Bank of America là một tổ chức tài chính toàn cầu hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính và công nghệ tài chính. Các dịch vụ của công ty bao gồm ngân hàng cá nhân, hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ, quản lý tài sản, dịch vụ đầu tư và tiếp cận thị trường vốn dành cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức. Công ty cũng chú trọng tăng trưởng có trách nhiệm thông qua tài chính bền vững, các sáng kiến về đa dạng và các chương trình phát triển cộng đồng.
Trợ lý Hành chính III — Bank of America, San Francisco
Hỗ trợ hành chính cấp cao cho các lãnh đạo Bank of America, quản lý lịch làm việc, công tác, chi phí, cuộc họp và thư từ bảo mật. Điều phối hoạt động của ban lãnh đạo và nhân viên tại San Francisco và Atlanta.
Mô tả
- Hỗ trợ 6–8 nhân viên Band 2 và Band 3, đồng thời hỗ trợ gián tiếp ở mức hạn chế cho cấp dưới trực tiếp của họ.
- Phối hợp với đồng nghiệp và các đối tác hỗ trợ ở mọi cấp, bao gồm lãnh đạo cấp cao.
- Ứng xử khéo léo, kín đáo và判断 đoán đúng mực khi làm việc với khách hàng cấp cao và xử lý thông tin nhạy cảm.
- Quản lý đồng thời nhiều mục tiêu, dự án và hoạt động.
- Cung cấp nhiều loại hỗ trợ hành chính chuyên sâu và bảo mật.
- Soạn thảo, ký và gửi thư từ thông thường cũng như thư từ có độ phức tạp vừa phải.
- Chủ động quản lý lịch của lãnh đạo, thời hạn, cam kết và lịch trình định kỳ.
- Điều phối lịch trình của lãnh đạo để sử dụng thời gian hiệu quả.
- Trực điện thoại, sắp xếp chuyến công tác trong và ngoài nước, xử lý chi phí và hóa đơn.
- Hỗ trợ lập kế hoạch và tổ chức các buổi họp toàn thể cùng cuộc họp nhân viên.
- Quản lý các nhóm phân phối email và cập nhật hàng tháng các trang trình chiếu định hướng cùng sơ đồ tổ chức.
- Hỗ trợ hội nhập nhân viên và nhà thầu, đồng thời điều phối sự kiện dành cho nhân viên.
- Thu thập và chia sẻ thông tin liên quan với lãnh đạo và quản lý bộ phận.
- Trực điện thoại cho quản lý, ghi lại lời nhắn và chuyển cuộc gọi phù hợp.
- Giải quyết xung đột lịch của lãnh đạo một cách chuyên nghiệp.
- Sắp xếp chuyến công tác, báo cáo chi phí, cuộc họp và lịch hẹn.
- Chuẩn bị biên bản và tài liệu cuộc họp, thư từ, báo cáo và biểu mẫu.
- Tìm hiểu và giải quyết thắc mắc, vấn đề do khách hàng nội bộ và bên ngoài nêu ra.
Yêu cầu
- Có 3–5 năm kinh nghiệm hỗ trợ hành chính cho lãnh đạo cấp cao.
- Có kỹ năng quản lý thời gian, xử lý nhiều việc cùng lúc và sắp xếp ưu tiên tốt.
- Có khả năng tổ chức cao và chú ý đến chi tiết.
- Làm việc hiệu quả khi chịu áp lực và phải đáp ứng thời hạn gấp.
- Giao tiếp rõ ràng bằng văn bản và lời nói, kể cả với lãnh đạo cấp cao.
- Thành thạo Outlook và các ứng dụng Microsoft Office, bao gồm Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote và Visio.
- Có kinh nghiệm sử dụng Copilot và các công cụ AI khác.
- Am hiểu các hệ thống của Bank of America như Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR và ARM.
- Có kinh nghiệm sử dụng Concur hoặc công cụ tương tự để xử lý công tác và chi phí.
- Đáp ứng các hạn chế áp dụng theo quy định FDIC và SAFE Act/Loan Originator.
- Ưu tiên có bằng cử nhân.
Phúc lợi
- Chế độ phúc lợi hàng đầu trong ngành.
- Nghỉ phép có lương.
- Các nguồn lực và hỗ trợ dành cho nhân viên.
- Văn hóa làm việc tại văn phòng hỗ trợ cộng tác, gắn kết và phát triển sự nghiệp.
- Cơ hội học hỏi, phát triển và tạo ra tác động.