quấy rối (CIPAA) và thành viên đội ứng phó khẩn cấp, bao gồm đào tạo, cuộc họp, kiểm tra, diễn tập và các hoạt động phòng ngừa, ứng phó khẩn cấp theo yêu cầu
- Kỹ năng tổ chức và sắp xếp ưu tiên tốt, duy trì hồ sơ có kỷ luật và chú ý đến chi tiết
- Giao tiếp rõ ràng, lịch sự, viết hiệu quả và tác phong chuyên nghiệp
- Có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh với lãnh đạo người nước ngoài, nhà cung cấp và các nhóm nội bộ
- Tư duy định hướng dịch vụ, kín đáo, bảo mật và có khả năng sắp xếp lịch trình, cuộc hẹn, tài liệu và yêu cầu của lãnh đạo
- Có khả năng duy trì việc kiểm soát, theo dõi chi phí và thời hạn, theo dõi KPI cơ bản và báo cáo sai lệch cho quản lý
- Chủ động, linh hoạt và tự chủ trong các quy trình đã thiết lập
- Cam kết về an toàn, tuân thủ và chính sách nội bộ
- Linh hoạt trong việc quản lý các ưu tiên thay đổi, nhạy bén liên văn hóa và sẵn sàng đi công tác, tham gia sự kiện cũng như xử lý yêu cầu khẩn cấp
- Có tinh thần hợp tác và khả năng xây dựng mối quan hệ hiệu quả với Nhân sự, Bộ phận An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp, Tài chính, quản lý, nhân viên và đối tác bên ngoài
Phúc lợi
- Bảo hiểm y tế
- Phụ cấp đi lại
- Phụ cấp ăn uống
- Hợp đồng tạm thời
- Làm việc kết hợp