Yamaha Corporation ist ein weltweit tätiges Unternehmen für Hardware, Bildung und Einzelhandel, das Musiker, Audiofachleute, Kreative und Lernende unterstützt. Das Portfolio umfasst Klaviere, Keyboards, Gitarren, Bässe, Verstärker, Schlagzeuge, Blas- und Streichinstrumente, Percussion-Instrumente, Kopfhörer, mobile PA-Systeme, Audioproduktionstechnik, Audio-Produkte für Streaming und Gaming sowie mobile Apps für iOS und Android. Das Unternehmen unterstützt außerdem Musikausbildung und Schulungen, Produktservice, autorisierte Händler, den Onlinehandel und Kunden auf internationalen Märkten.
Junior-Analyst Verwaltung – Facility Management und allgemeine Administration | Yamaha Corporation
Befristete Tätigkeit in der Verwaltung zur Unterstützung von Facility Management, Arbeitsschutz, Reisen, Veranstaltungen, Lieferanten, Inventar und der Betreuung expatriierter Führungskräfte bei Yamaha Musical do Brasil.
Beschreibung
- Koordinierung von Aktivitäten im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz mit der Personalabteilung und/oder der Abteilung für Arbeits- und Gesundheitsschutz (SESMT)
- Überwachung arbeitsmedizinischer Untersuchungen, Schulungen, Kampagnen, Dokumentenkontrollen, der Ausgabe persönlicher Schutzausrüstung und von Maßnahmenplänen
- Überwachung des täglichen Facility-Betriebs einschließlich Reinigung, Empfang, Pantry-Services, Versorgungseinrichtungen und Zugangskontrollen
- Erstellung und Nachverfolgung von Anfragen zu vorbeugender und korrektiver Instandhaltung, Aktualisierung von Fristen sowie Koordinierung mit Dienstleistern und Lieferanten
- Unterstützung der Führungskraft bei Aufzeichnungen und Kontrollen des Fuhrparks
- Unterstützung bei Geschäftsreisen und Reiseorganisation für expatriierte Führungskräfte, einschließlich Angeboten, Buchungen, Reiseplänen, Änderungen und Stornierungen
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner Unternehmensveranstaltungen und interner Kommunikationsinitiativen
- Pflege von Inventaraufzeichnungen und Unterstützung beim Einkauf von Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien
- Vorbereitung von Angebotsanfragen, Bestellanforderungen und Bestellungen sowie Durchführung erster Prüfungen von Rechnungen und Dokumenten
- Pflege von Vertrags-, Zahlungs- und Budgetkontrollen zur Prüfung durch die Führungskraft
- Organisation und Pflege von Dokumenten, Aufzeichnungen, Lizenzen, Zertifikaten, Checklisten und Nachweisen
- Identifizierung bevorstehender Fristen und ungeklärter Punkte in den Bereichen Facility Management, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Reisen und Veranstaltungen
- Unterstützung bei der Planung, Kommunikation und Durchführung des jährlichen Präventionskalenders einschließlich Kampagnen, Schulungen, Inspektionen, der Sicherheitswoche am Arbeitsplatz (SIPAT) und Notfallübungen
- Pflege von Tabellen und grundlegenden KPIs für Ausgaben, Serviceanfragen, Fristen, Instandhaltung, Reisen, Veranstaltungen sowie Aktivitäten im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz
- Unterstützung von Programmen zur Mitarbeitererfahrung und internen Kommunikation
- Erstellung von Ankündigungen und einfachen Inhalten zur Prüfung
- Administrative Unterstützung expatriierter Führungskräfte bei Kalendern, Besprechungen, Reisen, Dokumenten und der Weiterleitung von Anfragen
- Verwaltung von Büroeinrichtungen und Instandhaltung einschließlich vorbeugender und korrektiver Maßnahmen sowie der Beziehungen zu Lieferanten
- Nachverfolgung von Reparaturen, Verbesserungen und Renovierungsprojekten im Büro
- Sicherstellung organisierter, funktionaler und gut erhaltener Arbeitsbereiche
- Pflege der Inventaraufzeichnungen von Unternehmensvermögen sowie Unterstützung bei Identifizierung, Übertragungen und Kontrollen von Vermögenswerten
Anforderungen
- Abgeschlossenes oder laufendes Bachelorstudium in Betriebswirtschaft, Personalwesen, Sekretariatswesen, Facility Management oder einem verwandten Fachgebiet oder technische Ausbildung im Sekretariatswesen oder in der Verwaltung
- Mittelstufe in gesprochenem und geschriebenem Englisch für die Kommunikation mit expatriierten Führungskräften, Lieferanten und internationalen Partnern
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, einschließlich fortgeschrittener Excel-Kenntnisse für Kontrollen und Berichte
- Grundkenntnisse in Arbeits- und Gesundheitsschutz, Facility Management und Routinen zur Unterstützung expatriierter Führungskräfte
- Erfahrung mit Plattformen für Serviceanfragen, Reiseagenturen oder ERP-Systemen ist von Vorteil
- Bereitschaft, als Sekretär/in der Internen Kommission für Unfallverhütung und Belästigungsprävention (CIPAA) sowie als Mitglied des Notfallteams tätig zu sein, einschließlich erforderlicher Schulungen, Sitzungen, Inspektionen, Übungen sowie Präventions- und Notfallmaßnahmen
- Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten, disziplinierte Dokumentenpflege und Liebe zum Detail
- Klare, höfliche Kommunikation, gutes schriftliches Ausdrucksvermögen und professionelles Auftreten
- Fähigkeit, auf Englisch mit expatriierten Führungskräften, Lieferanten und internen Teams zu kommunizieren
- Serviceorientierte Arbeitsweise mit Diskretion, Vertraulichkeit und der Fähigkeit, Führungskalender, Termine, Dokumente und Anfragen zu organisieren
- Fähigkeit, Kontrollen zu pflegen, Ausgaben und Fristen zu überwachen, grundlegende KPIs nachzuverfolgen und Abweichungen an die Führungskraft zu melden
- Proaktive, agile und eigenständige Arbeitsweise innerhalb etablierter Abläufe
- Engagement für Sicherheit, Compliance und interne Richtlinien
- Flexibilität im Umgang mit wechselnden Prioritäten, interkulturelle Sensibilität sowie Bereitschaft zu Reisen, Veranstaltungen und dringenden Anfragen
- Kooperative Arbeitsweise und Fähigkeit, wirksame Beziehungen zu Personalabteilung, Abteilung für Arbeits- und Gesundheitsschutz, Finanzabteilung, Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern aufzubauen
Zusatzleistungen
- Krankenversicherung
- Fahrtkostenzuschuss
- Essenszuschuss
- Befristeter Vertrag
- Hybrides Arbeiten