施設・総務担当ジュニア行政アナリスト | ヤマハ株式会社
ヤマハ・ムジカル・ド・ブラジルで、施設、労働安全衛生、出張、イベント、サプライヤー、在庫、駐在役員支援を担当する有期の行政アナリストです。 オフィス運営、コンプライアンス記録、購買管理、従業員体験に関する業務を支援します。
仕事内容
- 人事部門および／または労働安全衛生部門（SESMT）と連携して労働安全衛生活動を調整する
- 健康診断、研修、キャンペーン、文書管理、個人用保護具の配布、アクションプランを追跡する
- 清掃、受付、パントリーサービス、公共料金、入退室管理など、日常の施設運営を監督する
- 予防保全および是正保全の依頼を作成・追跡し、期限を更新し、サービス提供会社やサプライヤーと調整する
- マネージャーの会社車両フリート記録および管理を支援する
- 見積もり、予約、旅程、変更、キャンセルなど、会社の出張および駐在役員の手配を支援する
- 社内イベントおよび社内コミュニケーション施策の企画・実施を支援する
- 在庫記録を維持し、事務用品および消耗品の購買を支援する
- 見積依頼、購買申請、発注書を作成し、請求書および書類の初期確認を行う
- 契約、支払い、予算の管理記録を維持し、マネージャーの確認に備える
- 文書、記録、許可証、証明書、チェックリスト、証憑を整理・維持する
- 施設、労働安全衛生、出張、イベントに関する今後の期限および未解決事項を特定する
- キャンペーン、研修、点検、職場安全週間（SIPAT）、緊急訓練を含む年間予防カレンダーの計画、周知、実施を支援する
- 経費、サービス依頼、期限、保全、出張、イベント、労働安全衛生活動について、スプレッドシートと基本的なKPIを管理する
- 従業員体験および社内コミュニケーションのプログラムを支援する
- 確認用の告知文および基本コンテンツを作成する
- スケジュール、会議、出張、書類、依頼の振り分けなど、駐在役員への行政支援を行う
- 予防保全・是正保全のニーズやサプライヤー関係を含む、オフィス施設および保全を管理する
- オフィスの修繕、改善、改装プロジェクトを追跡する
- 整理され、機能的で、良好に維持された職場環境を保つ
- 会社資産の在庫記録を管理し、資産の識別、移管、管理を支援する
応募要件
- 経営学、人事、秘書、施設管理または関連分野の学士課程を修了済みまたは在学中、あるいは秘書学または事務に関する技術訓練を受けていること
- 駐在役員、サプライヤー、国際的な取引先と連絡するための、会話および文書による中級レベルの英語力
- Microsoft Officeに習熟し、管理および報告に必要な中級レベルのExcelスキルを有すること
- 労働安全衛生、施設管理、駐在役員支援業務に関する基礎知識
- サービス依頼プラットフォーム、旅行代理店、ERPシステムの経験があれば尚可
- 社内事故予防・ハラスメント防止委員会（CIPAA）の事務局および緊急対応チームのメンバーを務められること。必要な研修、会議、点検、訓練、予防・緊急対応活動への参加を含む
- 高い整理力と優先順位付け能力、規律ある記録管理、細部への注意力
- 明確で礼儀正しいコミュニケーション、効果的な文章力、プロフェッショナルな姿勢
- 駐在役員、サプライヤー、社内チームと英語でコミュニケーションできること
- サービス志向で、慎重さと守秘性を備え、役員のスケジュール、予定、書類、依頼を整理できること
- 管理記録を維持し、経費と期限を監視し、基本的なKPIを追跡し、差異をマネージャーに報告できること
- 定められた業務に対して、主体的、迅速、自律的に取り組めること
- 安全、コンプライアンス、社内方針を重視すること
- 変化する優先事項に柔軟に対応し、異文化への感受性を持ち、出張、イベント、緊急依頼に対応できること
- 協調性があり、人事、労働安全衛生部門、財務、マネージャー、従業員、外部パートナーと効果的な関係を築けること
福利厚生
- 医療保険
- 交通手当
- 食事手当
- 有期契約
- ハイブリッド勤務